Как написать реферат по документоведению на отлично — подробное руководство и пример

В современном управлении роль документов трудно переоценить. От правильной организации работы с ними напрямую зависит эффективность любого предприятия или учреждения, ведь именно информация служит основанием для принятия решений. Качественный реферат по документоведению — это не просто пересказ фактов, а демонстрация глубокого понимания предмета, его логики и структуры. Именно поэтому данное руководство объединяет в себе два ключевых аспекта: исчерпывающую теоретическую базу и пошаговую инструкцию по написанию и оформлению работы согласно академическим стандартам. Мы последовательно разберем все, что нужно знать о документах, их системах и процессах, а затем шаг за шагом спроектируем и оформим идеальный реферат.

Часть 1. Теоретический фундамент, или Что нужно знать о документоведении до начала работы

Прежде чем приступить к написанию реферата, необходимо заложить прочный теоретический фундамент. Этот раздел систематизирует ключевые понятия документоведения, которые станут основой для вашей первой главы.

Раскрываем понятие «документ» и его ключевые признаки

В обыденном сознании документ часто ассоциируется с листом бумаги, однако его научное определение гораздо шире. Документ — это материальный объект с закрепленной на нем информацией, созданный человеком для ее передачи во времени и пространстве. Это определение подчеркивает, что у любого документа есть конкретный носитель (бумага, флеш-карта, фотопленка), информационное содержание и цель — коммуникация. Официальный документ, в свою очередь, обладает юридической силой, что делает его обязательным для исполнения и позволяет использовать в качестве доказательства.

Многообразие функций, которые выполняет документ

Каждый документ полифункционален, то есть способен выполнять несколько задач одновременно. Понимание этих функций помогает глубже осознать его роль в управленческих и социальных процессах. Основные функции документа включают:

• Информационная: Базовая функция, присущая любому документу — хранить и передавать информацию.
• Управленческая: Документ выступает как инструмент управления. Приказы, распоряжения и протоколы напрямую регулируют деятельность организации.
• Правовая: Документ закрепляет или изменяет правовые нормы и отношения. Эту функцию выполняют законы, договоры, а также любой другой документ, который может быть использован в качестве доказательства в суде.
• Учетная: Обеспечивает количественную характеристику информации, например, в бухгалтерских или статистических отчетах.
• Контрольная: Позволяет отслеживать исполнение решений и деятельность сотрудников.
• Культурная: Способность сохранять и передавать культурные традиции, нормы и ценности общества.

Например, приказ о приеме на работу одновременно выполняет управленческую (регулирует деятельность), правовую (устанавливает трудовые отношения) и учетную (служит основанием для кадрового учета) функции.

Глубокая классификация документов как система

Чтобы ориентироваться в огромном многообразии документов, используется их классификация — деление на группы по определенным признакам. Это помогает систематизировать документопотоки и правильно организовать работу с ними. Ключевые основания для классификации:

• По наименованию: Самый очевидный способ деления — по названиям (приказы, акты, письма, договоры, протоколы).
• По месту создания:
  • Внутренние: Создаются и используются в пределах одной организации (докладные записки, протоколы совещаний).
  • Внешние: Поступают из других организаций (входящие) или отправляются в них (исходящие).
• По юридической силе:
  • Подлинники: Первый или единственный экземпляр официального документа.
  • Копии: Воспроизводят информацию подлинника, но не имеют его юридической силы без специального заверения.
  • Подложные (фальшивые): Документы с ложной информацией или реквизитами.
• По содержанию:
  • Простые: Посвящены одному вопросу.
  • Сложные (комплексные): Охватывают несколько вопросов.
• По средствам фиксации: Различают письменные, графические, аудиовизуальные и электронные документы.
• По происхождению: Делятся на служебные (официальные), созданные юридическим или должностным лицом, и личные, созданные частным лицом вне его служебных обязанностей.

Часть 2. Как документы живут в организации. Системы, процессы и документооборот

Разобравшись с отдельным документом, мы переходим на уровень выше — к системам, в которых они существуют и движутся. Этот раздел посвящен динамической стороне документоведения и закладывает теоретическую базу для второй главы вашего реферата.

Что такое унифицированная система документации (УСД)

Представьте, что каждая организация использует свои собственные, ни на что не похожие формы документов. Это привело бы к хаосу и невозможности эффективного взаимодействия. Чтобы этого избежать, существуют унифицированные системы документации (УСД). Это комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям (ГОСТ Р 51141-98). Цель унификации — сократить количество применяемых форм, упростить их обработку и обеспечить информационную совместимость различных систем. Примером может служить унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), которая устанавливает единые требования к приказам, актам, письмам и другим управленческим документам.

Делопроизводство и документооборот как ключевые процессы

Хотя эти термины часто используют как синонимы, важно понимать их различие.
Делопроизводство — это широкое понятие, охватывающее всю деятельность по работе с документами: их создание (документирование), организацию движения (документооборот), хранение и использование.
Документооборот — это узкое понятие, которое описывает именно движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправки в архив. Это своего рода «кровеносная система» делопроизводства.
Этапы документооборота обычно включают:

1. Прием и первичную обработку поступающих документов.
2. Предварительное рассмотрение и регистрацию.
3. Передачу на рассмотрение руководству.
4. Направление на исполнение конкретным сотрудникам.
5. Контроль за исполнением.
6. Отправку исполненного документа и его подшивку в дело.

Ключевые понятия, без которых не обойтись

Для полного понимания картины необходимо знать еще несколько важных терминов, которые составляют основу механизма управления документами:

• Служба делопроизводства: Структурное подразделение (например, канцелярия или общий отдел), отвечающее за организацию и ведение делопроизводства в компании.
• Номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Это основной инструмент для классификации и учета документов.
• Резолюция: Письменное указание руководителя на документе, содержащее принятое им решение и поручение по его исполнению.
• Система электронного документооборота (СЭД): Программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы создания, согласования, отправки и хранения документов в электронном виде.

Часть 3. Проектируем структуру идеального реферата в соответствии с ГОСТ

Теоретический фундамент заложен. Теперь переходим к практике — созданию четкой и логичной структуры будущего реферата. Правильная структура не только демонстрирует ваше понимание темы, но и значительно упрощает процесс написания.

Титульный лист и Оглавление

Титульный лист — это «лицо» вашей работы. Он оформляется по строгому образцу, который обычно предоставляют на кафедре. Стандартные элементы включают: наименование учебного заведения, название кафедры, тему реферата, ФИО студента и научного руководителя, город и год написания. Оглавление (или Содержание) идет сразу после титульного листа и отражает структуру работы с указанием страниц. Оно включает введение, названия всех глав и параграфов, заключение и список литературы.

Введение — ваш главный инструмент убеждения

Введение — критически важная часть реферата объемом 2-3 страницы. Его задача — убедить проверяющего в значимости вашей работы. Во введении обязательно должны присутствовать следующие элементы:

• Актуальность темы: Объясните, почему выбранная тема важна сегодня. Здесь можно использовать знания, полученные в Части 1 и 2 нашего руководства, подчеркнув роль документоведения в эффективности управления.
• Цель и задачи: Цель — это главный результат, которого вы хотите достичь (например, «систематизировать знания о классификации документов»). Задачи — это конкретные шаги для достижения цели (например, «изучить понятие ‘документ'», «рассмотреть основные функции», «проанализировать критерии классификации»). Задач обычно несколько, и они часто соответствуют параграфам основной части.
• Объект и предмет исследования: Объект — это широкая область, которую вы изучаете (например, «документационное обеспечение управления»). Предмет — это конкретный аспект объекта, на котором вы сфокусированы (например, «классификация управленческих документов»).
• Обзор структуры работы: Кратко опишите, из каких частей состоит ваш реферат.

Основная часть — строим логику повествования

Основная часть реферата (объемом до 20 страниц) обычно состоит из 2-3 глав, каждая из которых делится на параграфы. На основе разобранной нами теории можно предложить следующую логичную структуру:

Глава 1. Теоретические основы документоведения
1.1. Понятие, признаки и функции документа
1.2. Классификация документов в системе управления

Глава 2. Организация работы с документами
2.1. Системы документации и их унификация
2.2. Делопроизводство и документооборот как ключевые процессы

Важно обеспечивать плавные логические переходы между параграфами и главами, чтобы текст воспринимался как единое целое, а не набор разрозненных фрагментов.

Заключение — подводим итоги и показываем результат

Заключение (1-2 страницы) — это не пересказ содержания, а синтез проделанной работы. Здесь нужно кратко сформулировать основные выводы по каждой главе и дать общий итоговый вывод, который подтверждает, что цель, заявленная во введении, была успешно достигнута.

Список литературы и Приложения

Список литературы (или список использованных источников) оформляется на отдельной странице. Он должен содержать не менее 5 источников (книг, статей, нормативных актов). Источники располагаются в алфавитном порядке фамилий авторов или названий. В Приложения можно вынести вспомогательные материалы, которые загромождали бы основной текст: образцы бланков, крупные схемы документооборота, таблицы.

Часть 4. Мастерская оформления. Приводим реферат к финальному виду по всем правилам

Содержание готово, но работа еще не закончена. Безупречное оформление демонстрирует ваш академический профессионализм и уважение к правилам. Этот раздел — ваш финальный чек-лист по форматированию текста согласно требованиям ГОСТ.

Типографика и верстка страницы

Это основа основ. Большинство вузов придерживаются следующих стандартов:

• Шрифт: Times New Roman.
• Размер шрифта (кегль): 14 пт.
• Межстрочный интервал: Полуторный (1,5).
• Выравнивание: По ширине.
• Отступ красной строки: Стандартный, 1,25 см.
• Поля страницы: Левое — 30 мм, правое — 10 мм, верхнее и нижнее — по 20 мм.
• Интервалы между абзацами: Не допускаются. Отступы создаются только красной строкой.

Правила нумерации страниц

Нумерация страниц должна быть сквозной и использовать арабские цифры. Ключевое правило: титульный лист и оглавление включаются в общую нумерацию, но номер на них не проставляется. Таким образом, первой страницей с видимым номером будет введение (страница 3). Номер обычно ставится внизу по центру или вверху справа.

Оформление заголовков

Заголовки структурных элементов («ВВЕДЕНИЕ», «ГЛАВА 1», «ЗАКЛЮЧЕНИЕ») обычно печатаются заглавными буквами, выравниваются по центру и могут выделяться жирным шрифтом. Заголовки параграфов пишутся с абзацного отступа строчными буквами (первая заглавная). Важно: точка в конце любого заголовка не ставится.

Цитаты и сноски

Прямые цитаты всегда заключаются в кавычки. Сразу после цитаты в квадратных скобках указывается ссылка на источник из вашего списка литературы и, при необходимости, номер страницы. Например: [5, с. 12]. Это показывает, откуда вы взяли информацию, и позволяет избежать обвинений в плагиате.

Финальная вычитка

Перед сдачей работы обязательно проведите финальную проверку. Прочитайте текст вслух, чтобы выявить стилистические неровности. Используйте автоматическую проверку орфографии и пунктуации. И самое главное — пройдитесь по всему тексту еще раз с этим чек-листом, чтобы убедиться, что каждый элемент оформления соответствует требованиям ГОСТ.

Заключение и призыв к действию

В этой статье мы прошли полный путь от фундаментальных понятий документоведения до мельчайших деталей академического оформления. Мы разобрались в сущности документа, его функциях и классификации, изучили, как устроены системы документации и документооборот, а затем пошагово спроектировали и научились форматировать идеальный реферат. Теперь у вас в руках есть не просто советы, а исчерпывающее руководство и полный набор инструментов. С их помощью вы способны создать не просто хорошую, а по-настоящему образцовую работу, которая продемонстрирует глубину ваших знаний и ваш профессионализм.

Список использованной литературы

1. Федеральный закон от 27.07.2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»
2. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской федерации и архивах от 07.07.93 №5341 // Ведомости съезда народных депутатов РФ и Верховного совета РФ.-1993.-№3
3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».- М.: Изд-во стандартов,1998.
4. ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».- М.: Изд-во стандартов,1997.
5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.- М.: Главархив СССР, 1991.
6. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/ Издание 8-е, переработанное и дополнение. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001. – 192 с.
7. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело, 2000, № 4
8. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебн. пособие для студентов экономич. вузов и колледжей. – 2-е изд., перераб. и доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2001.- 320 с.
9. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело, 2000, № 2
10. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства. Попытка анализа и классификации // Секретарское дело, 2000, № 4
11. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие.-4-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение,2002. – 296 с.
12. Коссов И.А. Правовые требования к оформлению документов: коммерческий договор // Секретарское дело, 1999, № 2
13. Коссов И.А. Правовые требования к оформлению документов: устав хозяйственного общества // Секретарское дело, 1999, № 3
14. Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами // Секретарское дело, 1996, № 3
15. Лысенко Н. А. Документирование управленческой деятельности предприятия: делопроизводство и корреспонденция: учеб. пособие / Н. А. Лысенко, Б. Ю. Сербиновский, С. Н. Цветкова. Ростов н/Д, 2002
16. Ожегов С.И. Словарь русского языка. М., Просвещение, 1997
17. Поздняков В.Я. Документационное обеспечение системы управления. Конспект лекций /– М.: Московский психо-социальный институт, 2002
18. Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах.. Приложение к журналу //Справочник кадровика//, №5—2003 — М.: МЦФЭР, 2003
19. Санкина Л.В. Информационно-справочные документы. Особенности составления и оформления // Секретарское дело, 1999, № 2-3
20. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. – М.: «Издательство ПРИОР», 2001