Формирование дел: актуальные требования, ЭДО, ГОСТ 2025

В современном мире, где объём информации растёт экспоненциально, эффективное управление документами становится не просто желательным, а критически важным условием для стабильной работы любой организации. Центральное место в этом процессе занимает «формирование дела» — краеугольный камень делопроизводства, определяющий порядок, логику и, в конечном итоге, юридическую значимость хранения деловой информации. Актуальность этой темы трудно переоценить, ведь от того, насколько грамотно и своевременно сгруппированы и систематизированы документы, зависит не только скорость их поиска и удобство использования, но и их сохранность, а также готовность к архивному хранению. Ошибки на этом этапе могут привести к потере ценной информации, юридическим рискам и значительным финансовым издержкам. И что из этого следует? Это подчёркивает, что правильное формирование дел — не просто бюрократическая процедура, а фундамент информационной безопасности и правовой устойчивости организации.

Настоящий реферат призван дать исчерпывающий, научно обоснованный и практически ориентированный обзор процесса формирования дел в контексте современного российского делопроизводства. Его структура выстроена таким образом, чтобы читатель, будь то студент или практикующий специалист, смог получить глубокие знания о нормативно-правовой базе, этапах, особенностях и даже типичных ошибках этого процесса. Особое внимание будет уделено самым свежим изменениям в законодательстве и национальных стандартах, таким как ГОСТ Р 7.0.8-2025 и ГОСТ Р 7.0.97-2025, которые вступили в силу в 2025 году. Кроме того, мы рассмотрим трансформацию процесса формирования дел под влиянием цифровизации и электронного документооборота, что является одним из наиболее динамично развивающихся аспектов современного делопроизводства.

Нормативно-правовая база, регламентирующая формирование дел

Эффективное формирование дел невозможно без глубокого понимания и строгого соблюдения законодательных и нормативных требований, ведь современное делопроизводство в России оперирует обширным сводом документов, непрерывно актуализирующихся и отражающих изменения в технологиях и административной практике. В этом разделе мы представим комплексный обзор ключевых актов, регулирующих данный процесс, с акцентом на их текущую редакцию и значимость.

Федеральное законодательство в сфере архивного дела и делопроизводства

Основополагающим документом, определяющим правовые основы организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Этот закон служит фундаментом для всей системы архивного дела, регулируя отношения, возникающие в процессе работы с документами Архивного фонда Российской Федерации, независимо от их форм собственности. Он устанавливает общие принципы, которые затем детализируются в подзаконных актах и стандартах.

В условиях всеобщей цифровизации особую роль приобретает Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», который регламентирует вопросы, связанные с созданием, хранением и использованием электронных документов. Неразрывно с ним связан Федеральный закон от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», устанавливающий правовые условия использования электронных подписей, что критически важно для обеспечения юридической значимости электронных дел и документов.

Также в правовую базу делопроизводства входят:

Федеральный закон от 01 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации», закрепляющий обязательное использование государственного языка РФ в делопроизводстве.
Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», регулирующий вопросы прозрачности и открытости информации.
Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», определяющий порядок работы с запросами граждан и организаций, что напрямую влияет на формирование дел, связанных с обращениями.

Национальные стандарты Российской Федерации (ГОСТы)

Национальные стандарты Российской Федерации (ГОСТы) играют роль практических руководств, детализирующих требования к процессам делопроизводства. Важно отметить, что в 2025 году в этой сфере произошли значительные обновления:

ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» вступил в действие с 1 марта 2025 года. Он заменил устаревший ГОСТ Р 7.0.8-2013 и устанавливает актуальные термины и определения понятий в области управления документами. Это обеспечивает единое понимание ключевых процессов и категорий, что крайне важно для академической и практической деятельности.
ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» действует с 18 августа 2025 года, придя на смену ГОСТ Р 7.0.97-2016. Этот стандарт определяет актуальный состав реквизитов документов, правила их оформления, виды бланков и схемы расположения реквизитов. Его положения распространяются как на бумажные, так и на электронные документы, подчёркивая универсальность требований к их оформлению.

Эти новые стандарты не просто перечисляют термины и правила, но и отражают современные подходы к документированию, включая аспекты цифровизации, что делает их критически важными для всех, кто занимается делопроизводством.

Подзаконные акты и методические рекомендации

Помимо федеральных законов и национальных стандартов, существенную роль в регулировании делопроизводства играют подзаконные акты и методические рекомендации, издаваемые профильными ведомствами, в частности Федеральным архивным агентством (Росархивом) и Правительством Российской Федерации.

Приказы Росархива:

Приказ Росархива от 22 мая 2019 г. № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» регламентирует создание документов, технологии работы с ними, организацию текущего хранения и подготовку к передаче в архив. Его требования распространяются и на бухгалтерскую, кадровую и другую специальную документацию в части общих принципов.
Приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (зарегистрирован в Минюсте России 06 февраля 2020 г. № 57449) является ключевым документом для определения сроков хранения документов.
Приказ Росархива от 28 декабря 2021 г. № 142 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (зарегистрирован в Минюсте России 02 февраля 2022 г. № 67095) дополняет предыдущий перечень для специфических видов документов.
Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» устанавливает порядок и требования к организации хранения, комплектования, учёта и использования документов АФ РФ, а также документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, включая документы по личному составу.
Приказ Росархива от 11 апреля 2018 г. № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» устанавливает общие положения и требования к документированию управленческой деятельности.

Постановления Правительства РФ:

Постановление Правительства РФ от 24 июля 2021 г. № 1264 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» регулирует информационное взаимодействие посредством обмена электронными документами между государственными органами.
Постановление Правительства РФ от 15 февраля 2022 г. № 172 «О государственной информационной системе «Типовое облачное решение системы электронного документооборота»» автоматизирует функции делопроизводства, включая хранение электронных документов, что является важным шагом в цифровизации административных процессов.

Таблица 1: Обзор ключевых нормативно-правовых актов, регулирующих формирование дел

Вид акта	Название и номер	Дата вступления в силу / Актуальность	Ключевые аспекты регулирования
Федеральный закон	№ 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»	22.10.2004	Основы хранения, комплектования, учёта, использования документов АФ РФ.
Федеральный закон	№ 149-ФЗ «Об информации, ИТ и защите информации»	27.07.2006	Регулирование электронных документов, информации в ИС.
Федеральный закон	№ 63-ФЗ «Об электронной подписи»	06.04.2011	Правовые условия использования электронных подписей.
ГОСТ	Р 7.0.8-2025 «Делопроизводство и архивное дело. Термины»	01.03.2025	Актуализация терминологии в сфере управления документами.
ГОСТ	Р 7.0.97-2025 «Требования к оформлению документов»	18.08.2025	Новые требования к реквизитам, бланкам, оформлению бумажных и электронных документов.
Приказ Росархива	№ 71 «Правила делопроизводства в госорганах»	22.05.2019	Регламентация создания документов, работы с ними, текущего хранения и подготовки к передаче в архив.
Приказ Росархива	№ 236 «Перечень типовых управленческих архивных документов…»	20.12.2019	Установление сроков хранения типовых управленческих документов.
Приказ Росархива	№ 142 «Перечень типовых научно-технических документов…»	28.12.2021	Установление сроков хранения научно-технических и производственных документов.
Приказ Росархива	№ 77 «Правила организации хранения… документов АФ РФ»	31.07.2023	Актуализация порядка и требований к организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов.
Постановление Правительства РФ	№ 1264 «Правила обмена документами в электронном виде»	24.07.2021	Регулирование электронного документооборота при информационном взаимодействии.
Постановление Правительства РФ	№ 172 «Типовое облачное решение СЭД»	15.02.2022	Автоматизация функций делопроизводства, включая хранение электронных документов, через государственную информационную систему.

Этот обширный, но взаимосвязанный комплекс нормативных актов создаёт прочную правовую основу для грамотного и эффективного формирования дел в любой организации, действующей на территории Российской Федерации.

Понятие, цели и принципы формирования дел в делопроизводстве

В сердце каждого упорядоченного архива и эффективной системы документооборота лежит процесс, именуемый формированием дела. Это не просто механическое складывание бумаг, а сложная, интеллектуальная деятельность, направленная на структурирование информации для её долгосрочного хранения и использования. Чтобы понять его истинное значение, необходимо сначала разобраться в ключевых терминах и базовых принципах.

Определение «формирования дела» и смежных терминов

Начнём с фундаментального определения, которое предлагает нам обновлённый ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

Делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. По сути, это весь жизненный цикл документа от момента его создания до момента передачи в архив или уничтожения.
Формирование дела – это целенаправленная группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и последующая систематизация документов внутри каждого такого дела. Это ключевой этап, который преобразует разрозненные документы в упорядоченные информационные массивы.
Дело – это совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, которые помещены в отдельную обложку.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения. Она является своего рода «дорожной картой» для формирования и последующего хранения документов.
Индекс дела – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел, которое служит для его уникальной идентификации.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Формирование дела является частью внутреннего документооборота.
Архивное хранение – это хранение архивных документов с момента их поступления в архив организации до истечения сроков их хранения или передачи в государственный (муниципальный) архив.

Таким образом, формирование дела – это центральный мост между оперативным делопроизводством и долгосрочным архивным хранением, обеспечивающий переход документов из активной фазы работы в фазу систематизированного сохранения.

Цели и значение формирования дел

Формирование дел является не самоцелью, а инструментом для достижения ряда стратегически важных задач в управлении информацией:

Обеспечение быстрого поиска: Правильно сформированное дело позволяет оперативно найти любой необходимый документ. Представьте, если бы все документы просто сваливались в одну кучу – поиск нужного акта занял бы часы, если не дни. Систематизация по делам значительно сокращает время на поиск.
Сохранность исполненных документов: Группировка документов в дела, их надлежащее оформление и физическая защита (например, подшивка в обложку) предотвращают потерю, порчу или несанкционированное изменение информации. Это особенно важно для документов с длительными сроками хранения.
Удобство использования: Упорядоченные дела гораздо удобнее для изучения, анализа и использования в текущей деятельности организации. Специалисту легче ориентироваться в комплексе документов по конкретному вопросу.
Облегчение подготовки к архивному хранению: Сформированные дела уже готовы к дальнейшей архивной обработке – экспертизе ценности, составлению описей, передаче в архив. Это значительно экономит время и ресурсы на этапе подготовки к архивному хранению и исключает потерю документов.
Обеспечение юридической значимости: Правильно оформленное и систематизированное дело подтверждает подлинность и целостность документов, что критически важно в случае проверок, судебных разбирательств или любых юридических процедур.

Без чёткого и последовательного формирования дел организация столкнулась бы с информационным хаосом, потерей контроля над документами и серьёзными рисками для своей деятельности. А не задумывались ли вы, насколько это может повлиять на операционную эффективность в долгосрочной перспективе?

Основные принципы группировки и систематизации документов

Процесс формирования дел подчиняется строгим принципам, которые обеспечивают его эффективность и соответствие нормативным требованиям:

Соответствие заголовку дела: В дело помещаются только те исполненные и правильно оформленные документы, содержание которых строго соответствует заголовку дела, закреплённому в номенклатуре дел. Это обеспечивает логическую целостность дела.
Принцип календарного года: Документы одного календарного года, как правило, группируются в одно дело. Исключения составляют:
- Переходящие дела: Дела, которые ведутся на протяжении нескольких лет (например, личные дела сотрудников, судебные дела).
- Документы комиссий: Протоколы и документы комиссий могут формироваться в одно дело на протяжении всего периода деятельности комиссии.
Разделение по срокам хранения: Документы постоянного срока хранения и документы временного (в том числе по личному составу) сроков хранения группируются в дела строго раздельно. Это необходимо для корректной последующей экспертизы ценности и передачи в архив.
Принцип «один экземпляр в дело»: В дело включается по одному экземпляру каждого документа. Исключение может быть сделано для особо ценных документов, для которых допускается включение черновых и дублетных экземпляров, имеющих историческую или научную ценность.
Единство приложений: Приложения к документам, независимо от даты их составления, присоединяются к документам-основаниям и включаются в то же дело. Это обеспечивает полноту информации по конкретному вопросу.
Систематизация документов внутри дела: Расположение документов внутри дела осуществляется в логической последовательности, которая может быть основана на следующих принципах или их сочетании:
- Хронологический: Документы располагаются по датам их создания, от ранних к более поздним.
- Тематический: Документы группируются по вопросам или темам, к которым они относятся.
- Корреспондентский: Документы систематизируются по названиям организаций или именам лиц, с которыми велась переписка.
- Географический: Документы располагаются по географическому признаку (например, по регионам, городам).
- Алфавитный: Документы систематизируются по алфавиту названий, фамилий или ключевых слов.

Выбор принципа систематизации зависит от вида документов и специфики деятельности организации, но всегда направлен на обеспечение логичности и удобства дальнейшего использования. Например, в делах с перепиской общепринятым является сочетание хронологического и корреспондентского принципов, где документ-ответ следует за документом-запросом. Какой важный нюанс здесь упускается? Главное – это понимание, что каждый принцип служит одной цели: сделать информацию максимально доступной и управляемой.

Этапы и общие правила формирования дел в организации

Формирование дел – это структурированный процесс, который начинается с первых дней календарного года и завершается оформлением дела для его последующего хранения. Каждый этап имеет свои правила и требования, строгое соблюдение которых является залогом эффективности всего делопроизводства.

Номенклатура дел как основа для формирования

Прежде чем говорить о формировании конкретного дела, необходимо уделить внимание его фундаменту – номенклатуре дел. Это не просто перечень, а стратегический классификационный справочник, который:

Определяет правильное распределение и хранение документов.
Служит для группировки исполненных документов.
Обеспечивает систематизацию и учёт дел.
Является основой для определения сроков хранения каждого вида документов.
Формирует базу для составления описей дел, передаваемых в архив.

Номенклатура дел разрабатывается в конце каждого года (обычно в IV квартале) и вводится в действие с 1 января следующего года. Этот процесс требует тщательного изучения:

Нормативных и методических документов (ФЗ, ГОСТы, Приказы Росархива).
Функций структурных подразделений организации.
Состава и содержания документов, образующихся в процессе деятельности.
Порядка определения сроков их хранения, согласно утверждённым перечням (например, Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019).

Номенклатура дел может быть примерной, типовой или конкретной (индивидуальной) для каждой организации. Она включает такие обязательные элементы, как индекс дела, заголовок дела, количество дел, срок хранения и примечания.

Пошаговый алгоритм формирования и систематизации документов

Процесс формирования дел начинается с начала года и включает несколько ключевых шагов:

Распределение исполненных документов: Исполнитель, закончив работу над документом, обязан в 10-дневный срок передать его для формирования в соответствующее дело. Это предотвращает скопление нераспределённых документов и обеспечивает своевременность обработки.
Децентрализованное или централизованное формирование: Дела, как правило, формируются децентрализованно – в структурных подразделениях, где создаются документы. Однако в некоторых организациях или для определённых видов документов формирование может быть централизовано в службе документационного обеспечения управления (ДОУ). Контроль за правильностью формирования дел осуществляет служба ДОУ.
Принципы группировки:
- В дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы, содержание которых соответствует заголовку дела.
- Документы одного календарного года группируются в одно дело. Исключения: переходящие дела (личные дела, судебные дела), документы комиссий.
- Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела строго раздельно.
- В дело помещается, как правило, один экземпляр каждого документа. Для особо ценных документов могут быть включены черновые и дублетные экземпляры.
- Приложения к документам, независимо от даты их составления, всегда включаются в то же дело, что и основной документ.
Систематизация документов внутри дела: Документы располагаются сверху вниз в:
- Хронологической последовательности (от ранних к более поздним).
- Вопросно-логической последовательности (по этапам решения вопроса).
- Их сочетании.
- В переписке документ-ответ помещается непосредственно за документом-запросом.
- При возобновлении переписки по вопросу, начатому в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с обязательным указанием индекса дела предыдущего года.
- Утверждённые планы, отчёты, сметы группируются отдельно от их проектов и расчётов.
Ограничение объёма дела: Объём дела не должен превышать 250 листов или 4 см толщины. Дела со сроком хранения до 10 лет не должны превышать 10 см. Если объём превышен, дело делится на тома, каждый из которых оформляется как отдельное дело с соответствующим номером тома («т. 1», «т. 2» и т.д.).
Исключения из дела: В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату (например, оригиналы личных документов сотрудников), лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных документов, где их наличие может быть оправдано).

Требования к оформлению обложки дела

Обложка дела является его «лицом» и содержит всю ключевую информацию, необходимую для идентификации и учёта. Для дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу обложка оформляется по строго установленной форме.

На обложке дела указываются следующие обязательные реквизиты:

Наименование организации: Полное и сокращённое (при наличии).
Наименование структурного подразделения: Если дело формируется в конкретном отделе.
Номер (индекс) дела: Соответствует номенклатуре дел.
Заголовок дела: Краткое, но исчерпывающее описание содержания документов дела.
Дата дела (тома, части): Указываются крайние даты документов в деле (начала и окончания).
Количество листов в деле: Проставляется арабскими цифрами.
Срок хранения дела: Указывается в соответствии с номенклатурой дел и перечнями документов.
Архивный шифр дела: Проставляется в архиве организации.

Дополнительные требования:

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, куда они будут переданы.
Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения и по личному составу проставляется в архиве организации чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел, утверждённых Экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК). До их утверждения шифр проставляется карандашом.
При изменении наименования организации в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке указывается новое наименование, а прежнее заключается в скобки.

Правила нумерации листов и составления заверительной надписи

После формирования дела и оформления обложки приступают к внутренней обработке, которая включает нумерацию листов и составление заверительной надписи:

Нумерация листов:
- Все листы дела, за исключением листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются простым карандашом.
- Цифры проставляются в правом верхнем углу каждого листа, сверху вниз, арабскими числами.
- Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, номер проставляется в правом верхнем углу.
- Документы с собственной нумерацией листов (например, брошюры) нумеруются в общем порядке.
- Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
- При наличии конвертов-вложений номер проставляется в первую очередь непосредственно на конверте, а затем в порядке последовательности – на листах-вложениях.
- В случае ошибки в нумерации листов используются литерные номера (например, 10а, 10б).
Составление листа-заверителя дела:
- Лист-заверитель составляется в конце дела и содержит информацию о его физическом состоянии и составе.
- На нём указывается число листов в деле, а также наличие литерных номеров, пропущенных номеров, наличие фотографий, чертежей и других особенностей.
- Заверительная надпись подписывается её составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
- Количество листов в деле, указанное на обложке, должно строго соответствовать итоговой надписи на листе-заверителе.

Внутренняя опись документов дела

Внутренняя опись является важным учётным документом, особенно для личных дел и дел постоянного срока хранения, а также для дел с уникальными документами.

Назначение: Внутренняя опись документов дела помещается в начало дела и служит для быстрого поиска конкретных документов внутри дела, а также для учёта их наличия.
Содержание: В неё вносятся сведения обо всех включаемых в дело документах, как правило, в хронологическом порядке. Для каждого документа указывается: порядковый номер, индекс, дата, заголовок, номера листов дела.
Учёт изменений: Внутренняя опись также используется для фиксации сведений об изъятии документов из дела (например, при временной выдаче или передаче).

Таблица 2: Пример структуры внутренней описи документов дела

№ п/п	Дата документа	Индекс документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	01.03.2025	01-05/10	Заявление на приём на работу	1-2	Оригинал
2	05.03.2025	01-06/15	Приказ о приёме на работу	3
3	10.03.2025	01-05/12	Трудовой договор	4-7
…	…	…	…	…	…

Соблюдение этих этапов и правил обеспечивает не только порядок в документах, но и их юридическую чистоту, готовность к аудиту и долгосрочному хранению.

Особенности формирования различных категорий дел

Хотя общие принципы формирования дел универсальны, существуют значительные нюансы, зависящие от вида и функционального назначения документов. Эти особенности продиктованы спецификой информации, сроками хранения и законодательными требованиями. Понимание этих различий критически важно для корректного делопроизводства.

Формирование кадровых документов

Кадровые документы – одна из наиболее чувствительных и строго регулируемых категорий, поскольку они содержат персональные данные и имеют длительные сроки хранения.

Личные дела работников: Документы личного дела охватывают весь период трудовой деятельности работника в данной организации и, как правило, являются переходящими делами, то есть ведутся на протяжении нескольких календарных лет. Важно:
- Включение в состав личных дел личных документов работника (трудовые книжки, дипломы, удостоверения личности и т.п.) не допускается. Эти документы должны быть возвращены работнику. В личное дело помещаются только копии или выписки, если это необходимо.
- Документы в личных делах рекомендуется располагать в хронологическом порядке по мере их поступления в организацию.
- Обязательно наличие внутренней описи, которая постоянно пополняется при добавлении новых документов и фиксирует их наличие и местоположение.
Приказы по личному составу: Целесообразно группировать в отдельные дела в соответствии с установленными сроками хранения:
- Отдельно приказы со сроком хранения 75 лет (о приёме, переводе, увольнении, поощрении, изменении условий труда, трудовых книжках).
- Отдельно приказы со сроком хранения 5 лет (о командировках, отпусках, взысканиях, дежурствах). Такое разделение облегчает экспертизу ценности и дальнейшее архивирование.
Лицевые счета: Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате, как правило, группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий сотрудников.
Заявления и жалобы граждан: Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Нормативное регулирование: Кадровое делопроизводство регулируется не только общими актами, но и специфическими:
- Трудовой кодекс РФ: Устанавливает основные права и обязанности сторон трудовых отношений.
- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»: Определяет правила обработки и защиты персональных данных работников, что напрямую влияет на хранение кадровых документов.
- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: Регулирует вопросы архивного хранения кадровых документов.
- Постановление Правительства от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»: Детализирует работу с персональными данными на бумажных носителях.

Формирование распорядительных актов

Распорядительные акты (приказы, распоряжения, указания) являются основой управленческой деятельности и требуют чёткой систематизации.

Группировка по видам и хронологии: Распорядительные документы группируются в дела по их видам и в хронологической последовательности с относящимися к ним приложениями.
Недопустимость смешения: Категорически не допускается формирование в одно дело разных видов распорядительных документов (например, приказов, распоряжений и указаний). Каждый вид должен быть в отдельном деле.
Приказы по основной деятельности и по личному составу: Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и по административно-хозяйственной деятельности. Это связано с разными сроками хранения и функциональным назначением.
Уставы, положения, инструкции: Уставы, положения, инструкции, утверждённые распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с этими документами. Если же они утверждены как самостоятельные документы, то их группируют в отдельные дела.
Копии федеральных актов: Копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из протоколов их заседаний формируются в отдельные дела по хронологии.

Формирование переписки

Переписка – это один из наиболее объёмных видов документов, требующий особого внимания к систематизации.

Период и систематизация: Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности.
Принцип «ответ за запросом»: Ключевое правило – документ-ответ помещается в дело непосредственно за документом-запросом. Это обеспечивает логическую связь и полноту информации по конкретному вопросу.
Оригиналы документов: В делах с перепиской должны находиться только оригинальные экземпляры писем. Копии допустимо хранить только в так называемых составных делах (например, в делах контрагентов, где важна полнота информации по конкретному партнёру, а не по виду документа).
Доставка электронных писем: При доставке письма по электронной почте или по факсу оригинал письма остаётся в организации и может быть помещён в дело. При доставке курьером или по почте в дело помещается визовый экземпляр (т.е. экземпляр, на котором проставлены отметки о регистрации, резолюции и исполнении).

Формирование бухгалтерских документов

Бухгалтерские документы являются основой финансовой отчётности и подлежат строгому учёту и длительному хранению.

По месту обработки: Формирование бухгалтерских документов в дела производится по месту их обработки в соответствии с номенклатурой дел бухгалтерской службы. Это обеспечивает специализацию и ответственность.
Принцип «один вопрос в дело»: В каждое дело включаются только исполненные документы, относящиеся к одному вопросу (например, акты сверки взаиморасчётов, кассовые документы за определённый период).
Разделение по срокам хранения: Документы, имеющие временные и постоянные сроки хранения, помещаются в дела раздельно.
Принцип календарного года: В дела включаются документы одного календарного года. Единственным исключением являются переходящие дела, в которые могут включаться документы за несколько лет (например, договоры с длительным сроком действия, акты по незавершённым строительным проектам).
Внутренний порядок: Порядок формирования дел бухгалтерской службы разрабатывается группой бухгалтерского делопроизводства и утверждается главным бухгалтером, что позволяет учесть специфику финансовой деятельности.

Эта таблица демонстрирует ключевые различия в подходах к формированию дел для разных категорий документов:

Таблица 3: Сравнительные особенности формирования различных категорий дел

Категория дел	Ключевые принципы формирования	Ограничения и особенности	Нормативное регулирование (дополнительно)
Кадровые	Переходящие дела (личные дела), хронологический порядок, раздельная группировка приказов по срокам хранения, алфавитная для лицевых счетов.	Запрещено включать оригиналы личных документов работника. Обязательна внутренняя опись.	ТК РФ, ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных», ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле», ПП РФ № 687.
Распорядительные	Группировка по видам и хронологии, с приложениями. Разделение по основной, кадровой, АХД.	Не допускается смешение разных видов распорядительных документов (приказы с распоряжениями).	Общие акты делопроизводства.
Переписка	Календарный год, хронологическая последовательность. Документ-ответ за документом-запросом.	Только оригиналы писем в основных делах, копии допустимы в составных.	Общие акты делопроизводства.
Бухгалтерские	По месту обработки, «один вопрос в дело», разделение по срокам хранения.	Принцип календарного года (исключение: переходящие дела). Порядок утверждается главным бухгалтером.	ФЗ «О бухгалтерском учете», Налоговый кодекс РФ, общие акты делопроизводства.

Эти детализированные правила позволяют организациям эффективно управлять информационными потоками, обеспечивая юридическую чистоту и оперативный доступ к необходимой информации на всех этапах её жизненного цикла.

Текущее и архивное хранение, экспертиза ценности и уничтожение дел

Жизненный цикл документа не заканчивается его исполнением и формированием в дело. Далее следуют этапы хранения, оценки его исторической и практической ценности, и, в конечном итоге, либо долгосрочное архивное сохранение, либо уничтожение. Эти процессы строго регламентированы и требуют особого внимания.

Организация текущего хранения и передача дел в архив

После формирования дела начинается этап его текущего хранения. Это период, когда документы ещё активно используются в работе структурных подразделений.

Место текущего хранения: Дела хранятся по месту их формирования (в структурных подразделениях) с момента их заведения и до момента передачи в центральный архив организации.
Ответственность за сохранность: Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут персональную ответственность за сохранность документов и дел, находящихся в их ведении. Это включает обеспечение соответствующих условий хранения, исключающих порчу, утерю или несанкционированный доступ.
Сроки текущего хранения: Завершённые дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трёх лет. По истечении этого срока они подлежат обязательной передаче по описям в центральный архив организации.
Документы временных сроков хранения (до 10 лет включительно): Эти дела хранятся непосредственно в структурных подразделениях организации в течение всего установленного срока. По истечении срока хранения они подлежат уничтожению без передачи в центральный архив.
Процедура передачи в архив: Передача дел в архив организации осуществляется совместно работником архива и работником структурного подразделения. Этот процесс сопровождается оформлением:
- Описи дел структурного подразделения: На всех экземплярах описи против каждого дела, включённого в неё, делается отметка о наличии дела.
- Актом приёма-передачи: В конце каждого экземпляра описи дел структурного подразделения цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел.
- Сроки предоставления описей: Описи дел структурных подразделений представляются в архив организации не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.

Для обеспечения физической сохранности документов при передаче в архив, дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения должны быть прошиты. Это выполняется путём 4 проколов, при этом все скрепки и зажимы предварительно удаляются, а в начало дела подшивается чистый лист.

Экспертиза ценности документов

Прежде чем документы будут окончательно помещены в архив или уничтожены, они проходят важнейший этап – экспертизу ценности документов.

Определение: Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ).
Цели: Основная цель – выделить наиболее ценные документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или иное значение, для постоянного хранения и отделить их от документов, имеющих временное значение или не представляющих ценности.
Кто проводит: Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или Экспертной комиссией (ЭК) организации. Эта работа проводится под методическим руководством архива организации.
Критерии оценки: При проведении экспертизы ценности документов используются:
- Перечни типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утверждён Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
- Перечни типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утверждён Приказом Росархива от 28.12.2021 № 142).
- Собственная номенклатура дел организации.
Полистный просмотр: Важнейшее требование – отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путём полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел, так как это может привести к ошибочному уничтожению ценной информации или, наоборот, к хранению маловажных документов.
Дела с отметкой «ЭПК»: Дела, имеющие отметку «ЭПК» (Экспертно-проверочная комиссия) в номенклатуре дел, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела для последующего постоянного хранения.

Отбор документов на хранение и уничтожение

По результатам экспертизы ценности документов принимается решение о их дальнейшей судьбе:

Отбор для передачи в архив: Выделяются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в центральный архив организации.
Отбор для текущего хранения: Определяются дела с временными сроками хранения, которые будут продолжать храниться в структурных подразделениях до истечения установленного срока.
Выделение к уничтожению: Выделяются дела за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Запрет на уничтожение без экспертизы: Архивные документы выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.
Утверждение и согласование описей: Уничтожение документов до проведения экспертизы ценности и утверждения руководителем описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу запрещается. Это служит гарантией того, что ценные документы не будут утеряны.
Оформление результатов: По результатам экспертизы ценности документов, поступивших в архив в неупорядоченном состоянии, архив составляет:
- Описи дел, документов постоянного хранения.
- Описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения.
- Описи дел по личному составу.
- Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.
Акт передачи дел на архивное хранение: По завершении формирования всего объёма документов, передаваемого в архив, составляется Акт передачи дел на архивное хранение, который заверяется подписью каждого из членов комиссии.
Изъятие документов: При изъятии документов из дел постоянного хранения допускается оставление в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

Новые правила организации хранения и использования архивных документов

С 31 июля 2023 года вступил в силу Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».

Этот документ имеет огромное значение, так как:

Устанавливает новый, комплексный подход к организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов на всех уровнях – от государственных органов до частных организаций.
Детализирует процедуры работы с документами Архивного фонда РФ, а также с документами постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, включая особо важные документы по личному составу.
Вводит новые формы документов для организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, что требует от организаций актуализации своих внутренних регламентов и бланков.

Этот приказ является одним из ключевых нормативных актов, определяющих современную практику архивного дела и напрямую влияющим на конечные этапы формирования и хранения дел.

Типичные ошибки при формировании дел и методы их предотвращения

Даже при наличии чётких нормативных документов и инструкций, процесс формирования дел не застрахован от ошибок. Эти ошибки могут иметь серьёзные последствия – от затруднений в поиске информации до утраты юридической значимости документов и штрафов. Понимание наиболее распространённых нарушений и знание методов их предотвращения является залогом эффективного делопроизводства.

Распространённые ошибки на этапах формирования и оформления

Практика показывает, что типичные ошибки при формировании дел часто повторяются:

Включение ненадлежащих документов:
- Черновики и дублеты: Частая ошибка – включение в дело черновых вариантов документов или их дублетных экземпляров, которые не имеют юридической силы и лишь увеличивают объём дела. Исключение составляют особо ценные документы, для которых черновики могут иметь историческое или исследовательское значение.
- Документы, подлежащие возврату: Включение в личные дела сотрудников их оригинальных личных документов (трудовые книжки, дипломы, свидетельства) вместо заверенных копий. Эти оригиналы должны быть возвращены работнику.
Неправильная группировка по времени: Группировка документов разных календарных годов в одном деле без учёта установленных исключений (например, переходящие дела). Это нарушает принцип хронологической целостности дела.
Несоблюдение сроков хранения: Нераздельное группирование документов постоянного и временного сроков хранения. Это приводит к тому, что при выделении документов к уничтожению могут быть случайно уничтожены ценные документы, подлежащие постоянному хранению, или, наоборот, будут храниться ненужные.
Превышение объёма дела: Нарушение установленного объёма дела – более 250 листов или 4 см толщины. Это затрудняет физическое хранение дела, его использование и может привести к порче документов.
Некорректное оформление обложки дела:
- Отсутствие необходимых реквизитов: Пропуск одного или нескольких обязательных реквизитов (например, индекса, заголовка, дат, срока хранения).
- Неточности или ошибки в реквизитах: Например, неверно указанный срок хранения, опечатки в наименовании организации или структурного подразделения.
- Отсутствие места для архивного шифра на делах постоянного хранения.
Ошибки в нумерации листов:
- Отсутствие нумерации: Полное отсутствие нумерации листов, что делает невозможным контроль за полнотой дела.
- Неправильная последовательность: Нарушение хронологической или логической последовательности нумерации.
- Неучёт конвертов-вложений: Отсутствие нумерации на конвертах-вложениях или их содержимом.
- Включение заверительной надписи/внутренней описи в общую нумерацию: Эти листы нумеруются отдельно или не нумеруются вовсе.
Несоответствие содержания заголовку дела: Включение в дело документов, которые не соответствуют заголовку дела, указанному в номенклатуре дел. Это нарушает логическую структуру и затрудняет поиск.
Нарушения в систематизации переписки: Несоблюдение принципа «документ-ответ помещается за документом-запросом», что дезориентирует при изучении переписки.
Смешение видов распорядительных документов: Формирование в одно дело разных видов распорядительных документов (например, приказов и распоряжений), хотя каждый вид должен быть в отдельном деле.
Ошибки при экспертизе ценности: Отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел, без полистного просмотра. Это наиболее критичная ошибка, которая может привести к безвозвратной потере ценных документов или неоправданному хранению ненужных.
Уничтожение документов без утверждения описей: Самое серьёзное нарушение – уничтожение документов до проведения экспертизы ценности, утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу. Это прямое нарушение законодательства.

Последствия нарушений и методы предотвращения

Последствия допущенных ошибок могут быть весьма серьёзными:

Потеря документов: Утеря важных документов, необходимых для доказательства юридических фактов или защиты интересов организации.
Затруднение поиска и использования: Невозможность оперативно найти нужную информацию, что снижает эффективность работы и увеличивает временные затраты.
Утрата юридической значимости: Документы, оформленные с нарушениями, могут быть признаны недействительными в суде или при проверках.
Штрафы и санкции: Нарушения в области делопроизводства и архивного дела могут повлечь административную ответственность и штрафы.
Неоправданные расходы: Хранение большого количества ненужных документов влечёт за собой избыточные расходы на хранение и обработку.

Методы предотвращения ошибок:

Строгое соблюдение нормативных документов: Фундаментом является неукоснительное следование всем положениям федеральных законов, ГОСТов (особенно ГОСТ Р 7.0.8-2025 и ГОСТ Р 7.0.97-2025), приказов Росархива (№ 71, № 77) и внутренней инструкции по делопроизводству организации.
Регулярное обучение персонала: Проведение систематических обучений и инструктажей для сотрудников, ответственных за делопроизводство и формирование дел.
Контроль со стор��ны службы ДОУ: Служба документационного обеспечения управления должна осуществлять постоянный и эффективный контроль за правильностью формирования и оформления дел в структурных подразделениях.
Методическое руководство архива: Архив организации должен оказывать методическую помощь и консультации структурным подразделениям по всем вопросам формирования и подготовки дел к хранению.
Обязательный полистный просмотр: При проведении экспертизы ценности документов всегда должен осуществляться полистный просмотр дел, особенно с отметкой «ЭПК».
Переформирование дел с отметкой «ЭПК»: Дела с такой отметкой, содержащие документы постоянного хранения, должны быть переформированы для корректного выделения и хранения наиболее ценной информации.
Использование шаблонов и форм: Применение унифицированных форм обложек дел, заверительных надписей и внутренних описей снижает вероятность ошибок.

Исправление ошибок и роль экспертных комиссий

Даже при тщательном контроле ошибки могут возникнуть. Важно знать, как их исправить:

Литерные номера: Для исправления ошибок в нумерации листов при необходимости используются литерные номера (например, между листами 10 и 11 вставляется новый документ, который нумеруется как 10а). При этом обязательно делается соответствующая отметка в листе-заверителе.
Внесение изменений в описи: При обнаружении ошибок в описях дел или при изменении состава дела (например, изъятии документов) вносятся соответствующие изменения, которые заверяются ответственным лицом.
Роль экспертных комиссий: Экспертные комиссии (ЦЭК/ЭК) играют ключевую роль в предотвращении и исправлении ошибок. Они имеют право не принимать к обработке некачественно и неправильно обработанные документы и дела. Это стимулирует структурные подразделения и сотрудников к более строгому соблюдению правил. Кроме того, ЭК может давать рекомендации по переформированию дел, исправлению недостатков в оформлении и систематизации.

Предотвращение ошибок – это непрерывный процесс, требующий внимательности, ответственности и постоянного повышения квалификации сотрудников. Только комплексный подход позволяет обеспечить высокую культуру делопроизводства и надёжную сохранность информации. Почему же так часто сталкиваются с этими проблемами на практике?

Влияние цифровизации на процессы формирования и хранения дел

Эпоха цифровой трансформации оказывает глубокое воздействие на все сферы деятельности, и делопроизводство не является исключением. Электронный документооборот (ЭДО) и создание электронных архивов кардинально меняют традиционные подходы к формированию и хранению дел, привнося новые возможности и вызовы.

Законодательное регулирование электронного документооборота

Развитие электронного документооборота требует соответствующей законодательной базы, которая постоянно совершенствуется:

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» является основой для правового регулирования создания, обработки, использования и хранения информации, включая электронные документы. Он определяет общие принципы защиты информации и обеспечения её целостности.
Федеральный закон от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» придал электронным документам юридическую силу, приравняв их к бумажным носителям при наличии корректно оформленной электронной подписи. Этот закон стал краеугольным камнем для развития ЭДО.
ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Требования к оформлению документов» подчёркивает универсальность требований к оформлению документов, распространяя их как на бумажные, так и на электронные носители. Стандарт прямо указывает, что электронные документы создаются с соблюдением установленных правил оформления, с использованием электронных шаблонов бланков и документов.
Важным шагом в этом направлении стало закрепление возможности создания и хранения документов государственных органов и органов местного самоуправления исключительно в форме электронных документов, если это предусмотрено законодательством РФ или нормативными правовыми актами Росархива. Это открывает путь к полному отказу от бумажных оригиналов в определённых сферах.

Особенности формирования электронных дел

Формирование электронных дел имеет свои уникальные особенности, отличающиеся от работы с бумажными документами:

Использование электронных шаблонов: Для создания электронных документов широко используются электронные шаблоны бланков и документов, что обеспечивает унификацию и соблюдение требований ГОСТ Р 7.0.97-2025.
Системы электронного документооборота (СЭД): Электронные дела формируются и хранятся в специализированных системах, которые обеспечивают:
- Целостность и неизменность: Системы хранения электронных документов (СХЭД) должны исключать возможность изменения или утраты документов после их регистрации и формирования в дела.
- Быстрый поиск и доступ: СЭД значительно упрощают поиск информации благодаря развитым механизмам индексации и метаданных.
- Автоматизация процессов: Многие этапы формирования дел, такие как группировка, присвоение индексов, систематизация, могут быть автоматизированы в рамках СЭД.
Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 содержит подробные правила хранения, комплектования и учёта электронных документов, что является важнейшим руководством для организаций.

Виды электронных подписей и их применение

Электронная подпись (ЭП) – это ключевой элемент, обеспечивающий юридическую значимость электронных документов. Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» выделяет три основных вида:

Простая электронная подпись (ПЭП): Формируется посредством использования кодов, паролей или иных средств, подтверждающих факт формирования ЭП конкретным лицом (например, логин и пароль в СЭД). ПЭП подтверждает факт формирования ЭП определённым лицом, но не гарантирует неизменность документа после подписания.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП): Формируется с помощью криптографических преобразований информации и позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, а также обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после его подписания. Для создания НЭП используются ключи электронных подписей и сертификаты, выданные удостоверяющим центром.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП): Обладает всеми признаками НЭП, но для её создания используется квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный аккредитованным удостоверяющим центром. КЭП признаётся равнозначной собственноручной подписи на бумажном носителе и может использоваться без дополнительных соглашений между участниками электронного взаимодействия.

Получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства, которая также проводит проверку действительности электронной подписи для подтверждения её юридической значимости.

Государственные информационные системы и электронные архивы

Цифровизация делопроизводства активно поддерживается государством через создание и внедрение информационных систем:

Постановление Правительства РФ от 24 июля 2021 г. № 1264 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» регулирует механизмы электронного взаимодействия между государственными органами, что является важным шагом к безбумажному документообороту.
Постановление Правительства РФ от 15 февраля 2022 г. № 172 «О государственной информационной системе «Типовое облачное решение системы электронного документооборота»» предусматривает автоматизацию таких функций делопроизводства, как приём, первичная обработка и предварительное рассмотрение входящих документов, а также их хранение в электронном виде до передачи на централизованное хранение. Это способствует унификации и стандартизации процессов ЭДО в госорганах.
Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утверждённые Приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69, служат ориентиром для государственных органов при создании и оценке СЭД и СХЭД. Эти требования обеспечивают соответствие систем нормам архивного дела и гарантируют надёжное хранение электронных документов.

Цифровизация не отменяет принципы формирования дел, но трансформирует их, перенося акцент с физической обработки на логическую структуру и метаданные. Она открывает новые возможности для повышения эффективности, ускорения доступа к информации и обеспечения её долгосрочной сохранности.

Заключение

Формирование дела в современном делопроизводстве – это не просто технический процесс, а комплексная система управления информацией, которая лежит в основе эффективной и юридически безупречной работы любой организации. Как показал наш анализ, этот процесс охватывает широкий спектр задач, начиная от строгого соблюдения нормативно-правовой базы и заканчивая адаптацией к вызовам цифровой эпохи.

Ключевым выводом является то, что эффективность формирования дел напрямую зависит от актуальности используемых знаний и инструментов. В условиях динамично меняющегося законодательства и стандартов (особенно с учётом вступления в силу ГОСТ Р 7.0.8-2025 и ГОСТ Р 7.0.97-2025), критически важно постоянно обновлять методологическую базу и практические навыки. Глубокое понимание целей и принципов формирования дел, детальное знание этапов и правил оформления, а также учёт специфики различных категорий документов (кадровых, распорядительных, бухгалтерских, переписки) позволяют избежать типичных ошибок и обеспечить сохранность и доступность информации.

Особое внимание заслуживает влияние цифровизации. Электронный документооборот не просто меняет форму документов, но и трансформирует сам подход к их систематизации, хранению и использованию. Законодательное регулирование электронных подписей и создание государственных информационных систем для электронных дел подчёркивают необратимость этого процесса. Успешное внедрение электронного делопроизводства требует не только технологической оснащённости, но и переосмысления традиционных правил формирования дел в цифровом контексте.

Таким образом, формирование дел является фундаментальным элементом системы управления документами, обеспечивающим её жизнеспособность и надёжность. Для студентов и специалистов в области делопроизводства, документоведения и архивного дела освоение этих знаний является необходимым условием для успешной профессиональной деятельности. Дальнейшие исследования в этой области должны быть сосредоточены на развитии стандартов для гибридного документооборота, совершенствовании алгоритмов автоматизированного формирования электронных дел и интеграции архивных систем с новейшими информационными технологиями, чтобы полностью реализовать потенциал цифровой трансформации в сфере управления документами.

Список использованной литературы

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
ГОСТ Р 7.0.8-2025. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
ГОСТ Р 7.0.97-2025. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
Документоведение и делопроизводство: основы документоведения, виды, функции документов, технологии делопроизводства: учебное пособие / А. В. Охотников, Е. А. Булавина. М., Ростов н/Д: МарТ, 2014. 288 с.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. М., Новосибирск, 2011.
Нашивочникова В.Н. Полный справочник кадровика. СПб.: Питер, 2011.
Образцы документов по делопроизводству: руководство к составлению / М. В. Стенюков. М.: Приор-издат, 2012. 176 с.
Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудрявцева. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФА-М, 2011.
Современное делопроизводство: понятие ДОУ, оформление управленческих документов, кадровое делопроизводство / Н. М. Березина, Е. П. Воронцова, Л. М. Лысенко. СПб.: Питер, 2014. 256 с.
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Приказ Росархива от 22.05.2019 N 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления».
Приказ Росархива от 11.04.2018 N 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях».
Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
Постановление Правительства РФ от 15.02.2022 N 172 «О государственной информационной системе «Типовое облачное решение системы электронного документооборота».
Приказ Росархива от 31.07.2023 N 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».
С 1 декабря 2021 г. вступает в силу новый порядок обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия.
Об определении понятия «документ в электронном виде».
Постановление Правительства Российской Федерации «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти…»
Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота.
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Основные федеральные законы, регулирующие делопроизводство. Архивное делопроизводство. Федеральное архивное агентство. Институт переподготовки и повышения квалификации ВИАКАДЕМИЯ.
ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2025. Pro-personal.ru.
Формирование дел: правила есть, но вопросы остаются. Sekretariat.ru.
Новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту. Sekretariat.ru.
Новые ГОСТы по управлению документами. Sekretariat.ru.
Обзор нормативно-правовой базы делопроизводства. Последние и ожидаемые изменения. ECM-Journal.
Нормативные документы по делопроизводству: методические и правовые. Справочник секретаря и офис-менеджера.
Утверждены правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. КонсультантПлюс.
Утверждены новые правила хранения архивных документов. 1С:ИТС.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2025: изменения в оформлении документов. 1С:Предприятие.
Порядок передачи дел на архивное хранение. Сфера.
Формируем кадровые документы в дела. Kdelo.ru.
Делопроизводство в бухгалтерии: у каждого документа свой путь и свое место. Главбух.
Формирование дел в делопроизводстве. Подготовка дел к передаче в архив организации. Журнал Управление персоналом.
Формирование дел в организации и их текущее хранение. Profiz.ru.
Экспертиза ценности документов: этапы, порядок проведения, оформление результатов. Делис Архив.
Примеры группировки документов в дела. Образовательный центр «Успех».
Особенности оформления кадровых документов. Profkursy.ru.
Список кадровых документов, обязательных для организации. Контур.Экстерн.
Кадровое делопроизводство: цели, задачи, направления. Audit-it.ru.
Требования к оформлению дел постоянного срока хранения и по личному составу. Studfile.net.
Документы временного хранения. Profiz.ru.