Содержание
Введение3
1. Базовые международные стандарты по управлению документацией6
1.1. Стандарты ISO серии 90006
1.2. Стандарт ISO 154897
1.3. Стандарт MoReq Европейского союза10
2. Базовые международные стандарты по управлению безопасностью информации в организациях12
2.1. Стандарт ISO/IEC 17799:200512
2.2. Стандарт ISO/IEC 15408-9913
2.3. Стандарты ISO серии 2700014
Заключение15
Список литературы17
Выдержка из текста
Введение
В современных обществах разработка и внедрение стандартов во всех сферах деятельности является наиболее эффективным механизмом обеспечения согласованности действий и распространения лучших технологий и методов работы. Стандарты также необходимы организациям различных форм собственности при оценке качества произведенной продукции (работ, услуг) и ее соответствия нормам мировой практики.
Предмет исследования. Юридическую трактовку понятия «документ» дает Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации», в котором термины «документированная информация» и «документ» рассматриваются как синонимы. Согласно этому Закону «документированная информация (документ)» есть «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»[2]. В этом же значении термин «документ» используется и в двух основных Государственных Стандартах, регулирующих создание, оформление и использование документов – ГОСТ Р 6.30–97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 года № 273 и ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года № 28. Оба ГОСТа введены в действие с 1 января 1999 года. ГОСТ Р 6.30–97 действует в редакции Постановления Госстандарта России от 20 января 2000 года № 9-ст.
Объект исследования. В целом весь спектр такой документации охватывает три больших группы документов:
1. Документы, не относящиеся к категории международных (документы внутрироссийского оборота);
2. Международные документы;
3. Дипломатические документы.
Целью работы является изучение международного управления документооборотом. Международные документы включают в себя весь комплекс документации, исполняемый любым субъектом международной деятельности (кроме МИД и высших органов государственной власти и управления) и используемая на внешнеполитической арене, за исключением документов, относимых к категории дипломатических. Таким образом, любая организация, действующая на внешнеполитической арене и включенная в международный информационный обмен, создает и использует данную категорию документов.
Документы этой группы могут исполняться на русском, иностранном, на двух языках, либо на третьем языке, который считается международным в данной отрасли (как правило, на английском или французском). В отдельных случаях международные документы могут исполняться сразу на нескольких языках, например, документы многих международных неправительственных организаций часто исполняются сразу на всех официальных рабочих языках ООН – английском, французском, испанском, арабском, русском и китайском. В нашей стране международные документы исполняются с соблюдением отечественных стандартов ГОСТ Р 6.30–97 и ГОСТ Р 51141–98, а также требований ИСО.
Дипломатические документы это документы, образующиеся в результате деятельности министерства иностранных дел и высших органов государственной власти и управления на международной арене. Эта группа включает в себя следующие подгруппы документов:
1. Внутриведомственные дипломатические документы;
2. Дипломатическая переписка;
3. Международные правовые акты.
К внутриведомственным дипломатическим документам относятся документы, с помощью которых происходит обмен информацией между министерством иностранных дел (центром) и дипломатическими представительствами в зарубежных странах или при международных организациях, либо между двумя и более представительствами одной страны, расположенными в одном или разных государствах (например, переписка между Посольствами России в Латвии (Рига) и Литве (Вильнюс).
При подготовке и исполнении этих документов, как правило, руководствуются теми стандартами и нормами, которые приняты в данной стране, то есть, применительно к деятельности внешнеполитического ведомства Российской Федерации, это ГОСТ Р 6.30–97 и ГОСТ Р 51141–98.
Дипломатическая переписка представляет собой комплекс документов, «посредством которых осуществляются письменные официальные сношения между государствами и которые выражают позицию государства по тому или иному вопросу международной жизни». Дипломатическая переписка является одной из основных форм дипломатической деятельности государства по осуществлению целей и задач его внешней политики.
В отношении языка, на котором ведется дипломатическая переписка, следует отметить следующее. Формально министерство иностранных дел РФ с дипломатическими представительствами иностранных государств и дипломатические представительства России за рубежом с МИД страны пребывания могут вести переписку на языке своей страны. Однако это иногда может вызвать у получивших документ трудности с переводом и задержку в рассмотрении поставленных в документе вопросов. Поэтому на практике этот вопрос решается следующим образом:
1) по договоренности с ведомством иностранных дел или с посольством переписка ведется на каком-либо третьем языке
2) переписка ведется на языке своей страны с приложением к каждому документу его неофициального перевода.
1.2. Стандарт ISO 15489
Стандарт ISO 15489 «Information and documentation – Records management» («Информация и документация – Управление документами») был принят в 2001 г. Он содержит общие требования и методологию управления документами на всех видах носителей и во всех форматах. ISO 15489 был разработан на основе стандарта Австралии AS 4390 «Records management». Определяющая идея AS 4390 – управление документацией является важнейшей частью управления деловой деятельностью организации, т. к. документ по своей сути является не только входом и/или выходом деловых операций, но и юридическим свидетельством их выполнения.
В стандарте даны определения более двух десятков основных терминов, включая базовые – «документ» и «управление документами». Термин «документ (record)» в стандарте определен как «информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или управленческой деятельности», а «управление документами (records management)» – как «область управления, отвечающая за эффективный и систематический контроль за созданием, получением, сохранностью, использованием и определением судьбы документов, включая процессы сбора и хранения свидетельств деловой деятельности и информации о ней в виде документов» .
В отличие от терминологии действующих национальных стандартов делопроизводства, в ISO 15489 основная нагрузка в термине «документ» приходится на функции, реализуемые документами в деловых процессах организаций, а не на формальные признаки документа.
Список использованной литературы
1. Березина, Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Л.М. Лысенко, Е.П. Воронцова. – СПб. : Питер, 2007. – 98 с.
2. Белов, А.Н. Делопроизводство и документооборот /А.Н. Белов, А.А. Белова. – М. : Изд-во Эксмо, 2005. – 278 с.
3. Демин, Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю.М. Демин. — СПб.: Питер, 2008. — 112 с.
4. Информационно – практический журнал «Делопроизводствоwww. TOP – PERSONAL.ru
5. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» www.delo-press.ru
6. Кирсанова, М.В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления: практ. пособие / М.В. Кирсанова. -М.: Омега-Л, 2007. — 256 с.
7. Кашанина, Т.В. Корпоративные (внутрифирменные) акты / Т.В. Кашанина. – М.: Юристь, 2004.- 118 с.
8. Спивак, В.А.Документирование управленческой деятельности. (Делопроизводство) / В.А. Спивак. — СПб. : Изд-во Питер, 2005. — 215 с.
Дополнительная:
9. Кудряев, В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряев. – М.: Инфра-М, 2001. – 776 с.
10. Мурадьян, Э.М. Образцы гражданско-правовых документов / Э.М. Мурадьян. – М.: Юристь, 2001. – 245 с.
11. Куницын, А.Р. Образцы заявлений и жалоб в суд / А.Р. Куницын. — М.: Солекс, 2001.- 278 с.
12. Перевезенцева, Г.Н. Делопроизводство в кадровой работе / Г.Н. Перевезенцева. — М.: НПЦ Профессионал-Ф, 2001. — 187 с.
13. Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция / М.И. Басаков. — Ростов н/Дону: Изд-во «Феникс», 2001. — 224 с.
14. Павлюк, Л.В. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере / Л.В. Павлюк. — М.: Герда, 1998. — 272 с.
15. Андреянова, В.В. Как организовать делопроизводство на предприятии / В.В. Андриянова. — М.: ИНФРА-М, 1997. — 212 с.
16. Самыкина, И.В. Энциклопедия офиса: практ. руководство / И.В. Самыкина. — М.: БИНОМ, 1995. — 234 с.
17. Айман, Т.О. Справочник кадровика: трудовые документы / Т.О. Айман. – М.: Инфра-М, 2003. – 156 с.
18. Волкова, Д.В. Деятельность международной организации по стандартизации (ISO) / Д.В. Волкова // Делопроизводство. – 2006. — № 2. – С.11-19.
19. ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. : Изд-во стандартов, 1998. – 65 с.
20. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М. : Изд-во стандартов, 2003. – 28 с.
21. Доронина, Л.А. Новые информационные технологии хранения документов организации / Л.А. Доронина // Управление персоналом. – 2002. — № 2.
22. Илюшенко, М.П. Документная информация: свойства и особенности / М.П. Илюшенко // Делопроизводство. – 2006. — № 2.
23. Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения. – М.: ВНИИДАД. – 2000. – 23 с.
24. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения – М.: ВНИИДАД. – 2000. – 27 с.
25. Российская Федерация. Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации : [Постановление Правительства Российской Федерации] // Сборник законодательства РФ. – 1995. – 12 с.
26. Ларин, М. В. Управление документами на основе международного стандарта ИСО 15489-2001 / М. В. Ларин, О. И. Рысков. – М.: ВНИИДАД, 2005. – 111с.
27. Храмцовская, Н. А. Национальные стандарты в области электронного документооборота / Н. А. Храмцовская // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2004. – № 9. – С. 15.
28. Силков, С. В. К вопросу об обеспечении гарантий безопасности в объектах информационных технологий / С. В. Силков // Материалы конф. «Обеспечение безопасности информации в информационных системах», ноябрь 2004 г. – Минск: Акад. управления при Президенте Респ. Беларусь. – С. 72.