Негосударственный архив в Российской Федерации: Правовой статус, типология и проблемы комплектования в свете новых регуляторных и цифровых вызовов

Архивный фонд Российской Федерации (АФ РФ) представляет собой не просто хранилище документов, но и консолидированную историческую память нации. Это совокупность документов, имеющих непреходящее историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, подлежащих постоянному хранению. На начало 2024 года, согласно официальным данным, совокупный объем АФ РФ, находящийся на постоянном хранении в государственных и муниципальных архивах, превысил 557,5 млн единиц хранения. Однако эта впечатляющая цифра отражает лишь государственную часть фонда.

Актуальность изучения негосударственной части АФ РФ обусловлена тем, что она содержит колоссальный пласт информации о становлении гражданского общества, предпринимательства, личной жизни граждан и деятельности общественных институтов, которые не попали в сферу прямого государственного документооборота. Негосударственный архив — это не просто хранилище коммерческой документации; это живая летопись частной инициативы и общественной активности, проливающая свет на те аспекты истории, которые остаются за рамками официальных государственных документов.

Архивный фонд Российской Федерации, согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», делится на государственную и негосударственную части. При этом законодательство четко устанавливает принцип: целостность фонда, неотъемлемость и неотчуждаемость ценных документов гарантируется вне зависимости от форм собственности на них.

Данная работа ставит целью провести исчерпывающий анализ правового статуса, типологии и ключевых проблем сохранения негосударственной части АФ РФ, фокусируясь на последних изменениях в нормативно-правовом регулировании и влиянии федеральных цифровых инициатив.

Правовая деконструкция: Статус и типология негосударственной части АФ РФ

Ключевым отличием современного российского архивного права от советского является признание права собственности на архивные документы, и именно этот принцип лег в основу деления АФ РФ, обусловив специфику работы с негосударственным сектором.

Архивные документы как частная собственность

Согласно статье 9 ФЗ № 125, к частной собственности относятся архивные документы:

1. Негосударственных организаций, включая коммерческие структуры, общественные и религиозные объединения.
2. Граждан, созданные или законно приобретенные ими (так называемые личные фонды, семейные и родовые архивы).

Правовой статус этих документов двойственен. С одной стороны, они являются объектом частной собственности, что дает владельцу право распоряжаться ими. С другой стороны, если в результате экспертизы ценности эти документы признаются частью Архивного фонда РФ, на них автоматически распространяется режим государственного попечения (статья 13 ФЗ № 125). Это означает, что хотя собственник может и дальше хранить документы у себя, он обязан обеспечить их сохранность в соответствии с государственными стандартами и, в случае необходимости, предоставить государственным архивам возможность создания страховых копий, поскольку общественная ценность таких документов превалирует над исключительно частными интересами.

Классификация негосударственных архивов

Архивы негосударственной части могут быть классифицированы по форме собственности и типу происхождения документов:

Критерий классификации	Тип архива	Правовой статус	Специфика документов
Форма собственности (Юр. лицо)	Архивы коммерческих организаций (АО, ООО и т.д.)	Частная собственность. Обязательства по хранению документов по личному составу.	Финансовая, управленческая, производственная документация.
Форма собственности (Некоммерческий)	Архивы общественных и религиозных объединений	Частная/коллективная собственность. Часто имеют высокую историческую ценность.	Документы о деятельности, протоколы, переписка, мемориальные материалы.
Происхождение (Физ. лицо)	Личные фонды и семейные архивы	Частная собственность гражданина.	Рукописи, дневники, фотографии, переписка, документы о творческой/научной деятельности.

Экспертиза ценности документов (ЭЦД) является ключевым механизмом включения негосударственных документов в состав АФ РФ. ЭЦД проводится экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) государственных архивов совместно с собственниками. Только после официального признания документа имеющим историческую, научную или культурную ценность, он становится неотъемлемой частью АФ РФ.

Проблемы комплектования негосударственной части АФ РФ: От добровольности к системному риску

Комплектование (процесс систематического пополнения архивов документами) негосударственной части АФ РФ — одна из наиболее сложных и наименее регулируемых сфер архивного дела. Если государственные организации обязаны передавать документы в госархивы, то для негосударственного сектора это взаимодействие носит иной, менее директивный характер.

Договорная основа комплектования как ключевая коллизия

Центральной проблемой является тот факт, что негосударственные организации включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов **на договорной основе**.

В отличие от императивных норм, применяемых к государственным учреждениям, договорная основа предполагает добровольное согласие собственника на передачу документов на постоянное хранение. Этот механизм создает следующие системные риски:

1. Неполнота фонда: Государство не может в полной мере гарантировать, что все ценные документы, созданные частным сектором (например, крупными корпорациями, влиятельными общественными движениями или значимыми частными лицами), будут переданы на хранение. Собственник может предпочесть уничтожить или коммерциализировать документы, именно поэтому историки и исследователи часто сталкиваются с лакунами в изучении ключевых процессов последнего тридцатилетия.
2. Нерепрезентативность: Источниковая база, формируемая государственными архивами, становится искаженной. Если в архиве представлены только те негосударственные организации, которые согласились сотрудничать, то историческая картина, основанная на этих источниках, будет неполной и однобокой.
3. Отсутствие консолидированного учета: Как отмечалось выше, документы негосударственной части АФ РФ, находящиеся в частной собственности, не имеют консолидированной общей статистики по объему. Учет ведется только через государственную регистрацию по запросам органов Росархива, что создает «слепую зону» в понимании реального объема и состава исторического наследия, хранящегося вне государственных структур.

Обеспечение сохранности при ликвидации негосударственных организаций

Одной из самых острых проблем является судьба документов негосударственных организаций при их банкротстве или ликвидации. Законодательство РФ (ч. 1 ст. 17 ФЗ № 125) возлагает на такие организации обязанность обеспечить сохранность своих архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков.

В случае ликвидации, особенно при банкротстве, эта обязанность переходит к конкурсному управляющему. Он обязан обеспечить передачу документов должника на хранение в государственные или муниципальные архивы.

Документы по личному составу (приказы о приеме, увольнении, лицевые счета, ведомости начисления зарплаты) необходимы гражданам для подтверждения трудового стажа и размера заработка, что напрямую влияет на их конституционное право на социальное обеспечение и пенсионное начисление. Непередача этих документов в архив является прямым нарушением прав граждан, требующим немедленного вмешательства надзорных органов.

Статистический контраст

Масштаб проблемы комплектования негосударственной части наиболее ярко иллюстрируется статистическим контрастом. Насколько велик разрыв между учетными системами?

Часть Архивного фонда РФ	Объем (Ед. хр. на 2024 г.)	Система учета	Основа комплектования
Государственная (Госархивы)	> 557,5 млн	Централизованная, консолидированная (обязательный учет)	Императивная (обязательная передача)
Негосударственная (Частная)	Не имеет консолидированной статистики	Децентрализованная (только по запросам Росархива)	Договорная (добровольная передача)

Этот дисбаланс подчеркивает, что государственное попечение над негосударственной частью АФ РФ, хотя и провозглашено, сталкивается с фундаментальными трудностями в обеспечении полноты фонда и прозрачности учета.

Актуальное правовое регулирование и этические аспекты использования документов

Эффективное управление негосударственными архивами требует не только понимания базового закона (ФЗ № 125), но и учета новейших подзаконных актов и этических ограничений, касающихся доступа к частной информации.

Обязательные правила для всех: Приказ Росархива № 77 (2023 г.)

Одним из наиболее значимых регуляторных событий последнего времени стало вступление в силу **Приказа Росархива от 31.07.2023 № 77**, утвердившего новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

Ключевое изменение: Эти Правила обязательны для соблюдения всеми организациями, включая коммерческие и некоммерческие структуры, вне зависимости от их формы собственности.

• Значение для негосударственного сектора: Если ранее коммерческие структуры могли руководствоваться общими, часто менее строгими внутренними положениями, то теперь они обязаны применять стандартизированные государством подходы к организации хранения, экспертизе ценности и учету документов. Это повышает требования к ведению архива в частном секторе, делая его более прозрачным и готовым к последующей передаче документов в случае ликвидации или добровольной передачи.

Ограничение доступа к личной и семейной тайне

Использование документов частной собственности, особенно личных фондов, требует строгого соблюдения баланса между правом исследователя на информацию и правом гражданина на неприкосновенность частной жизни.

Главное юридическое ограничение установлено частью 3 статьи 25 ФЗ № 125: доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, а также сведения о его частной жизни, устанавливается на срок 75 лет со дня их создания.

Этот 75-летний срок является юридическим барьером, защищающим права не только того, о ком идет речь, но и его прямых наследников. До истечения этого срока доступ может быть предоставлен только с письменного согласия самого гражданина (если он жив) или его наследников, либо по решению суда. Помимо личной тайны, организации-собственники документов вправе устанавливать ограничения доступа к документам, содержащим коммерческую, служебную или другую охраняемую законом тайну, на срок, определенный самой организацией.

Международные этические нормы

Правовые нормы дополняются этическими. Работа с личными фондами и частными коллекциями требует особого такта и профессиональной ответственности. В этом контексте особую роль играет Международный этический кодекс архивистов, принятый в Пекине в сентябре 1996 года.

Кодекс устанавливает, что архивист должен:

• Обеспечивать сохранность документов, сохраняя их достоверность.
• Соблюдать конфиденциальность в отношении информации, к которой доступ ограничен.
• Справедливо и беспристрастно предоставлять доступ к документам, не допуская дискриминации.

Принципы Кодекса служат основой для методических рекомендаций Росархива и влияют на практику работы с фондами личного происхождения, особенно в части использования непроверенных или потенциально компрометирующих сведений.

Влияние цифровых технологий и роль ГИС УИАД в негосударственном секторе

Цифровизация радикально меняет подходы к архивному делу. Для негосударственного сектора электронный архив становится не просто удобством, а инструментом обеспечения юридической значимости и сохранности документов.

Организация электронного архива в негосударственной организации

Негосударственные организации, активно переходящие на электронный документооборот (ЭДО), сталкиваются с необходимостью организации электронного архива, который должен соответствовать требованиям Приказа Росархива № 77.

Основные формы электронного архива:

Форма	Описание	Преимущества
Локальный архив	Физическое хранение данных на серверах организации.	Полный контроль над данными, безопасность.
Облачное хранилище	Хранение данных на внешних серверах оператора.	Снижение затрат на ИТ-инфраструктуру, масштабируемость.
Архив в СЭД оператора	Встроенный функционал системы электронного документооборота.	Бесшовная интеграция с процессом создания документов.

Критически важным аспектом является обеспечение юридической значимости электронных документов. Это достигается путем использования усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) и применения механизмов долговременного электронного хранения, которые гарантируют неизменность и читаемость данных на протяжении всего срока хранения (в том числе постоянного).

Перспективы удаленного доступа через ГИС УИАД

Взаимодействие негосударственного и государственного архивного сектора в цифровой среде будет во многом определяться федеральными инициативами, главной из которых является Государственная информационная система удаленного использования архивных документов (ГИС УИАД).

ГИС УИАД разработана Росархивом как единое окно доступа к оцифрованным фондам. Изначально система фокусировалась на документах государственных архивов, однако ее архитектура и цели предполагают интеграцию всех частей АФ РФ.

Запуск онлайн-доступа к миллионам цифровых копий документов через ГИС УИАД, запланированный, согласно последним данным, на сентябрь 2025 года, задает новый стандарт работы с архивными материалами, делая историческое наследие более доступным для всех граждан.

Для негосударственного сектора ГИС УИАД имеет двойное значение:

1. Стимулирование оцифровки: Чтобы их документы стали доступны широкому кругу исследователей, негосударственные организации (особенно общественные объединения и крупные частные фонды) будут заинтересованы в оцифровке и передаче метаданных для индексации в ГИС УИАД.
2. Упрощение передачи: Государственные архивы смогут принимать электронные документы, созданные в негосударственных СЭД, с последующей их интеграцией в ГИС УИАД. Это снижает бюрократические и логистические барьеры, которые часто препятствовали передаче частных архивов на постоянное хранение.

Таким образом, ГИС УИАД выступает как мощный инструмент государственного попечения, использующий цифровые технологии для повышения доступности и сохранности негосударственной части АФ РФ.

Заключение: Государственное попечение и пути решения проблем

Негосударственный архив в Российской Федерации занимает уникальное положение на стыке частной собственности и общественного достояния. С одной стороны, правовой статус документов негосударственного сектора определяется правом частной собственности, что предоставляет владельцу значительную свободу действий. С другой стороны, над этими документами, если они отнесены к АФ РФ, провозглашен принцип государственного попечения (ст. 13 ФЗ № 125), реализуемый через методическую помощь, создание страховых копий и прием документов на хранение.

Проведенный анализ выявил, что ключевые проблемы комплектования негосударственной части коренятся в договорном (добровольном) характере включения частных структур в списки источников комплектования, что ведет к неполноте и нерепрезентативности фонда. Кроме того, до недавнего времени наблюдался разрыв в нормативно-методическом обеспечении между государственным и негосударственным секторами.

Пути решения проблем лежат в следующих плоскостях:

1. Усиление регуляторной интеграции: Вступление в силу Приказа Росархива № 77 (2023 г.) устранило часть методических пробелов, сделав единые правила хранения и учета обязательными для всех организаций. Эффективное применение этого приказа должно стать приоритетом для федерального и региональных архивных агентств.
2. Стимулирование передачи через цифровые платформы: Активное развитие ГИС УИАД и предоставление негосударственным фондам возможности удаленного доступа к оцифрованным копиям их документов после передачи на хранение является мощным экономическим и репутационным стимулом.
3. Законодательное уточнение механизмов передачи: Необходимо дальнейшее развитие правовых и экономических инструментов (например, налоговые льготы, компенсации затрат на экспертизу и оцифровку), которые бы стимулировали добровольную передачу ценных документов в государственные архивы, снижая риски утраты исторического наследия, созданного частным сектором.

В конечном счете, сохранение негосударственной части АФ РФ — это не только задача архивистов, но и вопрос государственной политики по сохранению всей полноты исторической памяти России.

Список использованной литературы

1. Безрученко Г., Горбатова Л. Отражение неденежных расчетов в бухгалтерском учете: российская практика // Вопросы экономики. 2000. №5. С. 119.
2. Болтина В. Д. Строкой архивного документа: сборник статей и очерков. Павлодар: Типография Сытина, 2012.
3. Булюлина Е. В. Документ как объект научного исследования: научно-методическое пособие. Волгоград: Изд-во Волгоградского гос. ун-та, 2012.
4. Бурова Е. М. Архивоведение: (теория и методика). Москва: Изд. дом МЭИ, 2012.
5. Быкова Т. А. Делопроизводство. Москва: ИНФРА-М, 2012.
6. Харусь О. А. Документ: история, теория, практика. Томск: Изд-во Томского ун-та, 2012.
7. Яковлев А. Раскрытие информации о предприятиях и проблемы классификации неденежных трансакций // Вопросы экономики. 2000. №5. С. 91.
8. Информационный бюллетень «Вестник архивиста». URL: www. vestarhiv ru. (дата обращения: 09.10.2025).
9. Организация архива в компании (часть 1). URL: https://delo-press.ru/articles/archivnoe-delo/organizatsiya-arkhiva-v-kompanii-chast-1/ (дата обращения: 09.10.2025).
10. Статья 9. Архивные документы, относящиеся к частной собственности // Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 04.08.2023) «Об архивном деле в Российской Федерации». Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_50974/d5c4146a7be7c780965c71a39f04fa6996d91f24/ (дата обращения: 09.10.2025).
11. Архив в организации: Внесение оцифрованных документов в электронный архив. URL: https://nmsgc.org/articles/arxiv-v-organizacii/ (дата обращения: 09.10.2025).
12. Топ 10: Электронные архивы (для России). URL: https://doc-online.ru/blog/elektronnye-arhivi-top-10 (дата обращения: 09.10.2025).
13. Фонды личного происхождения: проблемы формирования и использования (на примере Национального архива Республики Хакасия). URL: https://cyberleninka.ru/article/n/fondy-lichnogo-proishozhdeniya-problemy-formirovaniya-i-ispolzovaniya-na-primere-natsionalnogo-arhiva-respubliki-hakasiya/ (дата обращения: 09.10.2025).
14. Электронный архив документов: какие бывают виды и как его сформировать в организации. URL: https://astral.ru/articles/edo/56578/ (дата обращения: 09.10.2025).
15. О некоторых аспектах нормативно-правового и методического обеспечения работы архивных учреждений с негосударственными организациями, включенными в список источников комплектования. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/o-nekotoryh-aspektah-normativno-pravovogo-i-metodicheskogo-obespecheniya-raboty-arhivnyh-uchrezhdeniy-s-negosudarstvennymi/ (дата обращения: 09.10.2025).
16. Статья 13. Государственное попечение над негосударственными архивами // Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 04.08.2023) «Об архивном деле в Российской Федерации». Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_50974/597c27636e053f3e79e658394ec59b5832729938/ (дата обращения: 09.10.2025).
17. Правовые основы доступа к архивным документам в России. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/pravovye-osnovy-dostupa-k-arhivnym-dokumentam-v-rossii/ (дата обращения: 09.10.2025).
18. Архивный фонд Российской Федерации. URL: https://archives.gov.ru/archivnyj-fond-rossijskoj-federacii.shtml (дата обращения: 09.10.2025).
19. Архивное право: использования документов Архивного фонда Российской Федерации; полная регламентация всего управления архивным делом. Шаповалова Т. И. Учебное пособие. URL: https://nmsgc.org/wp-content/uploads/2021/05/Arhivnoe-pravo.-Uchebnoe-posobie.-SHapovalova-T.I.-1.pdf (дата обращения: 09.10.2025).
20. О состоянии и развитии архивного дела в государствах – участниках СНГ. URL: https://e-cis.info/upload/iblock/938/9389a08e7345388c7f99d9196b025f18.pdf (дата обращения: 09.10.2025).
21. Архив на предприятии: организация хранения документов. URL: https://bindmarket.ru/publikatsii/arxiv-na-predpriyatii-organizaciya-xraneniya-dokumentov (дата обращения: 09.10.2025).
22. Комплектование государственных и муниципальных архивов в современный период: работа с источниками комплектования, проблемы и перспективы. URL: https://www.mos.ru/upload/documents/docs/AV_28_2024.pdf (дата обращения: 09.10.2025).
23. Архивные документы негосударственных организаций — неотъемлемая часть историко-культурного наследия России: правовые коллизии. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/arhivnye-dokumenty-negosudarstvennyh-organizatsiy-neotemlemaya-chast-istoriko-kulturnogo-naslediya-rossii-pravovye-kollizii/ (дата обращения: 09.10.2025).