Архивная опись и Информационный язык: Комплексный анализ в контексте Правил Росархива 2023 года

Актуальность и нормативная база исследования

В эпоху стремительного роста объемов информации и её трансформации в электронный формат, роль архивов как хранителей исторической памяти и документационного ресурса государства становится критически важной. Однако ценность архивных фондов определяется не только их физическим наличием, но и доступностью, которая напрямую зависит от качества научно-справочного аппарата (НСА). Ключевым звеном этой системы является архивная опись.

Актуальность изучения архивной описи в настоящее время обусловлена не только ее фундаментальной ролью в архивоведении, но и недавним обновлением нормативно-правовой базы Российской Федерации. Внедрение новых Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденных Приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77, требует пересмотра и углубленного анализа методики работы с описями, поскольку этот нормативный акт стал основным регулятором деятельности архивов, закрепляя современные требования к структуре и оформлению документации.

Целью данного исследования является комплексный академически структурированный анализ понятия, функций, типологии архивной описи, а также углубленное изучение специфики информационного языка, используемого при ее составлении, в строгом соответствии с действующими федеральными нормами и ГОСТами.

Структура работы призвана последовательно раскрыть нормативные основы, функциональное назначение и методологические требования к составлению описей, чтобы предоставить архивистам и делопроизводителям исчерпывающее руководство по работе в соответствии с новыми стандартами.

Теоретические основы и нормативное закрепление понятия архивной описи

В архивоведении опись выступает не просто как перечень документов, а как основной инструмент учета и раскрытия содержания архивного фонда.

Ключевой тезис: Официальное определение понятия закреплено в сфере стандартизации. Согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (термин 132), архивная опись — это «архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания».

Таким образом, опись является двойственным документом: она сочетает в себе функции справочника (поскольку раскрывает содержание и обеспечивает поиск) и учетного документа (поскольку фиксирует факт наличия и местонахождение каждой единицы хранения). И что из этого следует? Это означает, что некачественно составленная опись не только затрудняет поиск информации для исследователя, но и ставит под угрозу юридическую и физическую сохранность документов.

Правовая основа составления описей: Актуальные требования

Фундамент для единообразной и юридически корректной работы с архивными описями заложен в федеральном законодательстве и детализирован в ведомственных нормативно-правовых актах.

Основным действующим регулятором, устанавливающим требования к составлению и ведению описей, является Приказ Федерального архивного агентства (Росархив) от 31 июля 2023 г. № 77. Этот документ, заменивший предыдущие «Правила», детально регламентирует весь цикл работы с документами Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ), от их комплектования до использования.

Согласно этим Правилам, опись является обязательным элементом системы государственного учета документов, и ее составление — неотъемлемая часть делопроизводства организаций, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. В частности, НПА устанавливает:

1. Формализация: Утверждены рекомендуемые образцы описей (например, Приложение N 9 для дел постоянного хранения), что обеспечивает стандартизацию и упрощает процесс внедрения новых требований.
2. Обязательность: Опись является основанием для передачи дел из делопроизводства организации в архив, а также для внесения данных о фонде в централизованные государственные реестры.

Объект описания: Единица хранения и единица учета

Для понимания структуры описи необходимо четко определить ее объект. Объектом описания в описи выступает единица хранения (синонимично — единица учета).

Единица хранения (единица учета) — это физически обособленный документ или совокупность документов (дело), имеющая самостоятельное значение и помещенная в отдельную обложку или контейнер. Каждая единица хранения получает в описи свой уникальный порядковый номер, который, в совокупности с номером фонда и описи, образует уникальный архивный шифр (например, Ф. 123. Оп. 1. Д. 45), однозначно идентифицирующий ее местоположение.

Объектом описания могут быть:

• Переплетенные дела, сформированные по номенклатуре.
• Особо ценные или крупноформатные документы, хранящиеся отдельно.
• Комплекс электронных документов, сформированный как электронное дело.

Функциональное назначение описи в системе научно-справочного аппарата (НСА)

Архивная опись — это многофункциональный инструмент, значение которого выходит далеко за рамки простого перечня. В системе архивоведения она выполняет три ключевые, взаимосвязанные функции.

| Функция | Суть и назначение | Практическое проявление |
| :— | :— | :— |
| Учетная | Обеспечение контроля за наличием, физическим состоянием и перемещением каждой единицы хранения. | Итоговая запись в описи; основа для сверок наличия; фиксация выбытия/поступления дел. |
| Информационная | Раскрытие состава и содержания документов фонда, обеспечение возможности поиска конкретной информации пользователем. | Содержится в заголовках дел, крайних датах, примечаниях; выступает как путеводитель по содержанию фонда. |
| Классификационная | Закрепление принятой схемы систематизации дел внутри архивного фонда или его структурной части. | Порядок расположения заголовков в описи (например, по структурным подразделениям, по хронологии или по функциям). |

Без реализации этих функций архив превращается в бессистемное хранилище, недоступное для эффективного использования, поэтому к качеству заголовков и их систематизации предъявляются особо строгие требования.

Роль описи в формировании НСА архива

Архивная опись является первичным (базовым) архивным справочником. Это означает, что она служит фундаментом, на котором строится вся иерархия научно-справочного аппарата архива.

Система НСА включает в себя:

1. Описи (первичный уровень, содержащий максимально детализированное описание единиц хранения).
2. Каталоги (вторичный уровень, систематизирующий информацию по предметным, тематическим или географическим признакам, используя данные из описей).
3. Путеводители (третичный уровень, дающий общую характеристику фондов архива, включая сведения о наличии описей).
4. Обзоры (тематические или фондовые, создаваемые на основе анализа содержимого описей).

Таким образом, если опись составлена некачественно, с «глухими» заголовками или нарушением систематизации, это автоматически снижает эффективность всего последующего справочного аппарата и затрудняет информационный поиск.

Сроки и условия составления

Составление описей — это регламентированный процесс, привязанный к циклу делопроизводства. Описи составляются в организации ежегодно по завершении делопроизводственного года. Это происходит только после важнейшей процедуры — экспертизы ценности документов.

В ходе экспертизы определяются сроки хранения дел (постоянное, временное или по личному составу). Только после этого дела, отобранные для передачи в архив, систематизируются и вносятся в соответствующие описи. Этот процесс гарантирует, что в архив будут переданы только те документы, которые имеют историческую, научную, практическую или иную ценность. Необходим ли нам такой строгий регламент? Ведь именно благодаря ему обеспечивается сохранность наиболее ценной части документального наследия!

Классификация, структурные элементы и требования к оформлению описей

Архивное дело требует дифференцированного подхода к документам с разными сроками хранения, что порождает типологию архивных описей.

Типология описей (согласно Приказу Росархива № 77):

1. Описи дел постоянного хранения. Составляются на дела, подлежащие вечному хранению в государственном или муниципальном архиве.
2. Описи дел временного (свыше 10 лет) хранения. Предназначены для документов, имеющих длительный, но ограниченный срок хранения.
3. Описи дел по личному составу. Составляются отдельно, поскольку эти документы имеют длительные сроки хранения (до 50/75 лет) и используются для социально-правового обеспечения граждан.
4. Описи электронных дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Имеют особые требования к описанию метаданных.
5. Специальные описи (например, описи судебных, следственных дел, научно-технической документации), которые могут иметь свою специфическую форму.

Все виды описей имеют схожую структуру, состоящую из трех основных частей: перечня описательных статей, итоговой записи и вспомогательного справочного аппарата.

Обязательные элементы описательной статьи

Описательная статья является ядром описи и содержит всю необходимую информацию о конкретной единице хранения. Актуальный нормативный акт, Приказ Росархива от 31.07.2023 N 77, в своем Приложении N 9 устанавливает форму и содержание описательной статьи (графы):

| Графа | Название элемента | Назначение |
| :— | :— | :— |
| 1 | N п/п (Порядковый номер) | Учетная функция; уникальный номер дела в данной описи. |
| 2 | Индекс дела | Шифр дела, соответствующий номенклатуре дел организации. |
| 3 | Заголовок дела | Информационная функция; краткое, но исчерпывающее содержание документов дела. |
| 4 | Крайние даты | Хронологические рамки дела (дата самого раннего и самого позднего документа). |
| 5 | Количество листов | Физический объем дела; основа для контроля сохранности. |
| 6 | Примечания | Дополнительные сведения (наличие копий, отсутствие листов, физическое состояние, язык, особенности печати). |

Ключевым требованием является внесение заголовков дел в опись в точном соответствии с их формулировками, вынесенными на обложку дела при его оформлении.

Вспомогательный справочный аппарат (Усиление)

Помимо перечня дел, опись всегда сопровождается вспомогательным справочным аппаратом, который делает ее удобной для использования и обеспечивает методологическую корректность. Полный состав этого аппарата включает:

1. Титульный лист. Содержит официальные реквизиты фонда, архива, номер описи и крайние даты дел.
2. Содержание (Оглавление). Для многотомных описей, указывающее на разделы и подразделы.
3. Предисловие. Историческая справка о фондообразователе, анализ состава документов, объяснение принципов систематизации.
4. Список сокращений. Расшифровка всех специальных или часто используемых сокращений.
5. Лист-заверитель. Удостоверяет количество листов, внесенных в опись, и заверяется подписью ответственного лица.
6. Переводные таблицы архивных шифров. Критически важный элемент, который составляется при переработке описи (например, изменении нумерации фонда или систематизации) и служит для сопоставления старых и новых архивных обозначений, сохраняя преемственность доступа к информации.

Принципы систематизации

Систематизация единиц хранения внутри описи — это классификационная функция в действии. Она закрепляет логический порядок расположения дел. Основные принципы систематизации, применяемые в архивоведении:

• Структурный принцип: Дела располагаются по названиям структурных подразделений организации в соответствии с утвержденной структурой.
• Хронологический принцип: Расположение дел по годам их заведения или завершения.
• Функциональный принцип: Дела группируются по функциям деятельности организации (например, «Финансы», «Кадры», «Производство»).
• Тематический/предметный принцип: Группировка по содержанию или предмету документов (часто используется для коллекций или научно-технической документации).

При составлении описей, как правило, используется комбинация принципов, например, структурно-хронологический (сначала по подразделениям, а внутри подразделений — по годам).

Информационный язык архивной описи: Глубокий анализ лексики и синтаксиса

Архивная опись — это не просто документ, это информационно-поисковая система, функционирующая на основе специализированного языка.

Информационный язык архивной описи (ИЯ) представляет собой специализированный информационно-поисковый язык (ИПЯ), который используется для создания заголовков, аннотаций и других элементов описания. Его главная задача — обеспечить однозначность, точность и стандартизацию описания документов, что критически важно для машинной обработки и эффективного поиска.

ИЯ описи отличается от естественного языка: он использует строго нормированную лексику (архивные термины), грамматику (фиксированный порядок слов в заголовке) и синтаксис, исключающий двусмысленность.

Синтаксис заголовков дела: Рекомендованная последовательность элементов

Центральным элементом ИЯ описи является заголовок дела (графа 3), который должен быть максимально информативным. Методические рекомендации устанавливают четкую, рекомендованную последовательность элементов в заголовке, что обеспечивает его единообразное индексирование:

Вид документа/дела + Автор + Адресат/Корреспондент + Краткое содержание + Географический признак + Дата/Период

Детализированная последовательность элементов заголовка:

1. Название вида дела (или разновидности документов): (Например: Переписка, Журнал, Протоколы, Приказы, Доклады).
2. Название автора документа (органа, подразделения): (Например: Отдел кадров, Бухгалтерия).
3. Название адресата или корреспондента: (Например: с Министерством финансов, Совету директоров).
4. Краткое, но конкретное содержание документов дела: (Например: о подготовке годового отчета, по вопросам капитального строительства).
5. Название местности (территории): (Географическая привязка, если она существенна для содержания).
6. Дата (период), к которой относятся документы дела: (Точное указание года или периода).

Пример корректного заголовка: «Протоколы (1) заседаний (4) Ученого совета (2) об утверждении (4) номенклатуры дел (4) за 2025 год (6)».

Требования к точности формулировок и запрещенные обороты

Требования к точности формулировок в ИЯ описи являются строгими, поскольку они напрямую влияют на юридическую силу и поисковую эффективность.

Ключевые требования к точности:

• Копийность и подлинность: В заголовках дел, содержащих копии, обязательно указывается их копийность («Копии приказов…»), тогда как подлинность документов в заголовке не оговаривается, поскольку по умолчанию предполагается, что дело содержит оригиналы.
• Уточнения: Для повышения информативности в заголовки могут вноситься уточнения, такие как номера приказов, протоколов или конкретные фамилии.

Запрещенные («глухие») формулировки:

Для обеспечения эффективности поиска категорически не допускается использование обобщенных, «глухих» заголовков, которые не раскрывают конкретное содержание дела. Такие формулировки, если они попадают в опись, подлежат немедленному усовершенствованию или переработке.

Недопустимый (Глухой) Заголовок	Причина запрета	Требуемое усовершенствование
«Общая переписка»	Не раскрывает ни предмет, ни корреспондентов, ни период.	Разделение по предмету: «Переписка с Росархивом о проведении экспертизы ценности документов».
«Материалы»	Слишком общее наименование вида документации.	Конкретизация: «Аналитические материалы по результатам проверки финансово-хозяйственной деятельности».
«Разная переписка»	Не позволяет осуществить индексирование по содержанию.	Разделение по функциональному признаку: «Переписка с региональными архивами по вопросам комплектования».

Строгое соблюдение этих требований к лексике и синтаксису гаранти��ует, что информационный язык описи служит надежным мостом между архивным фондом и исследователем, обеспечивая быстрый и однозначный доступ к документам АФ РФ.

Заключение: Значение стандартизации описей для архивоведения

Архивная опись является краеугольным камнем научно-справочного аппарата, выполняя одновременно учетную, информационную и классификационную функции. Ее значение в архивоведении невозможно переоценить: она не только обеспечивает физическую сохранность и контроль за наличием документов, но и выступает основным средством раскрытия их содержания для широкого круга пользователей.

В свете принятия Приказа Росархива от 31 июля 2023 г. № 77, требования к структуре и оформлению описей приобрели высокую степень стандартизации и детализации, что позволяет избежать разночтений при формировании единиц хранения. Четкое следование шести обязательным графам описательной статьи, включение полного вспомогательного справочного аппарата (включая переводные таблицы шифров) и, самое главное, строгое соблюдение правил формирования информационного языка — вот ключевые условия для обеспечения эффективности современного архива.

Критическая роль стандартизированного информационного языка описи, с его четко регламентированным синтаксисом и категорическим исключением «глухих» формулировок, заключается в его способности преобразовывать физический массив документов в логически структурированную и доступную информационную базу. Только благодаря такой методологической корректности архивы могут выполнять свою главную миссию: гарантировать сохранность и обеспечивать эффективное использование документального наследия для научных, исторических и социально-правовых нужд общества.

Список использованной литературы

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. – 2004. – № 43. – Ст. 4169.
2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1998-07-01. – М.: Госстандарт России, 1998. – 23 с.
3. Алексеева, Е.В. Архивоведение: Учебник / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. – М.: Академия, 2006. – 272 с.
4. Булюлина, Е.В. Архивоведение: Учебное пособие. – Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2005. – 96 с.
5. Вовкотруб, О.В. Архивоведение: Учебное пособие / О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова. – Пенза: ПГУ, 2005. – 132 с.
6. Непогода, А.В. Делопроизводство компании / А.В. Непогода, П.А. Семченко. – М.: Омега-Л, 2009. – 478 с.
7. Анализ присланных анкет по оцифровке архивных документов (Росархив, ВНИИДАД, 2014). URL: http://archives.gov.ru/upload/documents/nauka-edu/analit-obzor-2014.pdf (дата обращения: 22.10.2025).
8. Архивные описи. Назначение функции описи. URL: https://studfile.net/preview/5753965/page:17/ (дата обращения: 22.10.2025).
9. Методические рекомендации по усовершенствованию и переработке описей дел (архив Татарстана). URL: https://arhiv.tatarstan.ru/file/pub/pub_2667189.pdf (дата обращения: 22.10.2025).
10. Методические рекомендации по составлению архивных описей / Росархив; ВНИИДАД. Ессентуки, 2003. URL: https://gosuslugi.ru/netcat_files/14/78/Metodicheskie_rekomendacii_po_sostavleniyu_arhivnyh_opisey.pdf (дата обращения: 22.10.2025).
11. Основные правила работы архивов организаций. 2002. [Электронный ресурс]. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».
12. Основные правила работы государственных архивов [Электронный ресурс]. URL: http://www.arhivnoedelo.ru (дата обращения: 22.10.2025).
13. Опись дел: назначение, виды и правила составления // Архивс. URL: https://archivs.by/publikacii/opis-del-naznachenie-vidy-i-pravila-sostavleniya/ (дата обращения: 22.10.2025).
14. Опись как основной архивный справочник / Электронный научный архив УрФУ. 2020. URL: https://elar.urfu.ru/bitstream/10995/104925/1/978-5-7996-3023-9_2020_199-204.pdf (дата обращения: 22.10.2025).
15. Организация работы архива, май 2011 [Электронный ресурс] // Мосархив. URL: http://www.mosarchiv.ru (дата обращения: 22.10.2025).
16. Понятие и назначение архивной описи: особенности информационного языка // Studgen. URL: https://studgen.ru/referat/ponyatie-i-naznachenie-arhivnoy-opisi-osobennosti-informacionnogo-yazyka (дата обращения: 22.10.2025).
17. Правила заполнения описи дел постоянного хранения // ПроектАрхив. URL: https://proektarhiv.ru/pravila-zapolneniya-opisi-del-postoyannogo-hraneniya/ (дата обращения: 22.10.2025).
18. Требования к составлению описей дел, документов // Государственный архив в городе Ирбите. URL: https://xn—-7sbecd5acb1cvefw8a.xn--p1ai/trebovaniya-k-sostavleniyu-opisej-del-dokumentov/ (дата обращения: 22.10.2025).