Как правильно оформлять приказы в 2025 году – исчерпывающее руководство для студента

Приказ — самый распространенный, но от этого не менее значимый распорядительный документ в любой российской организации. Каждый сотрудник, от рядового специалиста до генерального директора, так или иначе сталкивается с приказами, будь то прием на работу, уход в отпуск или утверждение новой стратегии. Однако за кажущейся простотой скрывается строгая система правил, нарушение которых может повлечь за собой юридические риски. От корректности оформления этого документа напрямую зависит законность кадровых решений и прозрачность управленческих процессов. Поэтому грамотное составление приказов — это не бюрократическая формальность, а ключевой элемент эффективного управления и правовой защиты как для работодателя, так и для работника. В этой статье мы последовательно разберем все аспекты: от фундаментального определения и классификации приказов до детальных требований стандарта ГОСТ к их оформлению и правил их дальнейшего хранения.

Погружение в основы, или что представляет собой приказ

Приказ — это прежде всего правовой акт, который издается руководителем организации (или уполномоченным им лицом) в рамках его компетенции для решения основных и оперативных задач, стоящих перед компанией. Его главная функция — донести до подчиненных обязательные для исполнения распоряжения. В иерархии внутренних документов приказ занимает одно из центральных мест, поскольку именно через него реализуется управленческая воля руководства.

Ключевой характеристикой приказа является его императивный, то есть повелительный, характер. После подписания руководителем и регистрации он становится обязательным для всех сотрудников, которые в нем упомянуты. Поэтому текст документа должен быть сформулирован четко и понятно, без двусмысленных или излишне сложных формулировок. Завершающим и юридически значимым этапом введения приказа в действие является его доведение до сведения исполнителей, которое, как правило, подтверждается их личной подписью.

Три кита делопроизводства, или главные виды приказов

Все многообразие приказов в делопроизводстве принято делить на три большие, фундаментальные группы, каждая из которых решает свой круг задач. Понимание этой классификации — основа для правильной организации документооборота.

1. Приказы по основной деятельности. Эти документы регулируют наиболее важные, стратегические и оперативные вопросы жизни компании. С их помощью утверждают и изменяют организационную структуру и штатное расписание, вводят в действие локальные нормативные акты (правила, регламенты, политики), корректируют режимы работы. По сути, они формируют «правила игры» внутри организации.
2. Приказы по личному составу. Это, без сомнения, самая объемная и наиболее важная для каждого работника категория приказов. Они полностью регулируют трудовые отношения от начала и до конца: прием на работу, перевод на другую должность или в другое подразделение, предоставление отпусков, применение поощрений или наложение дисциплинарных взысканий и, наконец, увольнение.
3. Приказы по административно-хозяйственным вопросам (АХД). Данная группа документов направлена на обеспечение повседневной «жизни» офиса и компании в целом. Сюда относятся распоряжения об организации командировок, закупке канцтоваров или оргтехники, эксплуатации корпоративного транспорта, проведении инвентаризации и другие подобные вопросы.

В фокусе приказы по личному составу и их назначение

Поскольку приказы по личному составу напрямую затрагивают права и обязанности работников, их оформлению уделяется особое внимание. Каждый такой приказ должен иметь веское документальное основание. Рассмотрим ключевые подгруппы этих документов:

• Прием на работу. Оформляет начало трудовых отношений. Основанием для него служат подписанный трудовой договор и заявление кандидата.
• Перевод на другую должность. Фиксирует изменение трудовой функции или структурного подразделения. Основанием является дополнительное соглашение к трудовому договору.
• Предоставление отпуска. Регламентирует ежегодный оплачиваемый, учебный или любой другой вид отпуска. Издается на основании личного заявления работника и утвержденного графика отпусков.
• Направление в командировку. Является основанием для служебной поездки сотрудника. Готовится на базе служебной записки от руководителя подразделения.
• Поощрение. Используется для официального объявления благодарности или выдачи премии. Основанием служит представление или служебная записка непосредственного начальника.
• Наложение дисциплинарного взыскания. Оформляет замечание, выговор или увольнение за нарушение трудовой дисциплины. Издается на основе актов, докладных записок и письменных объяснений самого работника.
• Увольнение. Прекращает трудовые отношения между сотрудником и работодателем. Основанием служит заявление работника, соглашение сторон или другие документы, предусмотренные Трудовым кодексом.

Как создать безупречный приказ, следуя ГОСТ Р 7.0.97-2016

Чтобы приказ имел юридическую силу и был оформлен грамотно, необходимо соблюдать требования национального стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016. Этот документ является «золотым стандартом» в российском делопроизводстве и устанавливает единые правила для оформления управленческих документов. Безупречный приказ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• Наименование организации (полное и сокращенное, в соответствии с уставными документами).
• Наименование вида документа (пишется заглавными буквами: ПРИКАЗ).
• Дата и регистрационный номер документа.
• Место составления или издания (город или населенный пункт).
• Заголовок к тексту (кратко отвечает на вопрос «о чем приказ?»).

Текст самого приказа традиционно имеет четкую двухчастную структуру. Первая часть — констатирующая (преамбула). В ней излагаются цели, причины и основания для издания приказа. Она может начинаться со слов «В целях…», «В соответствии с…», «На основании…».

Вторая, и главная, часть — распорядительная. Она всегда начинается с ключевого слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается заглавными буквами с новой строки. Далее в виде нумерованных пунктов перечисляются конкретные предписываемые действия с указанием ответственных лиц и сроков исполнения. Завершается документ подписью руководителя организации.

Готовые решения и свобода творчества в оформлении

В кадровом делопроизводстве часто используются так называемые унифицированные формы — это утвержденные Госкомстатом стандартные шаблоны для определенных операций. Наиболее известные из них:

• Т-1 (приказ о приеме работника на работу);
• Т-6 (приказ о предоставлении отпуска работнику);
• Т-8 (приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)).

Если для какой-либо кадровой процедуры существует унифицированная форма, ее использование является предпочтительным, так как это снижает риски ошибок и упрощает обработку документов. Однако для многих других ситуаций, особенно для приказов по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам, строгих шаблонов не существует. В этих случаях приказ составляется в свободной форме на бланке организации, но с обязательным соблюдением всех требований к реквизитам и структуре текста, установленных ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Жизненный цикл приказа после подписи руководителя

Создание и подписание приказа — это лишь начало его пути. Чтобы распоряжение было выполнено, документ должен пройти несколько обязательных этапов.

1. Регистрация. Сразу после подписания приказ передается в службу делопроизводства или отдел кадров, где ему присваивается порядковый номер в специальном журнале учета. Приказы по основной деятельности, личному составу и АХД регистрируются отдельно.
2. Ознакомление. Документ доводится до сведения всех упомянутых в нем лиц (исполнителей, ответственных). Сотрудники должны поставить свою подпись и дату ознакомления, подтверждая, что они прочли распоряжение.
3. Исполнение и контроль. Назначенные ответственные лица организуют выполнение поручений, а контролирующее лицо (часто это один из руководителей) отслеживает своевременность и качество исполнения.
4. Хранение. После исполнения приказ направляется в дело для последующего хранения. Сроки хранения кардинально различаются:
   

   Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводах) как документы, влияющие на трудовой стаж и пенсионные права, хранятся до 75 лет. Приказы по административно-хозяйственным вопросам имеют короткий срок хранения — как правило, около 5 лет. Приказы по основной деятельности должны храниться постоянно, пока существует организация.

Заключение

Правильное оформление приказа — это не просто следование формальным правилам, а основа правовой стабильности и эффективного управления в любой компании. Мы выяснили, что все приказы делятся на три ключевые группы: по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Независимо от вида, их структура и состав реквизитов должны соответствовать «золотому стандарту» делопроизводства — ГОСТ Р 7.0.97-2016. Для многих кадровых ситуаций существуют удобные унифицированные формы, в остальных случаях применяется свободная форма с соблюдением ГОСТа.

Понимание всего жизненного цикла документа — от идеи и составления до регистрации, ознакомления исполнителей и сдачи в архив — позволяет выстроить четкий и прозрачный документооборот. В конечном счете, внимание к деталям при составлении приказов является прямым показателем высокой управленческой культуры и надежной защитой от трудовых споров и юридических рисков.

Список источников информации

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
2. Андреева, В. И. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: Бизнес- школа. – 2014. – 172 с.
3. Грудцына, Л. Ю. Кадровик: практическое руководство. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Эксмо, 2012. – 304 с.
4. Документоведение: учебник / Г.Ф.Гордукалова, Т.В.Захарчук, Е.А.Плешкевич . — СПб.: Профессия, 2013. — 319с.
5. Документоведение и делопроизводство / Сост. Р.Б. Квеско , С.Б. Квеско — Томск: Изд-во Томского политехнического университета, 2009. – 140 с.
6. Кабашов, С. Ю. Делопроизводство кадровой службы: учебно-методический комплекс. – Уфа: БАГСУ, 2013. – 81 с.
7. Кадровое делопроизводство. Создание приказов по личному составу: методические указания / Сост. Г. А. Машенцева, В. В. Дегтярев, М. А. Пчелинцева – Волгоград: ИУНЛ ВолгГТУ, 2015. – 30 с.
8. Казанцева Г.В. Личные документы: требования к оформлению и образцы документов: учеб. пособие. — 3-е изд. — М.: Флинта: Наука, 2010. — 40с.
9. Люльченко А.Н. Спецпроект по автоматизации секретного делопроизводства / А.Н.Люльченко, С.А.Рудыка, А.В.Абдрахманов // Защита информации. — 2015. — N 2. — С.14-25.
10. Сукиасян Э.Р. Практическое документоведение: учеб.-практ. пособие. — СПб.: Профессия, 2014. — 96с.
11. Шаблоны документов для управления проектами / А.С.Кутузов, А.Н.Павлов, А.В.Шаврин, А.Н.Бондаренко. — М.: Бином. Лаб. знаний, 2011. — 159с.