Введение: От бумажного учета к цифровому формату
В Российской Федерации с начала 2020 года происходит масштабная трансформация системы учета трудовой деятельности граждан. Этот процесс, закрепленный в федеральном законодательстве, привел к формированию правового дуализма: сосуществованию традиционной, бумажной трудовой книжки (ТК) и современной электронной трудовой книжки (ЭТК), которая фактически представляет собой набор сведений о трудовой деятельности (СТД), хранящихся в информационных ресурсах Социального фонда России (СФР).
Актуальность анализа данной темы обусловлена не только необходимостью адаптации кадрового делопроизводства к новым правилам, но и критической важностью правовой корректности в переходный период. Ошибки в ведении учета, будь то бумажного или электронного, влекут за собой серьезные юридические последствия для работодателя, включая административную и материальную ответственность, что требует от специалистов максимального внимания к деталям.
Цель настоящего анализа — провести исчерпывающий правовой обзор действующего законодательства, регулирующего порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек в РФ по состоянию на 23 октября 2025 года, уделяя особое внимание положениям Трудового кодекса РФ (ТК РФ), Федерального закона № 439-ФЗ и детальным правилам, утвержденным Приказом Минтруда России № 320н.
Правовая основа и современный статус трудовых книжек в РФ
Эволюция трудовой книжки, ставшей за многие десятилетия ключевым документом, подтверждающим трудовой стаж, достигла переломного момента с принятием нормативно-правовых актов, регулирующих цифровизацию кадрового учета.
Нормативно-правовое регулирование дуализма форм
Ключевой вехой в этом процессе стало принятие **Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ**, который ввел в ТК РФ новую Статью 66.1 под названием «Сведения о трудовой деятельности». Эта статья закрепляет обязанность работодателя формировать информацию о трудовой деятельности каждого работника в электронном виде и регулярно представлять ее в информационные ресурсы СФР.
Таким образом, ЭТК в ее нормативном понимании — это не отдельный физический или цифровой документ, а комплекс сведений, формируемых работодателем и хранящихся государством. Эта система призвана обеспечить сохранность и доступность данных о стаже независимо от состояния бумажных носителей и добросовестности конкретных работодателей.
В то же время, порядок ведения и хранения традиционных бумажных трудовых книжек и вкладышей в них остается строго регламентирован. С 1 сентября 2021 года действует **Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н**, который утвердил новую форму ТК, а также детальные правила ее заполнения. Этот приказ заменил устаревшие Постановление Правительства РФ № 225 от 2003 года и Инструкцию № 69.
Статус бумажной трудовой книжки после перехода на ЭТК
Законодатель предусмотрел переходный период, который создал две категории работников с точки зрения ведения трудовых книжек:
- Работники, имевшие стаж до 2021 года: Эти граждане сохранили право выбора. Если до 31 декабря 2020 года они не подали работодателю заявление о переходе на ЭТК, их бумажные трудовые книжки продолжают вестись в соответствии с Приказом № 320н. Работник, подавший письменное заявление о переходе на ЭТК, получает свою бумажную ТК на руки, и работодатель освобождается от ответственности за ее дальнейшее ведение.
- Работники, впервые поступающие на работу после 31 декабря 2020 года: Для этой категории граждан бумажные трудовые книжки не оформляются. Все сведения об их трудовой деятельности формируются работодателем исключительно в электронном виде. Фактически, для них система ЭТК является единственной и обязательной, что значительно упрощает кадровый учет в долгосрочной перспективе.
Порядок предоставления сведений о трудовой деятельности работнику
Сведения о трудовой деятельности (СТД), хранящиеся в СФР, являются юридически значимым эквивалентом информации в бумажной трудовой книжке. Работник имеет право получать эти сведения в различных формах:
| Форма предоставления сведений | Источник получения | Состав сведений | Юридическая основа |
|---|---|---|---|
| СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работодателем) | Работодатель (по последнему месту работы) | Информация о работе у данного конкретного работодателя. | Ст. 66.1 ТК РФ |
| СТД-ПФР (Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов СФР) | Социальный фонд России (СФР), МФЦ, портал Госуслуг | Полная информация о всей трудовой деятельности с 2020 года, а также сведения о стаже до 2020 года, которые были переданы работодателем. | Ст. 66.1 ТК РФ, ФЗ № 27-ФЗ |
Таким образом, для подтверждения стажа до 2020 года используется бумажная трудовая книжка (если она была сохранена работником), а стаж после 2020 года подтверждается формой СТД-ПФР.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): Обязанности работодателя и унификация сведений
Как было отмечено, ЭТК — это не физический документ, а система учета, которая требует от работодателей высокой дисциплины в своевременном и корректном представлении данных в СФР.
Формирование сведений (СТД) и отчетность ЕФС-1
Центральным элементом ведения ЭТК является обязанность работодателя по формированию и передаче «Сведений о трудовой деятельности» (СТД) в СФР. До 2023 года для этих целей использовалась форма СЗВ-ТД. С 1 января 2023 года эти сведения включены в единую форму отчетности — **ЕФС-1**.
Сведения о трудовой деятельности (СТД) подаются путем заполнения **Титульного листа, Подраздела 1 Раздела 1 и Подраздела 1.1 Подраздела 1 Раздела 1** формы ЕФС-1.
Ключевые сроки подачи сведений в СФР:
| Кадровое мероприятие | Срок подачи ЕФС-1 (Подраздел 1.1) |
|---|---|
| Прием на работу | Не позднее следующего рабочего дня |
| Увольнение (включая расторжение договора ГПХ) | Не позднее следующего рабочего дня |
| Перевод, переименование работодателя, установление/присвоение новой профессии/квалификации | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое мероприятие |
| Подача работником заявления о выборе формы ТК | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления |
Соблюдение данных сроков является критически важным, поскольку несвоевременная подача влечет административную и финансовую ответственность. Несоблюдение срока в один рабочий день при приеме или увольнении неизбежно активирует механизм штрафных санкций.
Унификация сведений: Обязательность указания кода ОКЗ
Одним из важнейших требований к электронным сведениям, направленных на их унификацию и стандартизацию, является обязательное указание **кода выполняемой функции по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ)**.
В составе СТД (в Подразделе 1.1 формы ЕФС-1) работодатель обязан указывать шестизначный код, соответствующий трудовой функции работника. Этот код формируется по структуре: `XXXX.X-X`, где первые четыре цифры — код наименования группы занятий по ОКЗ, пятая — контрольное число, а шестая (через дефис) — признак происхождения наименования должности.
Введение кода ОКЗ является серьезным шагом к стандартизации данных о профессиональной деятельности в масштабах страны. Это требование позволяет государственным органам (СФР, Росстат) проводить детальный анализ рынка труда и профессиональной структуры занятости, что было затруднено при использовании только произвольных наименований должностей в бумажных ТК.
Детализированный порядок ведения бумажных трудовых книжек по Приказу Минтруда № 320н
Несмотря на переход к цифровизации, для миллионов работников, не выбравших ЭТК, а также для хранения стажа, накопленного до 2020 года, бумажная трудовая книжка сохраняет свое юридическое значение. Работодатели, которые продолжают ее ведение, обязаны неукоснительно соблюдать нормы **Приказа Минтруда № 320н**.
Оформление титульного листа и первичная выдача
Новый порядок ведения ТК внес ряд изменений в оформление документа. Форма бланка была незначительно изменена, например, в ней предусмотрено меньше разворотов для сведений о работе (14) и награждениях (7).
При первичном оформлении трудовой книжки (что, напомним, возможно только для работников, принятых до 31.12.2020 года, которые сохранили бумажную ТК), данные на титульном листе заполняются на основании:
- Паспорта (ФИО, дата рождения).
- Документов об образовании, квалификации, профессии (запись об образовании).
Критически важное правило, установленное Приказом № 320н, касается ошибок при первичном заполнении титульного листа:
Зачеркивания на титульном листе, в том числе при допущении ошибки, **категорически запрещены**. Если ошибка допущена на первично заполняемом титульном листе, этот испорченный бланк подлежит уничтожению (с составлением соответствующего акта), а работнику оформляется новый бланк. Почему столь строгие меры? Потому что малейшая помарка на титульном листе ставит под сомнение легитимность всего документа.
Алгоритм внесения записей о приеме, переводе и увольнении
Все записи в бумажную ТК должны вноситься световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
Порядок внесения записи о приеме на работу:
| Графа | Содержание записи |
|---|---|
| Графа 1 | Порядковый номер записи (сквозная нумерация). |
| Графа 2 | Дата приема на работу (число, месяц, год). |
| Графа 3 | Сначала — полное и сокращенное (при наличии) наименование работодателя в виде заголовка. Затем, ниже — запись о приеме (должность, структурное подразделение, при необходимости). |
| Графа 4 | Дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого внесена запись. |
Особое внимание уделяется записи об увольнении. Она должна быть максимально точной и содержать обязательную ссылку на соответствующий пункт, часть и статью Трудового кодекса РФ.
Пример записи об увольнении по собственному желанию:
В графе 3 указывается: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Корректировка ошибочных записей (запрет зачеркивания)
Приказ № 320н строго подтверждает давно существующий в кадровом делопроизводстве принцип: **зачеркивание неточных или неправильных записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» строго запрещено**.
Для исправления ошибки используется следующий алгоритм:
- В графе 1 ставится следующий порядковый номер.
- В графе 2 проставляется дата внесения исправления.
- В графе 3 вносится запись: **«Запись за номером [указать номер ошибочной записи] недействительна»**.
- Сразу после этой фразы в той же графе 3 вносится правильный вариант записи.
- В графе 4 указываются реквизиты документа, на основании которого вносится правильная запись (например, номер приказа).
Внесение записи о переходе работника на ЭТК
Если работник, имевший стаж до 2021 года, принял решение перейти на электронный учет, работодатель обязан выдать ему бумажную ТК на руки. При этом в саму трудовую книжку вносится специальная запись, которая фактически завершает ее ведение:
Формулировка записи: «Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».
После внесения этой записи и выдачи книжки работодатель снимает с себя ответственность за ее хранение и ведение.
Юридическая ответственность работодателя за нарушения в сфере трудовых книжек: Системный анализ
Нарушения, связанные с ведением и хранением трудовых книжек (как бумажных, так и электронных), рассматриваются законодательством как неисполнение обязанностей, предусмотренных трудовым правом и законодательством о персонифицированном учете. Ответственность носит многоуровневый характер.
Административная ответственность (КоАП РФ)
Административная ответственность наступает за нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек (бумажных), а также за несвоевременное или неполное предоставление сведений (ЭТК).
| Вид нарушения | Статья КоАП РФ | Субъект ответственности | Размер штрафа (первое нарушение) |
|---|---|---|---|
| Нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи бумажных ТК. | Ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ | Должностные лица | 1 000 — 5 000 руб. |
| Юридические лица | 30 000 — 50 000 руб. | ||
| Несвоевременное или неполное представление сведений ЕФС-1 (СТД). | Ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ | Должностные лица | 300 — 500 руб. (или предупреждение) |
Финансовые санкции по ФЗ № 27-ФЗ. Помимо административных штрафов на должностных лиц по КоАП РФ, за непредставление (несвоевременное представление) сведений, содержащихся в ЕФС-1, к самому страхователю (организации/ИП) применяются финансовые санкции по статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ. Размер санкции составляет **500 рублей за каждое застрахованное лицо**, по которому не представлены или некорректно представлены сведения.
В случае повторного нарушения трудового законодательства (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ) штрафы значительно возрастают, а для должностных лиц предусмотрена дисквалификация на срок от одного года до трех лет.
Материальная ответственность (ст. 234 ТК РФ)
Работодатель несет материальную ответственность перед работником за незаконное лишение его возможности трудиться. Статья 234 ТК РФ прямо предусматривает такую ответственность, если лишение возможности трудиться произошло в результате:
- Задержки выдачи трудовой книжки (или предоставления сведений о трудовой деятельности — СТД) при увольнении.
- Внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения.
В этих случаях работодатель обязан возместить работнику **не полученный им заработок (средний заработок)** за все время задержки.
Пример судебной практики: Если работодатель внес в ТК запись об увольнении по статье, которая впоследствии была признана судом незаконной, и это препятствовало работнику трудоустроиться, работодатель обязан выплатить средний заработок за весь период вынужденного прогула, пока суд не вынесет решение об изменении формулировки записи или ее аннулировании. Это подчеркивает высокую цену ошибок в кадровом делопроизводстве, ведь компенсация может исчисляться сотнями тысяч рублей.
Дисциплинарная ответственность (ст. 192 ТК РФ)
Помимо административной и материальной ответственности, должностное лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (обычно это сотрудник отдела кадров или бухгалтер), может быть привлечено к дисциплинарной ответственности по статье 192 ТК РФ за ненадлежащее исполнение своих трудовых обязанностей.
Виды дисциплинарных взысканий:
- Замечание;
- Выговор;
- Увольнение по соответствующим основаниям.
Таким образом, система ответственности за нарушения в сфере трудовых книжек носит комплексный характер, затрагивая как юридическое лицо (финансовые санкции, материальный ущерб), так и конкретных должностных лиц (административные штрафы, дисциплинарные взыскания).
Заключение
Переход к системе электронного учета трудовой деятельности, закрепленный в ТК РФ и Федеральном законе № 439-ФЗ, стал одним из самых значимых событий в сфере трудового права последних лет. По состоянию на 2025 год в Российской Федерации установился устойчивый дуализм: для новых работников действует исключительно электронный учет (СТД), а для работников со стажем сохранен выбор и, соответственно, продолжает действовать строгий порядок ведения бумажных ТК по Приказу Минтруда № 320н.
Главный вызов для работодателей сегодня заключается в необходимости параллельного и безупречного ведения двух систем учета:
- Бумажный учет: Требует строгого соблюдения правил оформления, включая запрет зачеркиваний, точное цитирование норм ТК РФ при увольнении и корректное внесение записи о переходе на ЭТК.
- Электронный учет: Требует абсолютной дисциплины сроков подачи формы ЕФС-1 (не позднее следующего рабочего дня при приеме/увольнении) и высокой точности данных, включая обязательное кодирование трудовой функции по ОКЗ.
Системный анализ юридической ответственности показал, что несоблюдение этих правил влечет за собой серьезные последствия: от административных штрафов, налагаемых ГИТ и СФР, до значительной материальной ответственности по статье 234 ТК РФ, связанной с возмещением среднего заработка работнику за период вынужденного простоя, вызванного ошибкой кадровика.
В перспективе, по мере естественного убывания числа работников, сохранивших бумажные ТК, система электронного учета станет единственной. Однако до тех пор поддержание правовой чистоты и актуализация знаний о нормах, регулирующих обе формы трудовых книжек, остаются ключевыми задачами для специалистов в области кадрового делопроизводства и трудового права.
Список использованной литературы
- Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 N 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». Доступ из справ.-правовой системы «ГАРАНТ».
- Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». Доступ из справ.-правовой системы «Контур.Норматив».
- Новые правила ведения, хранения и учета трудовых книжек. URL: https://audar-info.ru (дата обращения: 23.10.2025).
- Новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н (текст). URL: https://kadrovik-praktik.ru (дата обращения: 23.10.2025).
- Электронная трудовая книжка: правила ведения и заполнения. URL: https://astral.ru (дата обращения: 23.10.2025).
- Законодательство об электронных трудовых книжках. URL: https://consultant.ru (дата обращения: 23.10.2025).
- Как работодателю вести электронную трудовую книжку. URL: https://moedelo.org (дата обращения: 23.10.2025).
- Электронная трудовая книжка. Ведение учета сведений о трудовой деятельности граждан в электронном виде. URL: https://sfr.gov.ru (дата обращения: 23.10.2025).
- О новом порядке ведения и хранения трудовых книжек. URL: https://Audit-it.ru (дата обращения: 23.10.2025).
- Как изменились правила ведения бумажных трудовых книжек с первого сентября. URL: https://v2b.ru (дата обращения: 23.10.2025).
- Ответственность за неправильное ведение, хранение, учет или выдачу трудовых книжек. URL: https://delo-press.ru (дата обращения: 23.10.2025).
- Работодателей освободили от ведения бумажных трудовых книжек. URL: https://1cbit.ru (дата обращения: 23.10.2025).
- Административная ответственность за невыдачу трудовой книжки. URL: https://consultant.ru (дата обращения: 23.10.2025).
- Новые бланки трудовых книжек: что нужно знать работодателю. URL: https://kontur.ru (дата обращения: 23.10.2025).