Эффективное управление государством немыслимо без отлаженной системы работы с документами, служащей «кровеносной системой» для передачи управленческих решений. История советского делопроизводства — это не хаотичный набор реформ, а наглядный пример целенаправленной государственной эволюции, нацеленной на унификацию и контроль. Процесс создания единой системы документационного обеспечения в СССР был последовательной политикой, отражающей этапы развития страны. Этот путь охватывает несколько ключевых вех: от первых революционных декретов, направленных на борьбу с бюрократией, через научные изыскания 1920-х годов и период ведомственной разрозненности, до создания всеобъемлющей Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) и ее последующего развития в Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
Первые советские декреты как ответ на канцелярский хаос
Молодое советское государство унаследовало от Российской империи громоздкий и неповоротливый бюрократический аппарат, страдающий от хронической проблемы — «канцелярской волокиты». В условиях Гражданской войны и острой необходимости в быстрой передаче и исполнении приказов такая система представляла прямую угрозу. Ответом на этот вызов стали экстренные меры, направленные не на создание новой сложной системы, а на радикальное упрощение и ускорение существующих процессов.
Ключевым документом этой эпохи стало постановление Совета рабочей и крестьянской обороны от декабря 1918 года «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты». Суть декрета сводилась к нескольким принципам:
- Максимальное сокращение деловой переписки.
- Активное использование прямых каналов связи, в первую очередь телефона, вместо обмена бумагами.
- Введение жесткого персонального контроля и ответственности за исполнение распоряжений в установленный срок.
Цель была предельно прагматичной: сломать старую бюрократическую машину и обеспечить моментальную реакцию на приказы центра. Это была не столько реформа делопроизводства в современном понимании, сколько ситуативная управленческая мера, продиктованная политической необходимостью выживания.
Научный подход к управлению в 1920-30-х годах и роль Института техники управления
Борьба с волокитой была лишь первым шагом. Уже в следующее десятилетие на смену экстренным мерам приходят первые попытки подойти к вопросу управления документами системно и с научной точки зрения. Интеллектуальным фоном для этого послужило широкое движение за научную организацию труда (НОУТ), которое продвигало идеи рационализации и эффективности во всех сферах деятельности.
Центральным игроком в этой области стал созданный в Москве Институт техники управления (ИТУ). Его миссия заключалась в разработке научных методологий для оптимизации всей системы государственного управления. Сотрудники ИТУ изучали документопотоки, анализировали затраты времени и разрабатывали новые, более рациональные формы документов и процедуры работы с ними. Кульминацией этой деятельности стал подготовленный в 1931 году проект «Общих правил документации и документооборота». Это была первая в истории страны комплексная попытка унифицировать делопроизводство в масштабах всего государства на единой научной основе. Проект предлагал стандартизировать форматы документов, регламентировать их движение и заложить основы для системного учета.
Потеря единого центра и фрагментация делопроизводства в 1930-1950-е годы
Многообещающий научный прорыв, инициированный ИТУ, был внезапно прерван. В апреле 1932 года Институт техники управления был ликвидирован. Это событие имело долгосрочные негативные последствия для всего советского делопроизводства. Страна потеряла единый научный и методологический центр, который мог бы направлять и координировать развитие документационного обеспечения в масштабах государства.
В результате наступил период ведомственной фрагментации. В отсутствие единых правил и стандартов каждое министерство, ведомство и даже крупное предприятие начало создавать собственные, локальные инструкции по делопроизводству. Эти правила часто были несовместимы друг с другом и решали лишь узкие, специфические задачи. Характерным примером такого подхода являются «Правила постановки архивной части делопроизводства…» 1928 года, которые, по сути, регламентировали лишь один аспект работы с документами — их текущее хранение и передачу в архив, — но не затрагивали процессы их создания, обработки и контроля исполнения.
Государственный заказ на порядок и создание Единой государственной системы делопроизводства
К началу 1960-х годов ведомственная разрозненность в правилах работы с документами стала серьезным препятствием для эффективного управления. Плановая экономика усложнялась, росли масштабы хозяйственных связей между предприятиями и регионами, и отсутствие унифицированных «правил игры» в документообороте порождало хаос, замедляло принятие решений и затрудняло контроль.
Осознание этой проблемы на высшем уровне привело к формированию четкого государственного заказа на наведение порядка. Политическим стартом для разработки всесоюзной системы стало постановление Совета Министров СССР от 25 июля 1963 года, которое прямо поручило профильным ведомствам создать Единую государственную систему делопроизводства (ЕГСД). Для решения этой масштабной задачи потребовался специализированный «мозговой центр». Им стал созданный в 1966 году Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), который и возглавил всю научную и методологическую работу по проектированию будущей системы.
Что представляла собой ЕГСД и как она изменила работу учреждений
Результатом многолетней работы ВНИИДАД и других ведомств стало одобрение в сентябре 1973 года «Основных положений Единой государственной системы делопроизводства». ЕГСД не была просто очередной инструкцией — она представляла собой комплексный свод научно обоснованных правил, нормативов и рекомендаций, который охватывал весь жизненный цикл документа.
ЕГСД регламентировала все этапы работы с документами: от момента их создания или поступления в учреждение до обработки, учета, контроля исполнения и, наконец, сдачи в архив на хранение.
Внедрение ЕГСД принесло конкретные и ощутимые улучшения в работу советских учреждений:
- Были унифицированы требования к оформлению и структуре большинства управленческих документов, что упростило их восприятие.
- Появились единые правила учета и регистрации, что облегчило поиск информации и предотвращало потерю документов.
- Была усовершенствована система контроля за исполнением, что повысило исполнительскую дисциплину.
- Были четко определены процедуры формирования дел и их подготовки к архивному хранению.
Таким образом, ЕГСД заложила прочный фундамент для стандартизации документооборота в масштабах всей страны.
От ГОСТов к ГСДОУ – курс на комплексную автоматизацию управления
Успех ЕГСД был подкреплен и расширен за счет параллельной стандартизации в смежных областях. В 1970-80-х годах были разработаны и внедрены десятки государственных стандартов (ГОСТов), например, ГОСТ 6.38-72 на формуляры-образцы организационно-распорядительных документов. Одновременно создавались общесоюзные классификаторы технико-экономической информации (ОКУД, ОКПО), которые присваивали уникальные коды видам документов и предприятиям. Эта тотальная стандартизация была не самоцелью, а необходимым условием для следующего технологического скачка — автоматизации управленческих процессов, планы по которой начали появляться еще в 1960-х.
Логическим развитием и наследницей ЕГСД стала Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденная в 1988 году. Она не отменяла, а дополняла положения ЕГСД, адаптируя их к новым реалиям и задачам зарождающейся компьютеризации. ГСДОУ была спроектирована с прицелом на использование вычислительной техники и создание автоматизированных систем управления, подготавливая почву для перехода от бумажного документооборота к электронному.
Заключение
История становления делопроизводства в СССР демонстрирует полный цикл государственной эволюции в этой сфере. Она началась с реактивных мер по борьбе с канцелярской волокитой в виде декретов 1918 года, прошла через этап первых научных изысканий в рамках ИТУ и последующий период ведомственной разрозненности. Государственный запрос на порядок привел к созданию монументальной унифицированной системы в лице ЕГСД, которая, в свою очередь, эволюционировала в сторону автоматизации с появлением ГСДОУ. Эта эволюция не была случайной, а представляла собой целенаправленный и логичный процесс государственного строительства. Созданная в советский период нормативно-методическая база, основанная на принципах унификации и стандартизации, заложила прочный фундамент, на котором строятся многие современные системы документационного обеспечения управления.
Список источников информации
- Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах. Издание 4-е, перераб. и доп. — Ростов н/Д.: Феникс, 2010. — 320 c.
- Додонова, М.И. Рационализаторские идеи совершенствования документационного обеспечения управления в источниках и литературе 20–30-х годов / М.И. Додонова, Е.А. Ефименко. – Делопроизодство — 2000. – № 2. – С. 76 – 79.
- Кузнецова Т.В., Кузнецов. С.Л. Кадровое делопроизводство. — M.: Интел-Синтез, 2012. — 400 c.
- Кузнецова, Т.В. Методические разработки Института техники управления по рационализации делопроизводства / Т.В. Кузнецова, И.А. Подольская. – Делопроизводство — 2002. – № 2. – С. 75 – 83.
- Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. Издание 8-е, перераб. и доп. – М: ИНФРА-М, 2010. – 204 с.
- Яковлева Н.В., Кабашов С. Ю. Организация общего и специального делопроизводства в органах местного самоуправления: Учеб. пособие. — М.: ИНФРА-М, 2013. – 278 с.
- Яшин К.К. Организация управления. Делопроизводство. — Ростов н/Д.: Феникс, 2013. — 350 с.