Систематизация и хранение документов в условиях цифровой трансформации: актуальное академическое исследование

Ежедневно в мире создается бесчисленное множество документов, и каждый из них, будь то бумажный акт или цифровой файл, несет в себе информацию, которая может стать критически важным свидетельством, ценным активом или даже источником юридической силы. Однако в эпоху стремительной цифровой трансформации традиционные подходы к систематизации и хранению документов столкнулись с беспрецедентными вызовами. То, что еще вчера казалось незыблемым, сегодня требует переосмысления, поскольку устаревшие методики не способны эффективно справиться с растущим объемом информации, гибридным характером документооборота (где бумажные и электронные документы сосуществуют), а также с постоянно меняющимися требованиями законодательства и технологического прогресса.

Цель настоящего исследования — создать современный академический обзор, ориентированный на текущие реалии, нормативно-правовую базу и технологические инновации в сфере систематизации и хранения документов. Мы стремимся не просто описать существующие практики, но и проанализировать их эффективность, выявить слабые места и предложить пути решения актуальных проблем. Для студентов гуманитарных и управленческих специальностей (документоведение, архивоведение, государственное и муниципальное управление, менеджмент) это исследование послужит компасом в сложном ландшафте современного делопроизводства, обеспечивая глубокое понимание того, как эффективно управлять информационными активами организации в условиях постоянных изменений. А что это значит для практикующих специалистов? Это возможность не только получить новые знания, но и сверить свою текущую практику с передовыми подходами, избегая типичных ошибок при переходе к цифровому формату.

Нормативно-правовая база Российской Федерации в сфере делопроизводства и архивного дела

Нормативно-правовая база Российской Федерации, регламентирующая систематизацию и хранение документов, представляет собой сложный, но динамично развивающийся комплекс федеральных законов, подзаконных актов и государственных стандартов. За последние десятилетия она претерпела значительные изменения, стремясь адаптироваться к вызовам цифровой эпохи и обеспечить юридическую значимость электронных документов. Например, до сих пор многие организации сталкиваются с проблемой гармонизации внутренних регламентов с постоянно обновляющимся законодательством, что требует от них не только следовать букве закона, но и предвидеть его дальнейшее развитие.

Основополагающие федеральные законы и их актуальность

Фундаментом правового регулирования архивного дела в России является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Этот закон определяет общие принципы организации архивного дела, состав Архивного фонда РФ, полномочия государственных органов в этой сфере и ответственность за нарушение законодательства. С момента его принятия он неоднократно актуализировался, отражая изменения в общественной и технологической сферах. Например, изменения 2017 года уточнили полномочия Росархива, порядок исчисления сроков хранения документов, включая документы по личному составу, и отменили обязанность организаций передавать такие документы в государственные и муниципальные архивы. Важное дополнение внесено Федеральным законом от 13.12.2024 N 469-ФЗ, который установил размер платы за удаленное использование архивных документов через государственные информационные системы. Это свидетельствует о движении к большей открытости и доступности архивной информации при сохранении экономической целесообразности.

В контексте электронного документооборота ключевое значение имеет Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Он закрепил правовые условия использования электронных подписей различных видов, определил их юридическую силу и требования к удостоверяющим центрам. Без этого закона невозможно было бы обеспечить юридическую значимость электронных документов.

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» является ещё одним столпом цифрового документооборота. Он дает определение электронному документу, регулирует вопросы доступа к информации, ее защиты и применения информационных технологий в государственных органах и организациях.

Для финансовой сферы актуальны Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», который прямо разрешает оформление первичных бухгалтерских документов в электронной форме с использованием электронной подписи, и положения Налогового кодекса РФ, допускающие электронный обмен документами с Федеральной налоговой службой. Правовые основы для электронного заключения сделок и договоров заложены в Гражданском кодексе РФ (статьи 160, 434), который приравнивает электронную форму с электронной подписью к письменной.

Таким образом, законодательство находится в постоянном движении, реагируя на технологические новшества и потребности деловой практики, что требует от специалистов непрерывного мониторинга и адаптации.

Ключевые подзаконные акты и государственные стандарты

Помимо федеральных законов, детализация правового регулирования осуществляется через многочисленные подзаконные акты и государственные стандарты.

Особое место занимают приказы Федерального архивного агентства (Росархива). Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов…» является на сегодняшний день основным нормативным актом, регламентирующим архивное дело. Он заменил устаревший Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015 г. и внес существенные дополнения, включая подробный раздел по работе с электронными архивными документами (ЭАД).

Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…» устанавливает унифицированные сроки хранения для большинства видов управленческих документов, что является критически важным для формирования номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности. Дополнительно, Приказ Росархива от 20.12.2019 № 237 утвердил Инструкцию по применению этого перечня, что значительно облегчает его практическое использование.

Для государственных органов при создании систем хранения электронных документов (СХЭД) руководящим документом являются Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (Приказ Росархива от 15 июня 2020 г. № 69). Этот документ детализирует технические и организационные требования к таким системам.

Нельзя обойти вниманием и государственные стандарты, которые обеспечивают унификацию и качество в области документоведения. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (идентичный международному стандарту ISO 15489-1:2016) устанавливает фундаментальные понятия и принципы управления документами в любой среде, включая цифровую. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» определяет состав реквизитов, правила их оформления и виды бланков, что является основой для создания юридически корректных документов.

В качестве примера ведомственного регулирования можно привести Приказ Минобрнауки России от 29.11.2023 N 1111, который устанавливает перечень документов, образующихся в деятельности Министерства науки и высшего образования Российской Федерации, его подведомственных организаций, с указанием сроков их хранения. Подобные документы играют важную роль в специализированных областях.

Последние законодательные нововведения и их влияние

Цифровая трансформация в России активно поддерживается законодательными инициативами, которые постоянно вносят новые элементы в систему регулирования документооборота:

• Машиночитаемая доверенность (МЧД): С 1 сентября 2023 года для использования электронной подписи представителями организаций стала обязательной машиночитаемая доверенность. Это нововведение направлено на усиление юридической чистоты электронного взаимодействия, обеспечивая прозрачность полномочий лиц, подписывающих документы от имени организации.
• Изменения в правилах электронного документооборота с ФНС: С 5 февраля 2025 года вступают в силу изменения, отменяющие требование к плательщикам передавать квитанцию о принятых документах по ТКС в ответ на сообщения ФНС, и закрепляется предельный срок получения электронного документа от ИФНС — шестой день с даты отправки. Эти меры призваны упростить взаимодействие с налоговыми органами и сократить бюрократические барьеры.
• ЭДО в производстве по административным правонарушениям: С 1 июля 2025 года вступает в силу новый закон (Федеральный закон от 07.04.2025 N 59-ФЗ), регулирующий электронный документооборот и дистанционное участие в производстве по делам об административных правонарушениях. Это расширяет сферу применения электронных документов на судебные и административные процессы.
• Эксперимент по использованию электронных документов в кадровой работе: Постановление Правительства РФ № 413 от 18.03.2023 устанавливает порядок проведения эксперимента по использованию электронных документов в кадровой работе отдельных федеральных органов исполнительной власти. Это пилотный проект, который в перспективе может привести к полной цифровизации кадрового документооборота, значительно упрощая процессы найма, увольнения, отпусков и т.д.

Все эти изменения подчеркивают динамичный характер нормативно-правовой базы и стремление государства создать комплексную, эффективную и юридически безупречную среду для электронного документооборота и архивного хранения.

Современные принципы и методы систематизации документов в условиях гибридного документооборота

Систематизация документов в условиях гибридного документооборота – это не просто раскладка бумаг по папкам, а сложная организационно-технологическая процедура, призванная оптимизировать доступ к информации, обеспечить ее сохранность и юридическую значимость, а также создать эффективные бумажные архивы и электронные базы данных. В условиях, когда документы существуют как в физическом, так и в цифровом формате, ключевую роль играют унифицированные подходы и четкая регламентация, позволяющие избежать хаоса и потерь, которые неизбежно возникают при игнорировании этих принципов.

Номенклатура дел как основа систематизации

Центральным элементом систематизации документов в любой организации является номенклатура дел. Это систематизированный перечень наименований дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел выполняет несколько критически важных функций:

1. Основа для группировки документов: Она служит каркасом, на который «нанизываются» исполненные документы, будь то бумажные или электронные. Каждый документ, по сути, находит свое место в определенном «деле», что обеспечивает логическую структуру хранения.
2. Систематизация и учет: Номенклатура дел является основным учетным документом, позволяющим отслеживать количество и состав дел, а также формировать на ее основе описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Для дел временного (до 10 лет включительно) хранения номенклатура также служит инструментом учета.
3. Определение сроков хранения: В номенклатуре дел для каждого типа документов или дела четко указан срок его хранения, что является критически важным для своевременного уничтожения документов с истекшим сроком хранения и передачи на архивное хранение документов постоянного срока.

В соответствии с Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, номенклатура дел является основой для формирования не только бумажных дел, но и электронных, а также для составления соответствующих описей.

Особенности формирования номенклатуры дел в условиях гибридного документооборота:

• Универсальность: В условиях сосуществования бумажных и электронных документов номенклатура дел должна быть универсальной и включать наименования дел для обоих форматов. При этом в графе «Примечания» обязательно указывается вид носителя (например, «Электронное дело» или «Дело на бумажном носителе»).
• Электронные и «гибридные» дела: Электронные дела включаются в номенклатуру на общих основаниях. Однако для них обязательно указывается, что дело формируется как электронное, а также приводятся данные об информационной системе, базе данных, директории или другом представлении, являющихся местами текущего хранения электронных документов. Например, «Дело 01-05. Договоры с поставщиками (электронное дело, СЭД ‘Directum’, раздел ‘Договоры’)».
• «Гибридное» дело — это дело, которое включает одновременно и бумажные, и электронные документы. Новые архивные Правила 2023 года (Приказ Росархива № 77) содержат отдельную главу, посвященную работе с такими делами, что подтверждает их распространенность и необходимость четкой регламентации. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе могут отражаться как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения. При этом электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело без разделения на тома.
• Самостоятельная номенклатура для электронных документов: В крупных организациях с высокоразвитой СЭД может разрабатываться самостоятельная сводная номенклатура дел электронных документов. В этом случае названиями разделов могут быть не только наименования структурных подразделений, но и наименования информационных систем, что подчеркивает их роль как мест хранения и систематизации.
• Процесс разработки и согласования: Номенклатура дел составляется на основе глубокого изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений. При наличии типовой или примерной номенклатуры дел, индивидуальная номенклатура организации разрабатывается на ее основе. Затем она обязательно согласовывается с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) организации или экспертной проверочной комиссией (ЭПК) федерального архива (если документы организации передаются на постоянное хранение). Согласование с государственным архивом проводится не реже одного раза в 5 лет, при отсутствии существенных изменений в функциях и структуре организации. После согласования номенклатура утверждается руководителем организации.

Интеграция номенклатуры дел в СЭД, как это реализовано, например, в 1С:Документооборот, позволяет эффективно управлять как электронными, так и поддерживать бумажные дела, обеспечивая единую логику систематизации. Более того, номенклатура дел может успешно использоваться в качестве классификатора документированной информации в автоматизированных системах ДОУ (АС ДОУ), что значительно облегчает поиск и справочную работу. Правила делопроизводства закрепили статус номенклатуры дел в качестве классификатора СЭД, что подчеркивает ее центральную роль в цифровой среде.

Основные принципы и признаки систематизации

Эффективная систематизация документов строится на ряде универсальных принципов, которые могут применяться как к бумажным, так и к электронным массивам:

• Хронологический принцип: Наиболее распространенный способ систематизации, когда документы располагаются по дате их создания или поступления. Внутри дела документы систематизируются преимущественно по этому принципу.
• Географический принцип: Документы группируются по месту их создания или месту, к которому они относятся (например, «Документы по региональным филиалам»).
• Предметный/тематический принцип: Документы объединяются по их содержанию или конкретной теме (например, «Договоры аренды», «Протоколы совещаний»).
• Номинальный принцип: Документы систематизируются по их видам (например, «Приказы», «Распоряжения», «Письма»).
• Авторский/корреспондентский принцип: Документы группируются по авторам или адресатам (например, «Переписка с ООО ‘Альфа'», «Документы от Министерства финансов»).

На уровне архива документы систематизируются по фондам (совокупность документов, исторически или логически связанных с деятельностью одной организации или одного лица) и коллекциям (совокупность документов, объединенных по какому-либо признаку, но не имеющих фондовой принадлежно��ти). Общие принципы систематизации являются основой для построения любой логичной иерархии хранения.

Применение классификаторов и метаданных

В условиях цифровой трансформации роль классификаторов и метаданных многократно возрастает.

Классификаторы представляют собой системы кодирования и группировки информации. В делопроизводстве широко используется ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), который стандартизирует виды управленческих документов. ГОСТ Р 7.0.97-2016, например, распространяется на организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в ОКУД (класс 0200000). Классификаторы помогают унифицировать названия дел, обеспечить единообразие в их формировании и поиске.

Метаданные – это «данные о данных». Для электронных документов метаданные критически важны, поскольку они содержат информацию, необходимую для идентификации, поиска, управления и сохранения контекста документа. К метаданным относятся дата и время создания/редактирования, автор, вид документа, его краткое содержание, режим доступа, информация об электронной подписи и многое другое. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 подчеркивает, что метаданные используются для определения и сохранения контекста, а также применения правил по управлению документами. Например, в файл описания каждого электронного архивного документа должна быть включена информация о дате, регистрационном номере, виде, заголовке, режиме доступа, сведениях о согласовании и поручениях. Без адекватных метаданных электронный документ теряет свою ценность и становится труднодоступным. В автоматизированных системах ДОУ метаданные обеспечивают эффективный поиск, фильтрацию и управление документами на протяжении всего их жизненного цикла.

Особенности формирования и хранения электронных дел и обеспечение их юридической значимости

Цифровая трансформация кардинально изменила подходы к формированию и хранению дел, а также к обеспечению их юридической значимости. Электронные дела требуют специфических подходов, отличных от традиционных бумажных архивов, при этом сохраняя все ключевые принципы документоведения. Разве не удивительно, как быстро меняются требования к тому, что вчера казалось стабильным?

Формирование электронных дел

Электронные документы, подобно бумажным, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и индексируются аналогично. Однако существуют важные нюансы:

• Обозначение в номенклатуре: При составлении номенклатуры дел обязательно указывается, что дело ведется в электронном виде. Это позволяет сразу определить формат хранения и применяемые к нему правила.
• Бумажный аналог: В случае существования бумажного аналога документа дело может формироваться как на традиционных носителях, так и с помощью СЭД. При этом в номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе могут отражаться как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.
• Структура электронного дела: Электронные дела представляют собой совокупность контейнеров электронных документов или один контейнер электронного документа. Важно, что электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело без разделения на тома, что упрощает управление.
• Требования к форматам: Для формирования электронных документов, особенно тех, которые сканируются с бумажных носителей, рекомендованы форматы .tif или .pdf. Для долговременного архивного хранения используется формат PDF/A, обеспечивающий сохранение внешнего вида документа и его читабельность на протяжении длительного времени.
• Контейнер электронного документа: Современные системы электронного документооборота (СЭД) должны обеспечивать формирование контейнера электронного документа. Этот контейнер – это не просто файл, а структурированный пакет, включающий:
  • Контент самого документа (например, текст договора).
  • Метаданные, содержащие всю необходимую информацию о документе (автор, дата создания, вид, заголовок, режим доступа, сведения о согласовании и поручениях).
  • Файлы электронных подписей, подтверждающие юридическую значимость документа.
  • Визуализированную копию текстового электронного документа, как правило, в формате PDF/A, для удобства просмотра и обеспечения неизменности.
• Специализированная номенклатура: В очень крупных организациях с полнофункциональной СЭД допускается разработка самостоятельной номенклатуры дел электронных документов. В таких случаях разделами номенклатуры могут быть не только структурные подразделения, но и названия информационных систем, что отражает глубокую интеграцию ИТ-инфраструктуры в документооборот.

Организация хранения электронных документов

Хранение электронных архивных документов имеет свои строгие правила, регламентированные Приказом Росархива № 77. Оно осуществляется преимущественно с применением системы хранения электронных документов (СХЭД) или на физически обособленных носителях. Важно отметить, что Приказом № 77 категорически не предусмотрено хранение электронных документов на диске обычного ПК из-за высоких рисков утраты, порчи или несанкционированного доступа.

К СХЭД предъявляются жесткие требования, направленные на обеспечение долговременной сохранности и доступности:

• Защита информации: СХЭД должна обеспечивать комплексную защиту информации от копирования, распространения, уничтожения, модификации и блокирования доступа. Это достигается использованием современных средств криптографической защиты информации (СКЗИ), разграничением прав доступа и регулярным мониторингом безопасности.
• Резервное копирование и восстановление: Обязательным является регулярное создание резервных копий электронных документов и возможность их оперативного восстановления в случае сбоев или чрезвычайных ситуаций.
• Проверка наличия и состояния: СХЭД должна автоматически проверять наличие и состояние электронных документов. Для документов, хранящихся на физически обособленных носителях, такая проверка осуществляется не реже одного раза в 5 лет.
• Создание экземпляров взамен поврежденных: В случае обнаружения повреждения или порчи электронного документа СХЭД должна обеспечивать возможность создания нового экземпляра.
• Читабельность документов: Документ должен оставаться читабельным на протяжении всего срока хранения, независимо от устаревания техники и программного обеспечения. Это требует периодического перезаписывания документов с устаревающих носителей на более современные и конвертации в актуальные архивные форматы (например, PDF/A).
• Типовые функциональные требования: Государственные органы при создании СХЭД руководствуются Приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69, который устанавливает детальные функциональные требования к таким системам.

Документы со сроком хранения до 10 лет не обязательно передавать в центральный архив; их можно оставить в подразделении, где они были оформлены, при условии соблюдения общих требований к хранению.

Юридическая значимость электронных документов и ЭЦП

Юридическая значимость документа — это его доказательная сила, то есть способность быть принятым в качестве неоспоримого доказательства в суде, при проверках или в ходе деловых споров. Сами по себе электронные документы не обладают юридической силой без надлежащей защиты от изменений и обеспечения конфиденциальности. Для придания электронным документам юридической значимости необходима электронная цифровая подпись (ЭЦП).

Роль ЭЦП: ЭЦП является гарантией подлинности электронного документа на всех стадиях его существования: подписания, согласования, утверждения, ознакомления, хранения. Она подтверждает, что документ был создан конкретным лицом и не подвергался изменениям после подписания.

Требования к ЭЦП:

• Сертифицированные средства: Использование сертифицированных средств ЭЦП и СКЗИ (средств криптографической защиты информации) является обязательным требованием законодательства, что гарантирует надежность и безопасность подписи.
• Регламенты СЭД: Каждая СЭД должна иметь собственный регламент использования ЭЦП или соглашение о применении цифровой подписи, детально описывающие процессы и процедуры.
• Виды ЭЦП:
  • Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП): Обладает максимальной юридической силой и используется для исходящих электронных документов, предназначенных для использования вне единой цифровой платформы организации, а также для подписания документов, требующих юридического признания государственными органами.
  • Усиленная неквалифицированная или простая электронная подпись: Могут применяться для формируемых на единой цифровой платформе внутренних электронных документов, однако для согласования и утверждения информации часто также используется УКЭП.
  • Автоматически формируемые документы: Электронные документы, формируемые автоматически (например, отчеты системы), подписываются УКЭП оператора платформы.

Машиночитаемая доверенность (МЧД): С 1 сентября 2023 года для использования ЭЦП представителями организаций (сотрудниками) требуется машиночитаемая доверенность (МЧД). Это специальный электронный документ, подтверждающий полномочия лица действовать от имени организации. МЧД обеспечивает дополнительный уровень безопасности и контроля, исключая ситуации, когда сотрудник уволился, а его ЭЦП все еще используется.

Долгосрочное обеспечение юридической значимости:

• Продление действия подписи: Для долгосрочного хранения электронных документов необходимо использовать механизмы «продления» действия электронной подписи. Это может быть усовершенствованная электронная подпись с меткой времени, которая фиксирует момент подписания и подтверждает актуальность сертификата на тот момент. Также применяется механизм «перештамповки» – ежегодной проверки электронных документов с помощью специального ПО для подтверждения их подлинности (согласно Приказу Росархива № 77).
• Хранение сертификатов: Хранение сертификатов ключа электронной подписи вместе с документом способствует обеспечению его юридической значимости на протяжении всего срока хранения.
• Проверка подлинности: СХЭД должна обеспечивать возможность проверки подлинности электронной подписи на протяжении всего срока хранения информации, даже если срок действия сертификата истек, но метка времени подтверждает, что на момент подписания он был действителен.

Использование СЭД с поддержкой ЭЦП позволяет электронным документам быть полноценными доказательствами в случае конфликтных ситуаций, сокращая риски и повышая эффективность делопроизводства.

Требования к архивному хранению документов и стратегии долговременной сохранности

Архивное хранение документов — это не просто складирование, а комплекс мероприятий, направленных на обеспечение сохранности, учета и доступности документов на протяжении установленных сроков, которые могут достигать десятилетий и даже столетий. В цифровую эпоху эти требования усложняются необходимостью адаптации к быстро меняющимся технологиям и форматам, что ставит перед специалистами по документоведению совершенно новые задачи.

Общие требования к архивному хранению и сроки

Основным документом, регламентирующим архивное хранение, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов… (Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77). Эти правила обязательны для всех организаций, независимо от формы собственности, и распространяются на документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также на документы по личному составу.

Ключевые аспекты общих требований:

• Обязанности по сохранности: Все организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков. Для государственных органов и органов местного самоуправления создание архивов является обязанностью, для других организаций — правом.
• Передача на хранение: Организации могут передавать архивные документы на хранение специализированным организациям (государственным или частным архивам), имеющим соответствующую уставную деятельность, по договору возмездного оказания услуг.
• Сроки хранения: Сроки хранения документов регламентируются различными перечнями, главным из которых является Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…». Срок хранения зависит от вида документа и может варьироваться от 1 года до «постоянного».
  • Бухгалтерские и налоговые документы должны храниться в течение пяти лет, начиная с 1 января года, следующего за годом их последнего использования.
  • Кадровая документация имеет особые сроки: документы по личному составу, созданные до 2003 года, хранятся 75 лет; после 2003 года — 50 лет (например, трудовые договоры, личные дела).
• Применение максимального срока: Если для одного вида документов в разных нормативных актах определены разные сроки хранения, рекомендуется применять максимальный.
• Особые отметки:
  • «До замены новыми» или «До минования надобности«: требуют дополнительных условий. «До замены новыми» означает хранение до отмены или замены другим документом. «До минования надобности» требует установления организацией срока не менее 1 года.
  • «ЭКП» (Экспертно-контрольная проверка): означает, что после истечения указанного срока хранения документ подлежит экспертизе ценности, по результатам которой он может быть отнесен к документам постоянного хранения.
• Продление срока хранения: Если проводится проверка или идет судебное разбирательство, срок хранения документов продлевается до принятия окончательного решения по делу.

Особенности хранения электронных архивных документов

Приказ Росархива № 77 содержит отдельный раздел «Организация комплектования, хранения и учета электронных архивных документов», подчеркивающий специфику работы с цифровыми активами.

Ключевые требования к СХЭД для электронных документов:

• Читабельность: Электронный документ должен быть читабельным на протяжении всего срока хранения, независимо от устаревания техники и программного обеспечения. Это означает необходимость регулярного контроля за форматами и возможностью их воспроизведения.
• Защита от несанкционированного доступа: СХЭД должна обеспечивать защиту информации от копирования, распространения, уничтожения, модификации и блокирования доступа. Это достигается за счет криптографических методов, разграничения прав доступа и строгих протоколов безопасности.
• Создание «страхового фонда»: Для обеспечения максимальной сохранности электронных документов рекомендуется создание «страхового фонда» — нескольких копий документов, хранящихся на разных носителях и в разных физических местах. Это минимизирует риски потери данных из-за сбоев оборудования, стихийных бедствий или кибератак.
• Проверка наличия: Проверка наличия электронных архивных документов в СХЭД осуществляется автоматически, а для документов на физически обособленных носителях — раз в 5 лет.

Стратегии долговременной сохранности и доступности

Долговременная сохранность и доступность электронных документов — одна из сложнейших задач в современном архивоведении. Технологии меняются стремительно, форматы устаревают, а носители информации выходят из строя. Для решения этих проблем разработаны следующие стратегии:

1. Миграция/конвертирование: Эта стратегия предусматривает периодическое преобразование электронных документов в новые форматы и/или перенос в новые информационные системы. Цель — предотвратить физическое и моральное устаревание носителей, оборудования и программных средств. Эмпирически миграцию рекомендуется проводить раз в 10-15 лет. Для долговременного хранения активно используются архивные форматы, такие как PDF/A, который гарантирует сохранение внешнего вида документа независимо от среды открытия. Также применяются TIFF, XML/PDF+XMP, JPEG 2000, Plain text (UTF-8). Важен выбор «технологически нейтральных» форматов, которые не привязаны к конкретному ПО. При этом для проверки целостности документов (неизменности их содержания) используется хэширование — вычисление уникальной цифровой «подписи» файла.
2. Консервация технологий: Подход, при котором сохраняется не только сам документ, но и программно-аппаратная среда, необходимая для его воспроизведения. Это дорогостоящая и сложная стратегия, применяемая для особо ценных или уникальных документов.
3. Эмуляция: Создание программной среды, имитирующей работу устаревшего оборудования и программного обеспечения, что позволяет просматривать документы в их «родном» формате, даже если оригинальные системы уже не существуют.
4. Инкапсуляция: Включение документа, всех его метаданных и необходимого программного обеспечения для воспроизведения в единый «пакет».
5. Создание резервных копий: Периодическое создание нескольких резервных копий электронных документов и их хранение в разных местах является обязательной мерой для обеспечения физической сохранности данных.
6. «Доверенная среда хранения»: Концепция, предполагающая создание и поддержание контролируемой среды, где электронные документы хранятся с соблюдением всех требований безопасности, целостности и подлинности. Это включает отслеживание актуальности программного и аппаратного стека.
7. Продление действия электронной подписи: Для поддержания юридической значимости документов на протяжении всего срока хранения используются механизмы «продления» действия ЭЦП. Это может быть усовершенствованная электронная подпись с меткой времени, которая фиксирует момент подписания, подтверждая актуальность сертификата на тот момент. Также применяется «перештамповка» — ежегодная проверка электронных документов с помощью специального ПО для подтверждения их подлинности, что закреплено Приказом Росархива № 77.

Государственные инициативы в области архивного хранения

Российское государство активно развивает инфраструктуру для централизованного и удаленного хранения электронных архивов:

• ГИС «Платформа «Центр хранения электронных документов»: Создана Постановлением Правительства РФ от 02.03.2022 № 279 для обеспечения возможности передачи на постоянное хранение подлинников архивных документов в электронном виде. Федеральным органам исполнительной власти рекомендовано обеспечить такую возможность к 31 декабря 2025 года. К 2030 году стратегия цифровой трансформации РФ предусматривает централизованное хранение электронных архивных документов для 100% органов исполнительной и государственной власти субъектов РФ.
• ГИС УИАД (Государственная информационная система удаленного доступа к архивным документам): С 10 сентября 2025 года Росархив открыл онлайн-доступ к цифровым копиям исторических документов XVIII–XX веков через эту систему на платной основе (для электронных образов документов). Доступ к научно-справочному аппарату ГИС УИАД осуществляется без обязательной регистрации и на безвозмездной основе. Система предоставляет доступ к электронным описям фондов тринадцати федеральных архивов, обеспечивая сохранность оригиналов и доступность исторических материалов для широкого круга пользователей.

Эти инициативы демонстрируют стратегический подход к решению проблем долговременного хранения и доступности архивных фондов в условиях цифровой трансформации.

Риски, вызовы и лучшие практики в области систематизации и хранения документов в условиях цифровой трансформации

Переход к цифровому документообороту и архивному хранению открывает огромные возможности для повышения эффективности, но одновременно сопряжен с целым рядом рисков и вызовов. Их понимание и применение лучших практик минимизации критически важны для успешной цифровой трансформации, поскольку без них все усилия по внедрению новых технологий могут оказаться напрасными.

Категории рисков

1. Кибербезопасность:
   • Киберпреступления и утечки данных: Угрозы, связанные с хакерскими атаками, вредоносным ПО, фишингом, которые могут привести к несанкционированному доступу, изменению, уничтожению или утечке конфиденциальных данных.
   • Потеря данных: Сбои при записи или чтении информации, искажение или полная/частичная потеря данных, а также компьютерные вирусы представляют серьезную угрозу. Использование файловых архивов с непроверенных ресурсов может привести к заражению устройства вирусом или обходу средств безопасности.
2. Технологические риски:
   • Устаревание технологий: Быстрое устаревание программного обеспечения (ПО), аппаратного обеспечения и носителей информации. Документ, созданный сегодня, через 10-15 лет может стать нечитаемым из-за отсутствия нужной программы или устройства.
   • Износ носителей: Короткий срок службы физических носителей информации (жесткие диски, флеш-накопители, оптические диски) и их многообразие.
   • Потеря данных при конвертации: Риск искажения или потери части информации при миграции или конвертировании документов в новые форматы.
   • Неготовность ИТ-инфраструктуры: Недостаточная мощность серверов, пропускная способность сетей или устаревшее оборудование могут привести к низкой работоспособности СЭД, зависаниям и сбоям.
3. Юридические риски:
   • Отсутствие единой нормативной базы: В Российской Федерации нет единого федерального закона об ЭДО, он регулируется множеством актов, что создает сложности в интерпретации и применении.
   • Долгосрочная юридическая сила ЭЦП: Нерешенным остается вопрос о юридической силе электронных документов, подписанных электронной подписью, в случае длительного хранения, особенно после истечения срока действия сертификата.
   • Несоответствие форматам: Неправильно оформленные файлы или несоответствие установленным форматам могут привести к отказу государственных органов (например, ФНС) принимать документы.
   • Штрафы: Растущие штрафы за несвоевременное предоставление документов или нарушение правил их хранения, особенно в электронной форме.
   • Несоответствие внутренних регламентов: Отсутствие или неактуальность внутренних регламентов работы с электронными документами, не соответствующих федеральным стандартам.
4. Экономические и финансовые риски:
   • Высокие первоначальные инвестиции: Значительные затраты на приобретение программного обеспечения (СЭД, СХЭД), оборудования, обучение сотрудников и внедрение новых процессов.
   • Неочевидный ROI: Экономическая выгода от внедрения цифровых решений не всегда очевидна и может проявиться не сразу, что затрудняет обоснование инвестиций.
   • Невозможность вложений: Экономические трудности и нестабильность могут ограничить возможность вложений капитала в цифровые технологии.
5. Человеческий фактор:
   • Сопротивление изменениям: Нежелание сотрудников переходить на новые системы, сопротивление обучению, привычка к «бумажным» процессам.
   • Низкая квалификация: Недостаточный уровень цифровой грамотности и квалификации персонала для эффективной работы с СЭД и электронными архивами.
   • Социальная инженерия: Злоумышленники используют манипулятивные техники для получения доступа к конфиденциальной информации или данным для входа в систему.
   • Ошибки пользователей: Неграмотное пользование технологиями, случайное удаление или изменение документов, неправильное присвоение метаданных.
   • Злоупотребления: Использование доступа к электронным подписям и системам для незаконного завладения денежными средствами или иной противоправной деятельности.
6. Организационные риски:
   • Дублирование документов: Сохранение как электронных, так и бумажных копий документов, что приводит к избыточности и путанице.
   • Сложности интеграции: Трудности в интеграции СЭД с существующими корпоративными системами (CRM, ERP), что может нарушить сквозные бизнес-процессы.
   • Отсутствие ожидаемого эффекта: Внедрение ЭДО без должной проработки процессов и обучения может не принести ожидаемой эффективности.
   • Проблемы поиска и версионирования: Медленный поиск документов, отсутствие возможностей совместной работы, версионирования (отслеживания изменений) и сложность с отчетностью в традиционных бумажных архивах.
   • Недостаточная проработка требований: Недостаточное исследование потребностей компании при выборе СЭД и несоответствие между отделами (например, ИТ и делопроизводство) могут привести к разрывам в ролях и подотчетности.

Лучшие практики минимизации рисков

Успешная минимизация рисков требует комплексного подхода, затрагивающего технические, организационные, кадровые и технологические аспекты.

1. Технические меры кибербезопасности:
   • Комплексная стратегия безопасности: Внедрение методологий и стандартов информационной безопасности (ИБ) с регулярным обновлением.
   • Защитные технологии: Использование шифрования данных, фаерволов, межсетевых экранов, систем обнаружения вторжений (СОВ) и антивирусного ПО.
   • Централизованный контроль: Обеспечение централизованного контроля, защиты информации и соответствия требованиям законодательства.
   • Носители True WORM: Применение носителей информации с технологией WORM (Write Once Read Many), исключающей возможность изменения или уничтожения информации после записи.
   • Разграничение прав доступа: Строгое разграничение прав доступа пользователей к системе и документам, фиксация всех их действий (аудит логов).
   • Резервное копирование и мониторинг: Регулярное резервное копирование данных и постоянный мониторинг состояния системы и угроз.
   • Облачные хранилища: Использование облачных хранилищ, делегируя задачи по контролю сохранности носителей, защите от вирусных атак, резервному копированию и актуальности ПО провайдеру, который несет за это ответственность.
2. Технологические решения:
   • Регулярная миграция/конвертирование: Периодическое перезаписывание документов на новые носители и конвертирование в актуальные архивные форматы (PDF/A, XML, RTF). Рекомендуется проводить миграцию раз в 10-15 лет.
   • Эмуляция: Применение эмуляции или виртуализации для воспроизведения устаревшего программного обеспечения, необходимого для работы с архивными форматами.
   • Открытые форматы: Выбор общераспространенных, открытых форматов документов, не привязанных к конкретному проприетарному ПО.
   • СХЭД и электронные архивы: Внедрение специализированных систем хранения электронных документов (СХЭД) и электронных архивов, способных эффективно управлять как электронными, так и бумажными документами.
   • Автоматизация и интеграция: Автоматизация рутинных процессов (утверждение, согласование, подпись) и интеграция СЭД с существующими корпоративными системами (CRM, ERP) для создания бесшовных бизнес-процессов.
   • «Перештамповка»: Ежегодная проверка электронных документов с помощью специального ПО для подтверждения их подлинности (согласно Приказу Росархива № 77) для пролонгации юридической значимости ЭЦП.
3. Организационные меры:
   • Разработка регламентов: Создание и регулярное обновление внутренних регламентов работы с электронными документами, соответствующих федеральным стандартам.
   • Мониторинг и оптимизация: Постоянный мониторинг процессов ЭДО и их оптимизация.
   • Регулярный аудит: Проведение регулярного внутреннего и внешнего аудита документов для контроля соответствия нормам и выявления слабых мест.
   • Номенклатура дел: Создание и актуализация номенклатуры дел как основы для систематизации и соблюдения сроков хранения.
   • Четкие цели: Определение четких целей и задач проекта внедрения СЭД, с учетом потребностей всех подразделений.
   • Экспертные компании: Привлечение экспертных компаний для организации безопасного хранения, оцифровки и перехода на ЭДО.
   • Государственные инициативы: Использование централизованных государственных платформ, таких как ГИС «Платформа «Центр хранения электронных документов», которые к 2030 году должны обеспечить централизованное хранение электронных архивных документов для 100% органов исполнительной и государственной власти субъектов РФ.
4. Кадровые меры и управление человеческим фактором:
   • Аудит цифровой грамотности: Проведение оценки уровня цифровой грамотности сотрудников.
   • Обучение и мотивация: Организация регулярного обучения работе с ЭДО, новым технологиям и принципам информационной безопасности. Введение системы мотивации для сотрудников, активно использующих новые системы.
   • «Цифровые кураторы»: Назначение внутренних «цифровых кураторов» или экспертов, которые могут оказывать поддержку и консультировать коллег.
   • Культура безопасности: Повышение осведомленности о рисках информационной безопасности, создание корпоративной культуры безопасности, обучение сотрудников использованию менеджеров паролей, многофакторной аутентификации и принципа наименьших привилегий.

Применение этих лучших практик позволяет не только минимизировать риски, но и максимально реализовать потенциал цифровой трансформации в области систематизации и хранения документов.

Компетенции и квалификации современных специалистов по документоведению и архивному делу

Цифровая трансформация предъявляет принципиально новые требования к специалистам по документоведению и архивному делу. Если раньше акцент делался на знании ГОСТов и правил работы с бумажными документами, то сегодня документовед и архивист становятся ключевыми фигурами в управлении информационными активами организации в гибридной и полностью цифровой среде. А что это означает на практике? Это требует от них постоянного развития, умения работать не только с бумагами, но и с комплексными информационными системами.

Профессиональные стандарты и требования

В Российской Федерации утверждены профессиональные стандарты, которые определяют трудовые функции, необходимые знания и навыки для специалистов в этой области:

1. Профессиональный стандарт «Специалист по управлению документами организации» (Приказ Минтруда России от 27.04.2023 № 421н). Этот стандарт, действующий до 1 сентября 2029 года, четко описывает требования к специалистам, занимающимся организацией, ведением и хранением документации. Он отражает трудовые функции, связанные с созданием, обработкой, систематизацией и использованием документов на различных носителях.
2. Профессиональный стандарт «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации» (Приказ Минтруда России от 31.03.2021 № 192н). Этот стандарт, действующий до 1 сентября 2027 года, ориентирован на специалистов, способных инициировать, планировать и реализовывать проекты цифровой трансформации документоемких бизнес-процессов. Он подразумевает более глубокие компетенции в области информационных технологий.

Ключевые требования к современным специалистам:

• Работа в цифровой среде: Необходимы умения и навыки работы в цифровой среде, включая использование технических средств и информационных технологий в управлении документами и архивами. Это включает владение программными продуктами для делопроизводства и архивирования, технологиями сканирования, системами электронного документооборота (СЭД) и системами хранения электронных документов (СХЭД).
• Проектирование и совершенствование систем: Способность создавать, вести и совершенствовать системы документационного обеспечения управления (ДОУ) на базе новейших технологий. Это означает не просто использование существующих систем, но и участие в их проектировании, внедрении и оптимизации.
• Анализ рынка ИТ-продуктов: Важна способность анализировать рынок информационных продуктов и услуг, давать экспертную оценку современным СЭД, СХЭД и системам ведения электронного архива, чтобы выбирать наиболее подходящие решения для организации.
• Консультационная функция: Готовность и способность консультировать работников служб ДОУ по выбору и использованию автоматизированных технологий документационного обеспечения управления.
• Стратегическое мышление: Современный документовед должен быть не просто техническим работником, а стратегом, управляющим информацией. Это означает умение видеть «большую картину», анализировать риски, планировать долгосрочные стратегии хранения и доступа к информации.
• Навыки деловой коммуникации: Помимо технических навыков, важно умение составлять деловые тексты, редактировать документы, формулировать выводы и рекомендации, эффективно взаимодействовать с различными подразделениями и внешними контрагентами.
• Роль архивариуса: Профессия архивариуса в 2025 году требует работы не только с физическими, но и с цифровыми копиями документов, обеспечения их безопасности и доступности, участия в научных исследованиях, а также постоянного обучения и повышения квалификации. Архивариус должен систематизировать, хранить, описывать, оформлять документы в соответствии с требованиями законодательства и нормами организации, а также уничтожать по истечении срока хранения.

Ключевые компетенции цифровой экономики

Помимо профессиональных стандартов, вы��еляются общие «сквозные» компетенции, необходимые любому специалисту в условиях цифровой экономики:

• Коммуникация и кооперация в цифровой среде: Способность эффективно использовать различные цифровые средства для взаимодействия с коллегами, партнерами, государственными органами и достижения поставленных целей.
• Саморазвитие в условиях неопределенности: Способность самостоятельно ставить образовательные цели, подбирать способы решения и средства развития других необходимых компетенций, гибко адаптироваться к изменениям.
• Креативное мышление: Способность генерировать новые идеи, абстрагироваться от стандартных моделей, выдвигать альтернативные варианты действий и решения проблем.
• Управление информацией и данными: Включает навыки поиска, анализа, структурирования, интерпретации и защиты больших объемов информации.
• Знание методов защиты информации: Понимание основ информационной безопасности, умение применять методы защиты данных и соблюдать правила конфиденциальности.

Образование и профессиональное развитие

Получить профессию в сфере документоведения и архивного дела можно различными путями:

• Высшее образование: Специальность «Документоведение и архивоведение» в вузах обеспечивает глубокую теоретическую и практическую подготовку.
• Среднее профессиональное образование: Колледжи предлагают специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение».
• Дополнительное образование: Многочисленные курсы профессиональной переподготовки и повышения квалификации. Например:
  • Дистанционные курсы по управлению электронными документами и архивами охватывают нормативно-правовые акты, особенности организации ЭДО, работу с электронными документами и применение электронной подписи.
  • Курсы профессиональной переподготовки «Специалист по формированию электронного архива» предоставляют знания по федеральным и региональным НПА, характеристике ЭЦП, структуре электронного архива, технологиям безопасности. Ранее существовал профессиональный стандарт «Специалист по формированию электронного архива» (Приказ Минтруда России от 19.04.2018 № 266н), который хоть и утратил силу, но закрепил важные трудовые функции по созданию графических образов, формированию и загрузке данных в систему электронного архива.
  • Программы повышения квалификации «Современный архив. Нормативы, технологии, автоматизация» предназначены для руководителей архивов, экспертных комиссий, документоведов и архивистов, обучая организации современного архива, требованиям к сохранности документов, ведению учетных документов архива и выбору СЭД.

Постоянное обучение и повышение квалификации являются неотъемлемой частью профессионального развития в этой динамично меняющейся сфере, позволяя специалистам оставаться актуальными и востребованными в условиях цифровой экономики.

Заключение

Систематизация и хранение документов в эпоху цифровой трансформации — это многогранный вызов, требующий комплексного подхода и постоянной адаптации. Наше исследование показало, что эффективное управление информационными активами сегодня невозможно без глубокого понимания актуальной нормативно-правовой базы, освоения современных технологических решений и развития новых компетенций у специалистов.

Мы убедились, что российское законодательство активно развивается, стремясь обеспечить юридическую значимость электронных документов и создать инфраструктуру для централизованного архивного хранения, о чем свидетельствуют новые приказы Росархива, внедрение МЧД и появление государственных информационных систем, таких как «Платформа «Центр хранения электронных документов» и ГИС УИАД. Современные принципы систематизации, основанные на номенклатуре дел и метаданных, становятся универсальными для гибридного документооборота, обеспечивая порядок и доступность информации. Однако переход к цифре сопряжен с серьезными рисками – от киберугроз и технологического устаревания до человеческого фактора и экономических издержек. Минимизация этих рисков требует внедрения лучших практик, охватывающих технические, организационные, кадровые и технологические меры.

Наконец, мы подчеркнули, что успех цифровой трансформации в области документооборота напрямую зависит от уровня подготовки и квалификации специалистов. Современный документовед и архивист — это не просто исполнитель, а стратег, обладающий широким спектром компетенций: от глубоких знаний в области нормативно-правового регулирования и владения специализированным ПО до креативного мышления и способности к саморазвитию в условиях постоянной неопределенности.

Таким образом, эффективная систематизация и хранение документов в цифровую эпоху — это непрерывный процесс, требующий междисциплинарного подхода, непрерывного мониторинга изменений и инвестиций в человеческий капитал. Только такой комплексный подход позволит организациям уверенно двигаться по пути цифровой трансформации, превращая информационные риски в конкурентные преимущества.

Список использованной литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство. М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2002. 192 с.
2. ГОСТ 6.10.4.84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. М.: Изд-во стандартов, 1984.
3. ГОСТ 6.10.587. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. М.: Изд-во стандартов, 1987.
4. ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (с Изменением N 1).
5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1998.
6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов. ИПК Изд-во стандартов, 2003.
7. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы.
8. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. М.: ВНИИДАД, 1991.
9. Закон об электронном документообороте (ЭДО) в России // ELMA365 КЭДО.
10. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления: В 3 кн. Кн. 1. Управленческое документоведение. УрАГС: Екатеринбург, 2002. 176 с.
11. Новое в российском законодательстве (ежедневно). Выпуск за 10 октября 2025 года // КонсультантПлюс.
12. Организация работы с документами. М.: ИНФРА-М, 2002. 591 с.
13. Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. СПб.: Издательский Торговый Дом «Герда», 1999. 303 с.
14. Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 27.04.2023 N 421н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по управлению документами организации».
15. Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 31.03.2021 N 192н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации» // Документы системы ГАРАНТ.
16. Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» // КонсультантПлюс.
17. Приказ Росархива от 31.07.2023 N 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» // КонсультантПлюс.
18. Постановление Правительства РФ от 02.03.2022 N 279 «О государственной информационной системе «Платформа «Центр хранения электронных документов» (с изменениями и дополнениями) // ГАРАНТ.
19. Постановление Правительства РФ от 18.03.2023 г. № 413 // Документы — Правительство России.
20. С 1 июля 2025 года вступает в силу закон об электронном документообороте и дистанционном участии в производстве по делам об административных правонарушениях // КонсультантПлюс.
21. С 05.02.2025 изменятся правила электронного документооборота с ФНС // Бухэксперт.
22. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М.: Изд-во «ПРИОР», 2000. 144 с.
23. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (последняя редакция) // КонсультантПлюс.
24. Федеральный закон «О внесении изменений в статью 24 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 13.12.2024 N 469-ФЗ (последняя редакция) // КонсультантПлюс.
25. Хранение документации в 2025 году: сроки, правила, системы и учет // Directum.
26. Электронный архив: зачем нужен бизнесу и как его организовать // ELMA365.