Контроль как функция менеджмента — все что нужно знать о его сущности, видах и этапах

Введение. Какую роль играет контроль в достижении целей организации

В системе управления любой организацией контроль занимает особое, системообразующее место. Часто его ошибочно воспринимают как финальный, карательный этап, однако это глубокое заблуждение. Наряду с планированием, организацией и мотивацией, контроль является одной из ключевых функций менеджмента. Это непрерывный процесс, предназначенный для обеспечения реального достижения поставленных целей. Без него даже самый гениальный и детально проработанный план рискует остаться лишь на бумаге.

Эффективная система контроля — это не надзор, а скорее навигационная система компании, которая позволяет вовремя сверять курс и корректировать движение. Она отвечает на фундаментальные вопросы: «Туда ли мы идем?», «С той ли скоростью?» и «Что нужно изменить, чтобы добраться до пункта назначения?». В данном материале мы последовательно разберем сущность, цели, виды и практические этапы этого важнейшего управленческого инструмента.

Раскрываем сущность контроля как системы обратной связи

Чтобы понять истинную природу контроля, лучше всего отказаться от образа строгого надзирателя и представить себе интеллектуальную систему обратной связи. По своей сути, контроль — это именно такой механизм, встроенный в «организм» компании. Его работа очень похожа на действие термостата в системе климат-контроля или автопилота в самолете. Система постоянно измеряет текущее состояние (фактическую температуру или курс), сравнивает его с заданным стандартом (желаемой температурой или маршрутом) и, если обнаруживает отклонение, вырабатывает корректирующий сигнал.

Точно так же и в менеджменте: суть контроля заключается в непрерывном мониторинге выполнения планов. Это процесс, в рамках которого происходит постоянное сравнение фактических результатов с запланированными показателями. Информация о результатах деятельности («выход» системы) передается обратно на «вход» (руководству), которое принимает решения для корректировки дальнейших действий. Таким образом, контроль превращается из простого акта проверки в динамичный и непрерывный процесс управления, обеспечивающий стабильность и адаптивность организации.

Стратегические цели и ключевые функции контроля в управлении

Контроль решает несколько стратегически важных задач, которые обеспечивают не только выживание, но и устойчивое развитие компании. Его главная роль — это помощь в адаптации организации к неизбежным изменениям как во внутренней, так и во внешней среде. Он позволяет вовремя заметить новые угрозы или возможности и скорректировать стратегию. Кроме того, хорошо налаженная система контроля помогает предотвращать назревающие кризисы, своевременно обнаруживая и устраняя недостатки до того, как они станут фатальными.

Для достижения этих целей контроль выполняет несколько ключевых функций:

• Установление стандартов: Определение четких и измеримых критериев, с которыми будут сравниваться результаты.
• Измерение результатов: Сбор данных о фактическом выполнении задач и ходе процессов.
• Сопоставление факта с планом: Анализ собранной информации для выявления отклонений и их масштаба.
• Корректировка действий: Разработка и применение мер для устранения отклонений и возвращения к намеченному курсу.

Таким образом, контроль — это не просто констатация ошибок прошлого, а проактивный инструмент для формирования успешного будущего.

Предварительный контроль как основа для предотвращения будущих проблем

Контроль начинается задолго до того, как стартует основная деятельность. Первый и самый важный рубеж обороны от будущих проблем — это предварительный контроль. Как следует из названия, он осуществляется еще до начала работ и направлен на проверку готовности ресурсов организации. Его главная цель — не исправлять, а предотвращать ошибки, удостоверяясь, что на «вход» системы подаются качественные компоненты.

Объектами предварительного контроля выступают три ключевые группы ресурсов:

1. Человеческие ресурсы: Анализ профессиональных знаний, навыков и квалификации персонала при найме. Сюда относится проверка резюме, проведение собеседований и тестирование кандидатов.
2. Материальные ресурсы: Проверка качества сырья, материалов и комплектующих, поставляемых в компанию. Цель — убедиться, что они соответствуют установленным стандартам, чтобы не допустить брака в производстве.
3. Финансовые ресурсы: Составление и утверждение бюджета. Этот вид контроля гарантирует, что у организации достаточно средств для выполнения поставленных задач, и предотвращает финансовый дефицит в будущем.

Этот вид контроля — фундамент, на котором строятся все последующие успехи. Игнорировать его — значит закладывать мину замедленного действия под весь проект.

Текущий контроль для навигации в процессе выполнения задач

Если предварительный контроль — это подготовка к плаванию, то текущий контроль — это сверка с картой и компасом непосредственно в пути. Этот вид контроля осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ и представляет собой сердцевину системы обратной связи. Его ключевая задача — отслеживать отклонения от намеченных планов и стандартов в режиме реального времени, чтобы менеджеры могли внести исправления до того, как эти отклонения превратятся в серьезные проблемы.

Текущий контроль помогает «держать руку на пульсе» организации. Он реализуется через множество инструментов, знакомых каждому руководителю:

• Регулярные совещания, посвященные статусу выполнения проектов.
• Непосредственное наблюдение руководителя за работой подчиненных.
• Проверка и утверждение промежуточных этапов работы.
• Автоматизированные системы отчетности, показывающие выполнение KPI в реальном времени.

Именно благодаря текущему контролю управление становится по-настоящему гибким и адаптивным. Он позволяет не просто следовать плану, а осмысленно двигаться к цели, оперативно реагируя на любые возникающие трудности и внося необходимые коррективы «на лету».

Заключительный контроль как источник опыта для будущего планирования

Когда работа завершена, наступает время для заключительного контроля. Его главная особенность в том, что он проводится уже после того, как деятельность полностью окончена. На первый взгляд может показаться, что влиять на результат уже поздно, но это не так. Заключительный контроль выполняет две важнейшие функции, которые работают на будущее организации.

Во-первых, он дает объективную оценку итогов деятельности. На этом этапе сравниваются конечные результаты с изначально поставленными целями и стандартами качества. Это позволяет определить, были ли достигнуты цели, и дает основу для системы мотивации — например, для выплаты премий по результатам успешного проекта. Во-вторых, что еще более важно, заключительный контроль является бесценным источником информации для улучшения будущих планов. Анализируя, почему возникли те или иные отклонения, менеджмент накапливает опыт, который позволяет избежать повторения ошибок. Информация, полученная на этом этапе, ложится в основу следующего цикла планирования, делая его более реалистичным и точным.

Механизм в действии. Через какие этапы проходит процесс контроля

Любая контрольная деятельность, независимо от ее вида и объекта, осуществляется по четкому и логичному алгоритму. Этот процесс можно разложить на четыре последовательных этапа, которые вместе образуют замкнутый цикл управленческого воздействия.

1. Установление стандартов и критериев. Это отправная точка всего процесса. На этом этапе руководство должно четко определить, с чем именно будут сравниваться результаты. Стандарты должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми и иметь временные рамки (например, «увеличить продажи на 10% к концу квартала»).
2. Измерение фактических результатов. После установления стандартов необходимо организовать сбор информации о том, что происходит на самом деле. Важно определить, как, в какие сроки и с какой периодичностью будут измеряться показатели.
3. Сопоставление результатов со стандартами. Это ключевой аналитический этап. Менеджер сравнивает полученные данные с установленными ранее стандартами и выявляет отклонения. Здесь важно не только зафиксировать сам факт отклонения, но и определить его масштаб и допустимые пределы.
4. Разработка и применение корректирующих действий. Финальный этап, на котором принимаются управленческие решения. Если результаты соответствуют стандартам или превосходят их, действия могут не потребоваться. Если же выявлены существенные отклонения, необходимо выбрать один из трех путей: устранить отклонение (улучшить работу), пересмотреть стандарт (если он оказался нереалистичным) или ничего не предпринимать (если отклонение несущественно).

Этот четырехступенчатый механизм является универсальным ядром любой системы контроля.

Архитекторы контроля. Кто выступает субъектами управления

Функция контроля в организации не является прерогативой какого-то одного отдела или должностного лица. Это многоуровневая система, в которой задействованы различные субъекты, каждый со своей зоной ответственности. Условно их можно разделить на две большие группы: внутренние и внешние.

Внутренние субъекты контроля — это силы, действующие внутри самой организации:

• Собственники и топ-менеджеры: Осуществляют стратегический контроль, следят за достижением глобальных целей компании.
• Линейные руководители: Выполняют текущий контроль за работой своих подчиненных и отделов.
• Специализированные подразделения: Отделы контроля качества, службы внутреннего аудита, финансовые контролеры, которые занимаются контролем на профессиональной основе в узкой сфере.

Внешние субъекты контроля — это организации и органы, находящиеся за пределами компании, но имеющие полномочия или основания для ее проверки:

• Государственные органы: Налоговая служба, пожарная инспекция, Роспотребнадзор и другие, следящие за соблюдением законодательства.
• Аудиторские компании: Проводят независимую проверку финансовой отчетности.
• Общественные организации: Например, общества по защите прав потребителей, которые могут контролировать качество продукции и услуг.

Какими должны быть характеристики эффективной системы контроля

Чтобы контроль был не бюрократической помехой, а реальным инструментом повышения эффективности, он должен отвечать нескольким ключевым требованиям. Хорошо спроектированная система контроля всегда обладает следующими характеристиками:

• Стратегическая направленность: Контроль должен отслеживать те показатели, которые действительно важны для достижения стратегических целей компании, а не распыляться на мелочи.
• Своевременность: Информация об отклонениях должна поступать к менеджеру вовремя, чтобы он успел принять меры до того, как ситуация станет необратимой.
• Гибкость и адаптивность: Система контроля должна быть способна быстро перестраиваться в ответ на изменения во внешней среде или внутри самой компании.
• Экономичность: Затраты на осуществление контроля не должны превышать выгоды, которые он приносит. Слишком дорогая и сложная система контроля может нанести больше вреда, чем пользы.
• Всеохватывающий характер: Эффективный контроль должен охватывать все ключевые сферы деятельности организации, не оставляя «слепых зон».

Только при соблюдении этих принципов контроль становится мощным конкурентным преимуществом, а не тормозом для развития.

Заключение. Почему контроль замыкает и одновременно начинает цикл управления

Рассмотрев сущность, цели, виды и этапы контроля, мы можем вернуться к нашему исходному тезису, но уже на новом уровне понимания. Контроль — это не просто одна из функций менеджмента, а поистине диалектический элемент, который одновременно завершает текущий управленческий цикл и дает старт новому.

Он замыкает цикл, так как именно на этапе заключительного контроля происходит финальная оценка результатов и сопоставление их с первоначальными планами. Но в тот же момент он начинает новый, поскольку информация об ошибках, успехах и причинах отклонений становится бесценным ресурсом для следующего этапа планирования. Таким образом, благодаря контролю спираль управления раскручивается на новом витке, обеспечивая непрерывное обучение и совершенствование организации. Без этого механизма обратной связи любая компания была бы обречена либо на хаос, либо на стагнацию.