Техническое обеспечение работы с документами, учет и хранение дел в системе МВД России: комплексный анализ и перспективы цифровизации

В условиях динамичного развития информационных технологий и постоянно возрастающих объемов данных, вопросы эффективной работы с документами, их учета и надежного хранения приобретают особую значимость для любого государственного органа. Для Министерства внутренних дел Российской Федерации, где информация зачастую имеет стратегическое значение, обеспечение этих процессов является критически важным элементом национальной безопасности и правопорядка. Ежедневно генерируются и обрабатываются миллионы документов, от оперативных сводок до материалов уголовных дел, что делает предмет данного исследования не просто актуальным, но и жизненно необходимым для понимания механизмов функционирования ведомства.

Цель настоящего анализа — провести всестороннее исследование технического обеспечения работы с документами, их учета и хранения дел в системе МВД России. В рамках этой цели ставятся следующие задачи: систематизировать нормативно-правовую базу, регламентирующую данные процессы; описать организационную структуру и функции подразделений, ответственных за делопроизводство; детализировать используемые технические средства и информационные системы; рассмотреть особенности архивного хранения и обеспечения конфиденциальности; а также выявить ключевые вызовы, перспективы цифровизации и механизмы ответственности сотрудников.

Данный материал будет полезен студентам, курсантам, слушателям и аспирантам юридических вузов или образовательных учреждений системы МВД России, а также специалистам по делопроизводству и архивному делу, стремящимся получить углубленные знания о специфике ведомственного документооборота. Исследование базируется на академическом подходе, с использованием юридической и делопроизводственной терминологии, и опирается на актуальные нормативно-правовые акты Российской Федерации и ведомственные документы МВД России. Структура работы последовательно раскрывает заявленные темы, переходя от общих правовых основ к специфическим техническим решениям и организационным аспектам, завершаясь анализом вызовов и перспектив.

Нормативно-правовые основы организации делопроизводства и архивного дела в системе МВД России

Фундамент, на котором строится вся система работы с документами в Министерстве внутренних дел Российской Федерации, — это сложная и многоуровневая нормативно-правовая база. Она обеспечивает единообразие, законность и эффективность всех процессов, связанных с созданием, обработкой, учетом, хранением и использованием информации. Без строгого соблюдения этих норм невозможно представить функционирование столь значимого правоохранительного ведомства, ведь любое нарушение может повлечь серьезные юридические последствия.

Федеральное законодательство в сфере делопроизводства и архивного дела

Исходной точкой для понимания правового регулирования является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Этот закон является краеугольным камнем для всех организаций, работающих с архивными документами, устанавливая общие принципы и правила их формирования, хранения, комплектования, учета и использования. Он определяет, что такое Архивный фонд Российской Федерации и как следует обращаться с документами, входящими в него, а также с другими архивными документами, независимо от их форм собственности.

Особое место в современном документообороте занимает Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Он регулирует широкий спектр отношений, связанных с информацией как ресурсом: от ее поиска и получения до передачи, производства, распространения и, что крайне важно для МВД, защиты. В условиях цифровизации, когда подавляющее большинство документов создается и существует в электронном виде, именно этот закон определяет правовые рамки для применения информационных технологий и обеспечения информационной безопасности.

Помимо этих двух основополагающих актов, существуют и другие федеральные законы, детализирующие отдельные аспекты работы с информацией и документами. К ним относятся:

• Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»: устанавливает требования к обработке персональных данных, что особенно актуально для МВД, постоянно работающего с чувствительной личной информацией граждан.
• Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: обеспечивает правовую основу для использования электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью, приравнивая их к бумажным аналогам. Это критично для перехода к полноценному безбумажному документообороту.
• Федеральный закон от 2 июля 2013 г. № 187-ФЗ «О безопасности критической информационной инфраструктуры Российской Федерации»: направлен на обеспечение устойчивости функционирования критически важных информационных систем, к которым, безусловно, относятся и системы МВД.
• Федеральный закон от 1 мая 2019 г. № 90-ФЗ «О суверенном интернете»: призван обеспечить стабильное и безопасное функционирование российского сегмента сети Интернет, что косвенно влияет на защищенность ведомственных информационных ресурсов.

Эти законы формируют комплексную правовую матрицу, в которой МВД России строит свою систему делопроизводства, обеспечивая не только эффективность, но и юридическую чистоту всех процессов.

Ведомственное нормотворчество МВД России

Наряду с федеральным законодательством, в системе МВД России действует обширный пласт ведомственных нормативных актов, которые детализируют и адаптируют общие нормы к специфике деятельности органов внутренних дел. Эти документы играют ключевую роль в повседневной практике работы с документами.

Центральным документом является Приказ МВД России от 20 июня 2012 г. № 615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации». Это своего рода Библия для каждого сотрудника, работающего с документами. Инструкция охватывает весь цикл жизни документа: от его создания и регистрации до организации документооборота, учета, контроля исполнения и последующего помещения в дело. Она определяет единые требования к оформлению документов, что обеспечивает их унификацию и упрощает взаимодействие между подразделениями.

В целях стандартизации и упорядочивания хранения документов, МВД России издало Приказ МВД России от 29 марта 2023 г. № 170 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности органов внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков их хранения». Этот перечень — незаменимый инструмент для сотрудников, определяющий, сколько времени должен храниться каждый тип документа. Например, согласно этому приказу, «Заявление о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П» хранится 85 лет, «Журналы учета поступления бланков паспорта и выдачи паспортов гражданам» — постоянно, а «Книга учета сообщений о происшествиях» — 5 лет. Такие четкие указания позволяют избежать произвола и обеспечивают сохранность важной информации на протяжении требуемого периода.

Также стоит отметить Приказ МВД России от 24 августа 2020 г. № 593, утверждающий Административный регламент по предоставлению государственной услуги по выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан. Этот документ регламентирует доступ граждан к архивной информации, обеспечивая прозрачность и право на получение сведений, необходимых для реализации социальных гарантий.

Таблица 1. Основные нормативно-правовые акты, регулирующие делопроизводство и архивное дело в МВД России

Уровень регулирования	Тип акта	Название и реквизиты	Ключевые аспекты регулирования
Федеральный	Закон	Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»	Общие принципы архивного дела, формирование Архивного фонда РФ, сроки хранения, права и обязанности в сфере архивов.
Федеральный	Закон	Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»	Право на информацию, применение ИТ, основы защиты информации, государственная информационная политика.
Федеральный	Закон	Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»	Условия обработки, хранения и защиты персональных данных.
Федеральный	Закон	Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»	Правовой статус электронной подписи, правила ее использования в документообороте.
Ведомственный	Приказ	Приказ МВД России от 20.06.2012 № 615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел РФ»	Детальная регламентация документирования, документооборота, учета, исполнения и контроля документов в МВД.
Ведомственный	Приказ	Приказ МВД России от 29.03.2023 № 170 «Об утверждении Перечня документов… с указанием сроков их хранения»	Установление конкретных сроков хранения различных видов документов, образующихся в деятельности МВД.
Ведомственный	Приказ	Приказ МВД России от 24.08.2020 № 593 «Об утверждении Административного регламента… по выдаче архивных справок»	Регламентация процедуры предоставления архивных справок и копий документов гражданам.

В совокупности, эти федеральные и ведомственные нормативные акты формируют исчерпывающую правовую основу, которая позволяет МВД России эффективно управлять огромными массивами информации, обеспечивать ее достоверность, сохранность и конфиденциальность, а также гарантировать право граждан на доступ к необходимой информации в установленных законом пределах.

Организация делопроизводства и формирования дел в МВД России

Делопроизводство в системе МВД России — это не просто рутинная работа с бумагами, а строго регламентированный процесс, обеспечивающий функционирование всей правоохранительной системы. От его четкости и безошибочности зависит своевременность принятия решений, качество расследований и защита прав граждан. Рассмотрим, как этот механизм устроен, начиная от структур, ответственных за его ведение, и заканчивая правилами формирования дел.

Структура и функции подразделений делопроизводства

В иерархии Министерства внутренних дел Российской Федерации организация делопроизводства находится под пристальным вниманием и централизованным управлением. На федеральном уровне за общее руководство и методологическое обеспечение отвечает Департамент делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций (ДДО МВД России). Именно он разрабатывает основные инструкции, регламенты и рекомендации, которые затем внедряются на всех уровнях системы МВД.

На местах, то есть в структурных подразделениях, территориальных органах и организациях системы МВД России, функции делопроизводства возлагаются на специализированные подразделения делопроизводства и режима или, в случае небольших структур, на отдельных сотрудников, назначенных ответственными за его ведение. Эти подразделения выполняют широкий круг функций, обеспечивая бесперебойное движение документов и их надлежащее оформление.

Основные функции подразделений делопроизводства и режима включают:

• Прием, регистрация и распределение входящих документов: Сюда относится первичная обработка всей корреспонденции, поступающей в орган внутренних дел, присвоение ей регистрационных номеров и дальнейшая передача по назначению.
• Передача документов на рассмотрение руководителю: Обеспечение оперативной доставки документов до адресатов, ответственных за их рассмотрение и принятие решений.
• Контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов: Мониторинг исполнения поручений и контроль за соблюдением установленных сроков, что является критически важным для оперативной деятельности МВД.
• Регистрация исходящих документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам: Подготовка и отправка всей корреспонденции, создаваемой в органе внутренних дел, с соблюдением требований к оформлению и доставке.
• Организация хранения документов и формирование дел: Группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел и подготовка их к текущему и последующему архивному хранению.
• Конфиденциальность и режим секретности: Обеспечение защиты информации ограниченного доступа, в том числе составляющей государственную тайну, что является одной из ключевых задач данных подразделений.

Таким образом, подразделения делопроизводства и режима выступают в роли связующего звена, обеспечивающего структурированный и контролируемый поток информации внутри ведомства и за его пределами.

Номенклатура дел: составление, утверждение и применение

Один из важнейших инструментов в организации делопроизводства — это номенклатура дел. Под этим термином понимается систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве органа внутренних дел, с обязательным указанием сроков их хранения. Номенклатура дел является фундаментом для нескольких ключевых процессов:

• Группировка исполненных документов в дела.
• Систематизация и учет всех дел, создаваемых в ведомстве.
• Определение сроков хранения документов, что напрямую влияет на их последующую передачу в архив или уничтожение.
• Эффективный поиск необходимых документов и информации.

Процесс составления номенклатуры дел — это тщательная и ответственная работа. Она производится в IV квартале текущего года подразделением делопроизводства и режима совместно с руководителями структурных подразделений. Такой подход гарантирует, что номенклатура будет учитывать специфику деятельности каждого отдела. После составления, документ подписывается руководителем подразделения делопроизводства и режима, согласовывается с подразделением спецфондов (что подчеркивает важность вопросов безопасности и конфиденциальности), утверждается руководителем органа внутренних дел и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

При составлении номенклатуры дел руководствуются следующими нормативными и методическими документами:

1. Положение об органе внутренних дел и положения о его структурных подразделениях.
2. Штатное расписание.
3. Планы и отчеты о деятельности.
4. Перечни документов с указанием сроков их хранения (например, Приказ МВД России № 170).
5. Номенклатуры дел за предшествующие годы, как основа для анализа и корректировки.

Важно отметить гибкость этого процесса: если в течение календарного года возникает необходимость в заведении новых дел, они вносятся в номенклатуру дополнительно. Для этого в каждом разделе номенклатуры предусматриваются резервные номера.

Правила формирования и оформления дел для текущего и архивного хранения

Формирование дел — это процесс группировки исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой. Этот этап является критически важным для последующего хранения и использования информации. Соблюдение установленных правил гарантирует целостность, доступность и юридическую значимость документов.

Основные правила формирования и оформления дел:

• Принцип календарного года: В дела помещаются только исполненные документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, которые могут начинаться в одном году и заканчиваться в следующем, но таких исключений немного и они строго регламентированы.
• Единство сроков хранения: Категорически запрещается помещать в одно дело документы с разными сроками хранения. Это правило направлено на упрощение последующей экспертизы ценности документов и их подготовки к архивному хранению или уничтожению.
• Исключение избыточных материалов: В дела не помещаются лишние экземпляры документов, черновики и документы, не имеющие отношения к данному делу. Это позволяет избежать необоснованного увеличения объема хранимой информации.
• Ограничение объема: Объем дела не должен превышать 250 листов или 4 см по толщине. При достижении этого предела заводится новое дело с соответствующим порядковым номером.
• Систематизация документов внутри дела: Документы располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Например, входящие документы располагаются по дате поступления, а исходящие — по дате отправки, или же по вопросам, к которым они относятся.
• Группировка приказов и распоряжений: Приказы и распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Важно, что приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу, что обусловлено разными сроками хранения и режимами доступа.
• Требования к тексту документов: Текст документа должен быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование. Применяемые термины должны строго соответств��вать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России.

Таблица 2. Правила формирования и оформления дел в МВД России

Аспект формирования дела	Требование	Обоснование
Календарный год	Документы одного календарного года (исключение: переходящие дела).	Упрощение учета и отбора на хранение/уничтожение.
Сроки хранения	Не смешивать документы с разными сроками хранения.	Предотвращение ошибок при архивировании и уничтожении.
Избыточность	Исключить лишние экземпляры, черновики, посторонние документы.	Экономия места, повышение информативности дела.
Объем	Не более 250 листов или 4 см толщины.	Обеспечение удобства работы, сохранности документов.
Систематизация	Хронологическая, вопросно-логическая или комбинированная.	Ускорение поиска информации, логичность структуры.
Виды приказов	Приказы по основной деятельности и по личному составу — отдельно.	Разные сроки хранения и режимы доступа.
Стиль и терминология	Логичность, краткость, точность, соответствие НПА.	Устранение двусмысленности, юридическая корректность.

Соблюдение этих правил обеспечивает не только порядок в документах, но и их юридическую силу, что крайне важно для правоохранительной деятельности.

Техническое обеспечение и информационные системы в документообороте МВД России: глубина и детализация

Современное МВД России — это не только люди в погонах, но и сложнейшая информационно-технологическая инфраструктура, без которой невозможно представить эффективное функционирование ведомства. Цифровизация проникает во все аспекты документооборота, трансформируя традиционные подходы и открывая новые возможности для оперативности, точности и безопасности работы с информацией.

Основные информационные системы и платформы

Масштабный переход к электронному документообороту и цифровому взаимодействию является одним из центральных направлений цифровизации в органах внутренних дел. Этот процесс неразрывно связан с развитием и внедрением мощных информационных систем, которые формируют единое цифровое пространство ведомства.

С 2012 года активно создается Единая система информационно-аналитического обеспечения деятельности (ИСОД МВД). ИСОД представляет собой комплексную платформу, призванную объединить различные информационные ресурсы и сервисы для повышения эффективности оперативно-служебной деятельности. Основой этой системы является Единая информационно-телекоммуникационная система органов внутренних дел (ЕИТКС ОВД), утвержденная приказом МВД России от 20 мая 2008 г. № 435. ЕИТКС ОВД обеспечивает базовую инфраструктуру для всех цифровых коммуникаций и обмена данными внутри ведомства, а также с внешними партнерами.

Система электронного документооборота (СЭД) является ключевым элементом ИСОД МВД. СЭД — это единый механизм для работы с электронной документацией, главная задача которого — обеспечить реализацию модели «безбумажного делопроизводства». Внедрение СЭД позволяет не только сократить время на обработку документов, но и значительно повысить оперативность получения сотрудниками точной и достоверной оперативно-справочной, розыскной и криминалистической информации в режиме реального времени, что имеет прямое влияние на эффективность раскрытия преступлений «по горячим следам». СЭД способствует классификации документов, их структурированному хранению и быстрому поиску.

МВД России также активно использует Единую систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Эта система обеспечивает автоматизированный запрос и получение данных от других федеральных органов исполнительной власти, обработку обращений и управление процессами рассмотрения дел, что значительно ускоряет бюрократические процедуры и повышает качество предоставляемых государственных услуг. Развитие ИТ-инфраструктуры МВД для межведомственного обмена данными в онлайн-режиме подкрепляется значительными инвестициями: например, планируется выделение 1,3 миллиарда рублей в 2026 году, 2,2 миллиарда в 2027 году и 951,4 миллиона рублей в 2028 году на эти цели. Еще в начале 2013 года более 100 000 сотрудников имели доступ к информационным ресурсам, таким как Интегрированные банки данных (ИБД-Ф, ИБД-Р), Автоматизированная дактилоскопическая информационная система (АДИС) «Папилон», что более чем в 3 раза превышало показатели 2005 года.

Специфические технические средства защиты информации

В условиях, когда МВД работает с информацией ограниченного доступа, вопросы защиты данных выходят на первый план. Техническое обеспечение защиты информации — это комплекс мер и средств, направленных на предотвращение несанкционированного доступа, изменения, копирования или уничтожения конфиденциальных сведений.

Основные категории технических средств защиты информации включают:

• Криптографические средства защиты информации: Эти средства обеспечивают защиту информации ограниченного доступа путем ее криптографического преобразования, то есть шифрования. Они используются для защиты передаваемых данных по каналам связи, а также для хранения информации на носителях. Применение средств электронной подписи, основанных на криптографических алгоритмах, является ключевым элементом в обеспечении юридической значимости электронных документов и подтверждении их целостности.
• Программные средства защиты информации: Это специализированное программное обеспечение, предназначенное для защиты от внешнего воздействия или вторжения (например, антивирусные программы, межсетевые экраны, системы обнаружения вторжений), а также для контроля доступа к информационным ресурсам и аудита действий пользователей.
• Инженерно-технические средства (аппаратные средства защиты): Эта категория включает физические и аппаратные решения для защиты информации. Например, прибор «Кедр» используется для защиты акустической информации от утечки по вибрационному и акустическому каналам, предотвращая прослушивание. Также активно применяются средства противодействия побочным электромагнитным излучениям и наводкам (ПЭМИН), которые предотвращают несанкционированный перехват информации, излучаемой электронными устройствами.

Все используемые средства защиты информации подлежат обязательной сертификации Федеральной службой по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК России). Это гарантирует их соответствие установленным стандартам безопасности и эффективность в борьбе с угрозами. Подразделения информационных технологий, связи и защиты информации территориальных органов МВД России несут прямую ответственность за противодействие техническим разведкам и техническую защиту информации.

Внедрение искусственного интеллекта и передовых технологий

МВД России активно осваивает передовые информационные технологии, включая искусственный интеллект (ИИ), для повышения эффективности своей деятельности. Это направление является одним из наиболее перспективных и трансформирующих для ведомства. Какой важный нюанс здесь упускается, когда мы говорим о будущих технологиях, так это необходимость не только внедрять, но и постоянно адаптировать законодательную базу, чтобы она не отставала от темпов технологического прогресса.

Среди ключевых информационных систем, которые постоянно развиваются, выделяются:

• Интегрированные банки данных (ИБД-Ф, ИБД-Р): Федеральный и региональный уровни интегрированных банков данных представляют собой централизованные хранилища оперативно-справочной, криминалистической и розыскной информации, доступ к которой имеют сотрудники со всей страны.
• Автоматизированная дактилоскопическая информационная система (АДИС) «Папилон»: Эта система позволяет в автоматическом режиме осуществлять поиск и идентификацию лиц по отпечаткам пальцев, что является мощным инструментом в раскрытии преступлений.
• Системы автоматизированной обработки отчетности: В МВД используются системы для обработки 13 федеральных и 16 ведомственных форм отчетности о состоянии преступности, что позволяет оперативно анализировать криминологическую ситуацию и принимать управленческие решения.

Внедрение ИИ-систем в деятельность МВД России включает следующие ключевые направления:

• Технологии видеоаналитики: Системы видеонаблюдения с ИИ-функционалом позволяют автоматически распознавать лица, фиксировать аномальное поведение, отслеживать перемещения объектов и людей в режиме реального времени.
• Системы автоматического распознавания номеров (ANPR): Применяются для контроля дорожного движения, розыска угнанных автомобилей и выявления нарушителей. Планируется оснащение патрульных автомобилей ГАИ такими комплексами.
• ИИ для анализа больших объемов данных (Big Data): Искусственный интеллект способен обрабатывать огромные массивы информации из различных источников (финансовые транзакции, данные социальных сетей, биллинги) для выявления скрытых закономерностей, потенциальных связей между преступниками, а также для прогнозирования криминальной активности.
• Создание 3D-фотороботов на основе ДНК: Это одно из наиболее амбициозных направлений, запланированное на 2025 год. Использование ИИ для реконструкции внешности человека по генетическому материалу может революционизировать методы розыска.

Кроме того, активно создается единая база данных учета иностранцев и Федеральный центр обработки данных для МВД. На создание последнего, по планам Правительства РФ, в 2026–2028 годах будет выделено более 20 миллиардов рублей. Эти инвестиции призваны обеспечить централизованное и безопасное хранение всей ведомственной информации, а также ее доступность для оперативного использования. Реализуется Ведомственная программа цифровой трансформации МВД России на 2022–2024 годы, направленная на построение современной, надежной и прозрачной системы управления.

Таблица 3. Основные ИТ-системы и технические средства МВД России

Направление	Система / Средство	Назначение
Инфраструктурные платформы	ИСОД МВД (Единая система информационно-аналитического обеспечения деятельности)	Комплексная платформа для объединения информационных ресурсов и сервисов МВД.
	ЕИТКС ОВД (Единая информационно-телекоммуникационная система ОВД)	Базовая инфраструктура для цифровых коммуникаций и обмена данными.
	СЭД (Система электронного документооборота)	Переход к «безбумажному делопроизводству», классификация, ускорение работы.
	СМЭВ (Единая система межведомственного электронного взаимодействия)	Автоматизированный обмен данными с другими госорганами, управление обращениями.
Информационные базы	ИБД-Ф, ИБД-Р (Интегрированные банки данных)	Централизованное хранение оперативно-справочной, криминалистической, розыскной информации.
	АДИС «Папилон» (Автоматизированная дактилоскопическая инф. система)	Автоматический поиск и идентификация по отпечаткам пальцев.
Средства защиты информации	Криптографические средства	Шифрование данных, электронная подпись, защита от несанкционированного доступа.
	Программные средства защиты	Антивирусы, межсетевые экраны, системы обнаружения вторжений.
	Инженерно-технические средства (например, прибор «Кедр»)	Физическая защита от утечек акустической информации, противодействие ПЭМИН.
ИИ и передовые технологии	Видеоаналитика, ANPR (автоматическое распознавание номеров)	Распознавание лиц, объектов, номеров, мониторинг движения.
	ИИ для анализа Big Data	Выявление закономерностей, прогнозирование криминальной активности.
	Создание 3D-фотороботов на основе ДНК (планируется)	Реконструкция внешности по генетическому материалу.
	Цифровая платформа для противодействия IT-мошенничеству (разрабатывается)	Борьба с киберпреступностью.
	Федеральный центр обработки данных (планируется)	Централизованное и безопасное хранение всей ведомственной информации.

Все эти усилия по техническому обеспечению и цифровизации направлены на создание высокотехнологичного, защищенного и эффективного механизма, способного решать сложнейшие задачи, стоящие перед Министерством внутренних дел.

Архивное хранение, сохранность и конфиденциальность документов в МВД России

Архивное хранение в системе МВД России — это не просто складирование старых документов, а стратегически важный процесс, обеспечивающий историческую память ведомства, правовую защиту граждан и государства, а также доступ к ретроспективной информации для текущей оперативно-служебной деятельности. Особенности работы с документами ограниченного доступа накладывают на этот процесс особые требования к сохранности и конфиденциальности.

Организация архивного хранения и сроки хранения документов

Архивное хранение определяется как организация хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. В системе МВД России этот процесс регулируется не только общими федеральными законами, но и специфическими ведомственными инструкциями.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной собственности, хранятся в государственных и муниципальных архивах. Однако значительная часть ведомственных документов МВД может находиться на депозитарном хранении непосредственно в федеральных органах исполнительной власти и организациях. В системе МВД России архивные документы хранятся, в том числе, в подразделениях архивной информации информационных центров территориальных органов МВД России на окружном, межрегиональном и региональном уровнях. Это обеспечивает географическую распределенность и централизованный учет.

Правила организации хранения предусматривают строгую дифференциацию документов:

• Раздельное хранение документов постоянных и временных сроков хранения: Это позволяет оптимизировать процесс экспертизы ценности документов и их своевременной передачи на постоянное хранение или уничтожение.
• Раздельное хранение документов по личному составу: Такие документы имеют особые сроки хранения и режим доступа, поэтому их отдельное хранение является обязательным.
• Особо ценные и уникальные документы: Для этой категории документов создается страховой фонд (копии на микрофильмах или в цифровом виде) и рабочие копии, что гарантирует их сохранность даже в случае утраты оригиналов.

Важным аспектом является поэтапность хранения. Дела со дня их заведения и до передачи в подразделения специальных фондов или на уничтожение хранятся по месту их формирования, то есть непосредственно в структурных подразделениях, где они были созданы. Документы со сроком хранения «До минования надобности» не передаются в подразделения архивной информации информационных центров территориальных органов МВД России, а хранятся в подразделениях делопроизводства и режима или в подразделениях, использующих их в своей деятельности, не менее 5 лет.

Сроки хранения документов в МВД России регулируются Приказом МВД России от 29 марта 2023 г. № 170 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности органов внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков их хранения». Этот перечень — ключевой ориентир для сотрудников, определяющий, как долго должна храниться та или иная категория документов. Приведем несколько примеров:

• «Заявление о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П» — 85 лет.
• «Журналы учета поступления бланков паспорта и выдачи паспортов гражданам» — постоянно.
• «Книга учета сообщений о происшествиях» — 5 лет.
• «Личные дела сотрудников» — 75 лет после увольнения.

Такая детализация сроков хранения позволяет обеспечить сохранность всей необходимой информации, от важнейших оперативных данных до сведений, касающихся социальной защиты граждан.

Меры по обеспечению сохранности и охранный режим

Государственные органы, включая МВД России, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения. Этот принцип реализуется через комплекс организационных, технических и режимных мер, направленных на защиту документов от утраты, повреждения или несанкционированного доступа.

Охранный режим обеспечивается многоуровневой системой:

1. Выбор места размещения архива: Архивохранилища должны располагаться в помещениях, отвечающих специальным требованиям по пожарной безопасности, температурно-влажностному режиму и отсутствию факторов, способных нанести вред документам.
2. Технические средства защиты:
   • Системы охраны и сигнализации: Включают охранную, пожарную сигнализацию, а также системы контроля доступа.
   • Устройства для защиты акустической информации: Например, уже упомянутый прибор «Кед��», который предотвращает утечку информации по вибрационному и акустическому каналам.
   • Средства противодействия побочным электромагнитным излучениям и наводкам (ПЭМИН): Используются для предотвращения перехвата информации, излучаемой электронными устройствами.
   • Программные и программно-технические средства защиты: Используются для контроля доступа к электронным документам, их целостности и аудита действий пользователей.
3. Соблюдение пропускного режима: Строгий контроль за доступом в помещения архива, ограничение круга лиц, имеющих право входа.
4. Порядок доступа в хранилище к информации: Четкие регламенты, определяющие, кто, когда и при каких условиях может получить доступ к документам.
5. Опечатывание помещений: Дополнительная мера безопасности, подтверждающая отсутствие несанкционированного доступа.

Эти меры призваны создать надежный барьер против любых угроз сохранности и безопасности архивных документов, как физических, так и электронных.

Конфиденциальность и доступ к архивным документам

Архивные документы в МВД России подразделяются на категории в зависимости от режима доступа к содержащейся в них информации:

• Открытые документы: Информация, доступ к которой не ограничен законом.
• Документы ограниченного доступа: Включают конфиденциальную информацию, служебную тайну, персональные данные. Ограничения доступа к такой информации могут устанавливаться только федеральными законами.
• Документы, составляющие государственную тайну: Сведения, разглашение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

Сведения, составляющие государственную тайну, а также иная информация ограниченного доступа, обрабатываются и хранятся в соответствии со специальными инструкциями, такими как Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне». Организацию и обеспечение мероприятий по технической (в том числе криптографической) защите государственной тайны и информации ограниченного доступа в МВД России осуществляет Департамент информационных технологий, связи и защиты информации (ДИТСиЗИ МВД России).

Особое внимание уделяется личным делам и документам учета сотрудников МВД. Согласно статье 39 Федерального закона, сведения, содержащиеся в личном деле, являются конфиденциальной информацией (служебной тайной) и (или) сведениями, составляющими государственную и иную охраняемую законом тайну. Доступ к ним строго регламентирован и ограничен.

Важно также отметить, что МВД России предоставляет государственные услуги по выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, что регулируется Приказом МВД России № 593 от 24 августа 2020 г. Это демонстрирует баланс между обеспечением конфиденциальности и реализацией конституционного права граждан на доступ к информации, необходимой для их социальной защиты.

Таблица 4. Категории архивных документов и меры обеспечения конфиденциальности

Категория документов	Характер доступа	Регулирующие акты / Меры
Открытые	Свободный	Общие положения ФЗ № 125-ФЗ
Ограниченного доступа	По решению уполномоченных лиц, согласно ФЗ	ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных», ведомственные инструкции
Составляющие государственную тайну	Строго регламентированный, по Закону РФ «О гос. тайне»	Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне», специальные инструкции, ДИТСиЗИ МВД России
Личные дела сотрудников	Конфиденциальная информация (служебная тайна), согласно ст. 39 ФЗ	Статья 39 Федерального закона «О полиции», ведомственные регламенты

Таким образом, система архивного хранения в МВД России представляет собой тщательно выстроенный механизм, обеспечивающий не только физическую сохранность документов, но и строгий контроль за их конфиденциальностью и доступом, что является фундаментальным для деятельности правоохранительного ведомства.

Вызовы, перспективы цифровизации и ответственность сотрудников МВД России

Цифровизация, несмотря на все свои преимущества, несет с собой новые вызовы. Для такой консервативной и иерархичной структуры, как МВД России, переход к полноценному электронному документообороту — это не только технологическая, но и организационная, и даже психологическая задача. При этом возрастает и индивидуальная ответственность каждого сотрудника за соблюдение правил работы с цифровой информацией.

Проблемы и вызовы цифровизации документооборота

Внедрение электронного документооборота в системе МВД России сталкивается с рядом существенных проблем:

• Сохранность документов и защита от взлома: Электронные документы, хотя и устойчивы к физическому износу, уязвимы перед кибератаками, вредоносным ПО и несанкционированными изменениями. Обеспечение их кибербезопасности требует постоянных инвестиций и развития технологий.
• Поиск и систематизация информации: Огромные объемы цифровых данных могут стать источником хаоса, если не будут разработаны эффективные системы систематизации, индексации и поиска, способные оперативно находить нужные сведения.
• Низкая квалификация сотрудников: Одной из серьезных проблем является не всегда достаточный уровень владения техническими средствами у сотрудников. Многим требуется повышение квалификации и дополнительное обучение в области применения современных IT-технологий, включая искусственный интеллект и робототехнику.
• Невозможность проведения отдельных операций в электронном виде: Отсутствие электронной подписи у всех сотрудников или ее недостаточно широкое применение замедляет переход к полному безбумажному документообороту, заставляя дублировать процессы на бумаге.
• Психологическая неготовность руководящих работников: Часто возникает ситуация, когда руководители, привыкшие к бумажным документам, требуют их дублирования, что приводит к «двойной работе» и нивелирует преимущества электронного документооборота.

Эти проблемы подчеркивают, что цифровая трансформация — это не только технический, но и, в значительной степени, человеческий фактор.

Перспективы развития и инвестиции в цифровую трансформацию

Несмотря на существующие вызовы, МВД России активно движется по пути цифровой трансформации, осознавая ее стратегическую важность. Это направление закреплено в «Ведомственной программе цифровой трансформации МВД России на 2022–2024 годы», в рамках которой инициируются многочисленные проекты.

Ключевые перспективы и направления развития включают:

• Повышение доступности и эффективности электронных сервисов: Развитие государственных услуг в электронном виде для граждан и организаций.
• Обеспечение кибербезопасности: Укрепление защищенности информационных систем и данных от внешних и внутренних угроз.
• Внедрение передовых информационных технологий: Расширение использования ИИ-систем, Big Data, технологий видеоаналитики.

Значительные инвестиции планируются Правительством РФ для поддержки этих инициатив. Например:

• Федеральный центр обработки данных (ФЦОД) для МВД: В 2026–2028 годах планируется выделить более 20 миллиардов рублей на его создание. ФЦОД обеспечит централизованное, безопасное и масштабируемое хранение ведомственных данных.
• Оснащение патрульных автомобилей ГАИ комплексами распознавания номеров: Это повысит оперативность и эффективность контроля дорожного движения, розыска автомобилей и выявления нарушителей.
• Утроение числа специалистов по расследованию киберпреступлений к 2030 году: МВД планирует довести их количество до 150 человек, что свидетельствует о понимании растущей угрозы киберпреступности.
• Разработка цифровой платформы для противодействия IT-мошенничеству: Этот проект направлен на создание комплексного инструмента для борьбы с наиболее распространенными видами цифрового мошенничества.
• Развитие институционального и технического потенциала: К 2030 году планируется увеличение этого потенциала на не менее чем 25%.

Эти планы демонстрируют стратегический подход к построению современной, надежной и прозрачной системы управления, способной эффективно реагировать на вызовы цифровой эпохи.

Ответственность сотрудников МВД России за работу с документами

В системе МВД России, где цена ошибки может быть крайне высока, на сотрудников возлагается серьезная ответственность за соблюдение правил работы с документами. Ответственность за организацию и соблюдение правил делопроизводства в структурных подразделениях, территориальных органах и организациях системы МВД России возлагается на их начальников (руководителей). Однако и каждый рядовой сотрудник несет персональную ответственность за свои действия (бездействие), а также за отдаваемые приказы и распоряжения.

За противоправные действия (бездействие) сотрудник полиции несет ответственность, установленную федеральным законом. Эта ответственность может быть различной:

• Дисциплинарная ответственность: За совершение административных правонарушений сотрудники полиции, как правило, несут дисциплинарную ответственность, за исключением ряда случаев, когда применяется административная ответственность на общих основаниях согласно Кодексу Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ). Основания и порядок привлечения к дисциплинарной ответственности установлены, в частности, статьей 33 Федерального закона от 7 февраля 2011 г. № 3-ФЗ «О полиции».
• Административная ответственность: За нарушение законодательства в области персональных данных, например, за обработку персональных данных без согласия субъекта, предусмотрена административная ответственность по статье 13.11 КоАП РФ. Для граждан штрафы могут составлять от 30 000 до 50 000 рублей, для должностных лиц — от 100 000 до 200 000 рублей, а для юридических лиц — от 1 000 000 до 6 000 000 рублей.
• Уголовная ответственность: За незаконные использование, передачу, сбор или хранение компьютерной информации, содержащей персональные данные, предусмотрена уголовная ответственность по статье 272¹ Уголовного кодекса Российской Федерации (УК РФ). Санкции включают штрафы до 700 000 рублей, принудительные работы или лишение свободы на срок до пяти лет. Также уголовная ответственность может наступать за разглашение государственной тайны, несанкционированный доступ к компьютерной информации и другие деяния.

Сотрудник органов внутренних дел, виновный в нарушении норм, регулирующих получение, хранение, обработку, использование и передачу персональных данных другого сотрудника, либо в утрате таких данных, несет ответственность в соответствии с федеральными законами.

Таблица 5. Виды ответственности сотрудников МВД за нарушения в работе с документами

Вид ответственности	Основание	Примеры нарушений	Санкции (примеры)
Дисциплинарная	Статья 33 ФЗ № 3-ФЗ «О полиции»	Нарушение должностных регламентов, несоблюдение инструкций по делопроизводству.	Замечание, выговор, увольнение.
Административная	Статья 13.11 КоАП РФ	Обработка персональных данных без согласия, нарушение требований к защите данных.	Штрафы: граждане (30-50 тыс. руб.), должностные лица (100-200 тыс. руб.), юр. лица (1-6 млн руб.).
Уголовная	Статья 2721 УК РФ	Незаконные использование, передача, сбор, хранение компьютерной информации с персональными данными.	Штрафы до 700 тыс. руб., принудительные работы, лишение свободы до 5 лет.

Таким образом, система ответственности в МВД России призвана обеспечить не только формальное соблюдение регламентов, но и осознанное, добросовестное отношение каждого сотрудника к работе с информацией, особенно в условиях всеобщей цифровизации и возрастающих киберугроз.

Заключение

Анализ технического обеспечения работы с документами, их учета и хранения дел в системе Министерства внутренних дел Российской Федерации позволяет сделать вывод о комплексном и многогранном характере этого процесса. От фундаментальных законодательных актов федерального уровня до детализированных ведомственных инструкций МВД России, каждый аспект документооборота строго регламентирован, что обусловлено стратегической значимостью информации для правоохранительной деятельности.

Мы видим, что МВД России не просто следует общим тенденциям цифровизации, но и активно внедряет передовые информационные технологии, включая сложнейшие ИТ-системы, такие как ИСОД, ЕИТКС ОВД, СЭД и СМЭВ. Особое внимание уделяется специфическим техническим средствам защиты информации — от криптографических до инженерно-технических решений, сертифицированных ФСТЭК России. Это подчеркивает приоритет обеспечения информационной безопасности и конфиденциальности в ведомстве. Будущие инвестиции в создание Федерального центра обработки данных, оснащение патрульных автомобилей интеллектуальными системами и развитие ИИ-технологий для розыска преступников, включая 3D-фотороботы на основе ДНК, демонстрируют дальновидность и стремление к построению высокотехнологичной и эффективной правоохранительной системы.

Однако процесс цифровой трансформации не лишен вызовов. Они включают в себя вопросы сохранности и защиты электронных документов, необходимость повышения квалификации сотрудников и преодоление психологической инерции. Эти аспекты требуют постоянной работы по обучению персонала и адаптации организационных процессов.

Ключевым элементом, обеспечивающим эффективность и безопасность всей системы, является строгая ответственность сотрудников МВД России. Различные виды юридической ответственности — дисциплинарная, административная и уголовная — закреплены в федеральных законах и ведомственных актах, что подчеркивает серьезность последствий за нарушение установленных регламентов работы с документами и информацией.

В целом, техническое обеспечение работы с документами, их учет и хранение дел в системе МВД России представляют собой динамично развивающуюся область, которая находится на переднем крае цифровой трансформации. Дальнейшее углубление и оптимизация этих процессов будут способствовать повышению оперативности, точности и защищенности деятельности Министерства, что в конечном итоге укрепит правопорядок и обеспечит безопасность граждан Российской Федерации.

Список использованной литературы

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (последняя редакция).
2. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями и дополнениями).
3. Приказ МВД России от 20.06.2012 № 615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации» (с изм. от 20.09.2022).
4. Приказ МВД России от 24.08.2020 № 593 «Об утверждении Административного регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации» (документ не вступил в силу).
5. Делопроизводство: Учебник для вузов / под ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2013. 369 с.
6. Кузнецова, А. Н. Машинопись и делопроизводство. М., 2012. 380 с.
7. Организация хранения архивных документов. Российский государственный архив научно-технической документации. URL: (дата обращения: 10.10.2025).
8. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях. Федеральное архивное агентство. URL: (дата обращения: 10.10.2025).
9. Приказ МВД России от 17.10.2013 «Об утверждении Регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации» (Основные правила организации документооборота в МВД России). URL: (дата обращения: 10.10.2025).
10. Правовая регламентация делопроизводства органов внутренних дел РФ. Молодой ученый. URL: (дата обращения: 10.10.2025).
11. Номенклатура дел полиции. URL: (дата обращения: 10.10.2025).
12. ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЯ АРХИВНОЙ РАБОТЫ В МВД РОССИИ. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ. СПОСОБЫ ХРАНЕНИЯ, ОБЕСПЕЧИВАЮЩИЕ СОХРАННОСТЬ ДОКУМЕНТОВ. КиберЛенинка. URL: (дата обращения: 10.10.2025).
13. Цифровизация государственного управления в сфере внутренних дел: правовые аспекты и перспективы развития. Молодой ученый. URL: (дата обращения: 10.10.2025).
14. Правовые основы регламентации документооборота в органах внутренних дел Российской Федерации. КиберЛенинка. URL: (дата обращения: 10.10.2025).
15. Организационно-правовые проблемы использования системы электронного документооборота в системе МВД. Молодой ученый. URL: (дата обращения: 10.10.2025).
16. Цифровизация государственных услуг МВД России: современное состояние и перспективы развития. КиберЛенинка. URL: (дата обращения: 10.10.2025).
17. Теоретические основы организации документооборота в органах внутренних дел. КиберЛенинка. URL: (дата обращения: 10.10.2025).
18. Информационные технологии в МВД России. TAdviser. URL: (дата обращения: 10.10.2025).