Текущее хранение и подготовка дел к архивному хранению в организации: Нормативно-методическая база и алгоритм действий (на основе Правил Росархива 2023 года)

Введение: Актуальность, цели и нормативная основа исследования

Организация текущего хранения документов и их последующая подготовка к передаче в архив являются критически важными звеньями в системе документационного обеспечения управления (ДОУ) любой организации Российской Федерации. Актуальность данной темы обусловлена не только необходимостью обеспечения сохранности и оперативного использования управленческой информации, но и строгим соответствием деятельности организаций требованиям федерального законодательства. Нарушение установленных сроков и процедур хранения, особенно в отношении документов по личному составу и документов Архивного фонда РФ, влечет за собой административную и юридическую ответственность, что прямо указывает на высочайший риск для бизнеса при несоблюдении регламентов.

Основной вызов для специалистов в области ДОУ и архивоведения — постоянное обновление нормативно-методической базы. В 2023 году произошли значительные изменения: на смену Правилам 2015 года пришел Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. № 77, утвердивший новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».

Объектом исследования выступают процессы документационного обеспечения управления в организации, а предметом — нормативно-методические основы и практическая организация текущего хранения дел, а также алгоритм их подготовки к передаче на дальнейшее архивное хранение.

Методологическая база настоящего исследования опирается на:

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77, устанавливающий актуальные требования к организации хранения документов.
3. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, утверждающий Перечень типовых управленческих архивных документов со сроками их хранения.

Цель работы — представить исчерпывающий, актуализированный анализ, который станет надежной методической основой для понимания практических процедур в соответствии с действующей нормативно-правовой базой. Таким образом, руководитель ДОУ получает готовый инструмент для аудита и коррекции своих внутренних регламентов.

Нормативно-правовое регулирование и понятийный аппарат архивного дела

Правовое поле, регулирующее отношения в сфере архивного дела в Российской Федерации, имеет иерархическую структуру, где ключевую роль играет федеральное законодательство, детализированное ведомственными нормативно-методическими актами.

Основные понятия: «Дело», «Формирование дел», «Текущее хранение», «Экспертиза ценности»

Для понимания процесса организации хранения необходимо оперировать точными, законодательно закрепленными терминами.

Термин	Правовое закрепление	Определение
Дело	Федеральный закон № 125-ФЗ	Совокупность документов или отдельный документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Формирование дел	Приказ Росархива № 77, п. 44	Группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Текущее (оперативное) хранение	Приказ Росархива № 77, п. 47	Хранение дел в структурных подразделениях организации по месту их формирования в течение периода, необходимого для их оперативного использования (как правило, до 1–3 лет), до передачи в архив организации или до уничтожения.
Экспертиза ценности	Федеральный закон № 125-ФЗ, ст. 3	Изучение документов на основании критериев их происхождения, содержания и внешних особенностей с целью определения сроков их хранения и отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Согласно статье 17 Федерального закона № 125-ФЗ, организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, включая документы по личному составу, в течение сроков, установленных федеральными законами и иными нормативными актами.

Смена нормативной базы: Актуальность Приказа Росархива № 77 от 31.07.2023

Ключевым моментом, определяющим современную практику ДОУ, является переход на Правила организации хранения…, утвержденные Приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77. Эти Правила заменили ранее действовавший Приказ Минкультуры России № 526 от 31.03.2015.

Это изменение имеет не только формальный, но и практический смысл. Правила № 77 учли развитие электронного документооборота и уточнили многие методические требования, связанные как с хранением электронных, так и с оформлением бумажных дел. Таким образом, любое исследование, опирающееся на устаревшие нормы, не может считаться академически корректным в 2025 году. Следовательно, неактуальные внутренние инструкции организации могут повлечь за собой отказ в приеме дел государственным архивом.

Организация текущего хранения документов: Роль номенклатуры и экспертиза ценности

Текущее хранение документов — это период их жизни от момента исполнения и завершения делопроизводством до передачи в архив организации или уничтожения. Организация этого этапа невозможна без ключевого учетно-систематизирующего документа — номенклатуры дел.

Номенклатура дел и первичное определение сроков хранения

Номенклатура дел выступает в роли дорожной карты всего делопроизводства. Это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, определяемых на основе Перечня типовых управленческих документов (Приказ № 236).

Роль номенклатуры в текущем хранении:

1. Систематизация: Обеспечивает строгий порядок группировки исполненных документов в дела.
2. Учет: Является основным учетным документом для дел, находящихся в делопроизводстве.
3. Основа для поиска: Позволяет быстро найти необходимый документ по индексу дела.
4. Первичная экспертиза ценности: На этапе составления номенклатуры впервые определяется срок хранения каждого дела, что закладывает основу для дальнейшей работы ЭК.

Номенклатура дел составляется службой ДОУ (или секретарем) совместно с руководителями структурных подразделений, ежегодно уточняется и утверждается руководителем организации. Раз в пять лет номенклатура обязательно согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Что здесь упускается? То, что именно качество заголовков дел в номенклатуре прямо влияет на скорость и точность поиска документов в будущем.

Экспертиза ценности: Этапы и функции Экспертной комиссии (ЭК)

Экспертиза ценности документов — это непрерывный процесс, который сопровождает документы на протяжении всего их жизненного цикла.

Этапы проведения экспертизы ценности:

1. Первичный этап (при составлении номенклатуры): Предварительное определение сроков хранения на основе Перечня типовых документов.
2. В процессе формирования дел: Контроль за правильной группировкой документов, исключение черновых и дублирующих материалов.
3. При подготовке дел к архиву: Окончательное определение ценности, отбор дел для постоянного (Архивный фонд РФ) и временного хранения (свыше 10 лет), а также выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Для проведения экспертизы ценности в организации создается Экспертная комиссия (ЭК). Согласно Примерному положению об ЭК, утвержденному Росархивом, ЭК является совещательным органом при руководителе организации.

Показатель	Характеристика ЭК
Статус	Совещательный орган
Состав	Председатель (обычно заместитель руководителя), секретарь (руководитель архива/ответственный за архив), наиболее квалифицированные сотрудники структурных подразделений.
Основная функция	Принятие решений о согласовании номенклатуры дел, описей дел постоянного/временного хранения, актов об уничтожении.
Ключевое требование	Отбор документов постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив проводится путем полистного просмотра дел, а не только на основании заголовков номенклатуры.

Таким образом, номенклатура дел обеспечивает рамки, а ЭК — методический контроль и юридическую чистоту процесса отбора документов, подлежащих сохранению. Разве не является полистный просмотр главной гарантией против неправомерного уничтожения исторически значимой информации?

Методические аспекты формирования дел: Сравнительный анализ и требования

Формирование дела — это технический и методический этап, от которого зависит сохранность, доступность и юридическая значимость документов.

Централизованный и децентрализованный подходы к формированию дел

В зависимости от структуры, масштаба и документооборота организации могут применять два основных подхода к формированию дел:

Критерий	Централизованный подход	Децентрализованный подход
Ответственность	Полностью возложена на Службу ДОУ (Канцелярию).	Возложена на ответственных лиц в структурных подразделениях (ОЛСП).
Применение	Небольшие организации; документы, общие для всей организации (приказы, протоколы руководства).	Крупные, разветвленные организации; документы, отражающие специфику подразделения (бухгалтерия, кадры, юридический отдел).
Преимущества	Высокий уровень методического единообразия и контроля, меньшая вероятность ошибок.	Оперативность, близость к источнику создания документа, разгрузка службы ДОУ.
Недостатки	Высокая нагрузка на службу ДОУ; задержки при передаче документов.	Риск нарушения методических требований; необходимость постоянного обучения ОЛСП.

На практике в российских организациях преобладает **децентрализованное формирование дел**. Это позволяет эффективно обрабатывать документы по месту их создания. Однако методическое руководство и общий контроль за соблюдением правил, установленных Приказом № 77, всегда остается за службой ДОУ и архивом организации.

Основные требования к формированию и объему дела

Правила № 77 устанавливают строгие требования, направленные на обеспечение сохранности и удобства использования дел:

1. Разделение по срокам хранения: Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу группируются в отдельные дела.
2. Хронологический принцип: В дело включаются документы одного календарного года (исключения: переходящие дела, личные дела сотрудников, судебные и нотариальные дела).
3. Исключение дублетов: В дело включается только один экземпляр документа; черновые варианты, дублеты и документы, подлежащие возврату (например, оригиналы, присланные для ознакомления), исключаются.
4. Физические ограничения (п. 51 Правил № 77):
   

   «Максимальный объем дела на бумажном носителе не должен превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см».

5. Подшивка: Документы должны быть подшиты или переплетены на четыре прокола (для малоформатных документов — на три прокола) в твердую обложку.

Соблюдение этих требований критически важно, так как несоблюдение физических параметров (объем, подшивка) ведет к разрушению документов при длительном хранении, а также является основанием для отказа в приеме дел в государственный архив, заставляя организацию нести дополнительные расходы на переоформление.

Алгоритм подготовки дел к передаче на архивное хранение

Передача дел на архивное хранение — это не просто физическое перемещение документов, а строгая процедура, требующая полного оформления и составления учетных документов, подтверждающих ценность и статус дел. Согласно п. 47 Правил № 77, дела передаются в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения их в делопроизводстве.

Полное и частичное оформление дел

Требования к оформлению зависят от срока хранения дела:

Срок хранения	Тип оформления	Требования к оформлению	Передача в архив
Постоянное, временное (свыше 10 лет), по личному составу	Полное оформление	Проверка правильности формирования. Нумерация листов (арабскими цифрами, простым карандашом). Составление Листа-заверителя дела. Составление Внутренней описи (обязательна для особо ценных, личных и объемных дел). Оформление реквизитов обложки.	Обязательна
Временное (до 10 лет включительно)	Частичное оформление	Допускается не нумеровать листы, не составлять внутреннюю опись, хранить в скоросшивателях.	Не передаются, хранятся в подразделениях до уничтожения.

Реквизиты обложки полностью оформленного дела должны включать:

1. Полное наименование организации.
2. Наименование структурного подразделения.
3. Индекс дела по номенклатуре.
4. Заголовок дела.
5. Дата дела (крайние даты).
6. Количество листов (по листу-заверителю).
7. Срок хранения дела и номер статьи по Перечню.
8. Архивный шифр (проставляется в архиве).

Установление и применение сроков хранения

Сроки хранения устанавливаются согласно Приказу Росархива от 20.12.2019 № 236 (Перечень типовых управленческих документов).

Особое внимание уделяется документам по личному составу, сроки хранения которых определены статьей 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ:

Дата завершения делопроизводством	Срок хранения	Нормативное основание
До 1 января 2003 года	75 лет	Статья 22.1 ФЗ № 125-ФЗ
После 1 января 2003 года	50 лет	Статья 22.1 ФЗ № 125-ФЗ

Сроки хранения документов с отметкой «ЭПК» (Экспертно-проверочная комиссия) требуют дополнительного рассмотрения ЭК организации для окончательного решения о постоянном хранении или уничтожении.

Составление и утверждение итоговых документов

Результатом экспертизы ценности документов и подготовки дел к передаче являются три ключевых документа:

1. Опись дел постоянного хранения.
2. Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения.
3. Опись дел по личному составу.
4. Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Критически важное условие: Уничтожение дел, сроки хранения которых истекли, возможно только после того, как описи дел постоянного хранения (и дел по личному составу) будут согласованы, а Акты о выделении к уничтожению — утверждены Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения (государственного или муниципального архива). Это обеспечивает государственный контроль за отбором документов, имеющих историческую или научную ценность.

Оперативное использование и правовая процедура изъятия документов

Текущее хранение предназначено не только для накопления дел, но и для их активного использования в оперативном управлении. Однако особую юридическую сложность представляет процедура изъятия документов организации компетентными государственными органами.

Порядок изъятия документов налоговыми органами

Процедура изъятия (выемки) документов налоговыми органами регламентирована статьей 94 Налогового кодекса РФ (НК РФ).

Выемка может проводиться в рамках выездной налоговой проверки, если есть достаточные основания полагать, что документы будут скрыты, изменены или уничтожены.

Ключевые юридические аспекты (ст. 94 НК РФ):

• Основание: Выемка производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа.
• Приоритет копий: Налоговые органы не вправе изымать оригиналы документов, за исключением случаев, когда невозможно изготовить копии на месте или когда есть угроза утраты подлинников.
• Обеспечение организации копиями: В случае изъятия подлинников, налоговый орган обязан изготовить и заверить их копии, которые должны быть переданы организации не позднее пяти рабочих дней с момента изъятия. Это необходимо для обеспечения непрерывности деятельности организации.

Изъятие оформляется Протоколом выемки, который подписывается всеми участниками и копия которого вручается представителю организации.

Порядок выемки документов правоохранительными органами

Процедура выемки (следственное действие) в рамках уголовного дела регулируется статьями 182 и 183 Уголовно-процессуального кодекса РФ (УПК РФ).

Если выемка проводится в отношении предметов и документов, содержащих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, она производится только на основании судебного решения. В остальных случаях достаточно постановления следователя или дознавателя.

Аспект процедуры	Требования УПК РФ
Основание	Постановление следователя (дознавателя) о производстве выемки.
Участники	Следователь (дознаватель), понятые (за исключением случаев, предусмотренных УПК РФ), представитель организации.
Документирование	Составляется Протокол выемки, в котором точно перечисляются все изъятые документы.
Права организации	Представитель организации имеет право требовать внесения замечаний в Протокол, а также получить копию Протокола.

В отличие от налоговых органов, правоохранительные органы, действующие в рамках УПК РФ, могут изымать оригиналы документов, что делает процедуру особенно чувствительной для делопроизводства организации. Как должна организация обеспечить юридическую защиту своей информации при столь серьезном вмешательстве?

Заключение

Организация текущего хранения и подготовка дел к архивному хранению — это комплексный, многоэтапный процесс, который служит фундаментом правовой безопасности и управленческой эффективности организации.

Исследование подтвердило, что успешность этого процесса напрямую зависит от строгого следования актуальной нормативно-методической базе. Принятие Приказа Росархива № 77 от 31.07.2023 и его имплементация стали ключевым требованием времени.

Основные выводы:

1. Номенклатура дел остается центральным инструментом, обеспечивающим систематизацию, учет и первичное определение сроков хранения, что является основой для всей последующей архивной работы.
2. Экспертиза ценности является непрерывным процессом, требующим обязательного полистного просмотра и участия Экспертной комиссии (ЭК).
3. Полное оформление дел постоянного и длительного хранения, включая нумерацию листов и составление листа-заверителя, должно строго соответствовать методическим требованиям, в частности, ограничению объема в 250 листов/4 см.
4. Соблюдение сроков хранения (особенно 50/75 лет для личного состава) и процедура уничтожения дел через Акт, утвержденный ЭПК архивного учреждения, являются обязательными условиями для правомерного ведения ДОУ.
5. Оперативное использование документов должно учитывать строгую регламентацию процедуры изъятия документов компетентными органами (ФНС, МВД), что требует от организации не только методической, но и юридической готовности, основывающейся на знании положений НК РФ и УПК РФ.

Только строгое соблюдение методических и правовых процедур, зафиксированных в Правилах Росархива 2023 года, гарантирует сохранность документов, формирующих Архивный фонд Российской Федерации, и защищает интересы самой организации. Ведь отсутствие нужного документа по истечении установленного срока хранения равносильно его юридическому небытию.

Список использованной литературы

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с последними изменениями).
2. Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
3. Организация и правила хранения документов в 2025 году: учёт, сроки, правила (ссылка на Приказ Росархива № 77 от 31.07.2023) // Архивное дело. URL: https://archiv.ru/stati/organizaciya-i-pravila-hraneniya-dokumentov-v-2024-godu-uchyot-sroki-pravila/ (дата обращения: 24.10.2025).
4. Сроки хранения и порядок уничтожения первичных учетных и связанных с ними документов, содержащих персональные данные (ссылка на Правила № 77 и Перечень № 236) // Гарант.ру. URL: https://base.garant.ru/70570320/ (дата обращения: 24.10.2025).
5. Справочная информация: «Сроки хранения документов организаций» // КонсультантПлюс. URL: http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=PKSO&n=11624 (дата обращения: 24.10.2025).
6. Изъятие документов организации: контрольный, административный и уголовный процессы // Архивное дело. URL: https://archiv.ru/stati/izjatie-dokumentov-organizacii/ (дата обращения: 24.10.2025).
7. Формирование дел в организации и их текущее хранение // Секретарь-референт. URL: https://www.profiz.ru/sec/3_2017/formirovanie_del/ (дата обращения: 24.10.2025).
8. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2009. – 592 с.
9. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
10. Кошелева Е.А. Новый год – новая номенклатура дел // Секретарь-референт. 2011. № 12.
11. Петрова Ю.А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта. – М.: Омега-Л, 2008. – 320 с.