Современный отечественный рынок программных продуктов характеризуется значительным ростом предложений для автоматизации учета. Системы, такие как 1С:Предприятие, Галактика и Парус, стали неотъемлемой частью управления бизнес-процессами. В этих условиях глубокое понимание функциональных возможностей ключевых программ является необходимым условием для эффективной организации хозяйственной деятельности. Изучение 1С:Предприятие особенно актуально, так как эта платформа занимает доминирующее положение на рынке. Целью данной работы является детальное изучение процесса автоматизации учета расчетов с покупателями и заказчиками с применением программы «1С:Предприятие 8.3». Для ее достижения были поставлены следующие задачи:
- Провести анализ основных функциональных возможностей программы.
- Рассмотреть ключевые инструменты и документы для ведения расчетов.
- На практическом примере разобрать полный цикл операции: от реализации до получения оплаты.
- Изучить средства анализа и контроля дебиторской задолженности.
Эта работа призвана стать как теоретическим, так и практическим руководством по одному из важнейших участков бухгалтерского учета.
Теоретические основы работы в 1С:Предприятие 8.3
Для корректного понимания принципов работы программы важно разграничивать два фундаментальных понятия. «1С:Предприятие» — это, в первую очередь, технологическая платформа, то есть среда для разработки и исполнения бизнес-приложений. На базе этой единой платформы создаются различные прикладные решения, которые называются конфигурациями.
Каждая конфигурация предназначена для решения конкретного круга задач. Самым известным примером является «1С:Бухгалтерия» — универсальное решение для ведения бухгалтерского и налогового учета на предприятиях разного масштаба. Существуют и другие типовые конфигурации, например:
- «1С:Управление торговлей» — для автоматизации торговых операций, управления складом и взаимоотношениями с клиентами.
- «1С:Зарплата и управление персоналом» — для расчета заработной платы и кадрового учета.
Такое разделение позволяет гибко подбирать программный продукт под нужды конкретного бизнеса. В рамках данной работы мы сфокусируемся на возможностях самой распространенной конфигурации — «1С:Бухгалтерия», поскольку именно она является ядром учетной системы большинства российских компаний.
Ключевые инструменты учета расчетов с покупателями
Вся система бухгалтерского учета в «1С:Бухгалтерия», которая насчитывает более 100 счетов и субсчетов, построена на плане счетов и первичных документах. Для учета расчетов с покупателями центральную роль играет синтетический счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Его работа раскрывается через ключевые субсчета:
- Счет 62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками»: На этом субсчете отражается возникновение задолженности клиента перед нашей организацией после отгрузки ему товаров или оказания услуг. Дебетовое сальдо по этому счету показывает, сколько всего нам должны покупатели.
- Счет 62.02 «Расчеты по авансам полученным»: Этот субсчет используется для учета предоплат, полученных от покупателей. Если клиент заплатил деньги, но товар еще не получил, его аванс будет зафиксирован по кредиту этого счета.
Операции по этим счетам формируются на основании первичных документов. Главными из них в контексте расчетов с клиентами являются:
- Счет покупателю: Документ, который не формирует бухгалтерских проводок, а выступает в роли коммерческого предложения для клиента.
- Реализация (акты, накладные): Основной документ, который фиксирует факт передачи товаров, оказания услуг или выполнения работ. Именно он порождает дебиторскую задолженность покупателя и формирует проводки по счету 62.01.
Практическая работа, или как отразить реализацию товаров и услуг
Рассмотрим первый и ключевой этап работы в программе — оформление продажи. Этот процесс фиксируется с помощью документа «Реализация (акты, накладные, УПД)», который служит для списания проданных товаров со склада и отражения выручки. Процесс его создания интуитивно понятен и состоит из нескольких шагов.
Сначала необходимо перейти в раздел «Продажи» и выбрать пункт «Реализация (акты, накладные)». В открывшемся журнале нужно создать новый документ. При его заполнении важно корректно указать следующие ключевые поля:
- Контрагент: Выбор покупателя из справочника.
- Договор: Указание конкретного договора, в рамках которого осуществляется поставка.
- Номенклатура: Выбор товаров или услуг из справочника в табличной части документа.
- Количество и Цена: Указание количественных и стоимостных показателей для каждой позиции.
После заполнения всех полей документ необходимо провести. В этот момент программа автоматически выполняет несколько действий: списывает себестоимость товаров со склада и, что самое важное для нашей темы, формирует бухгалтерские проводки. Главной из них является проводка Дт 62.01 Кт 90.01.1. Она означает, что у покупателя возникла задолженность перед нашей организацией на сумму продажи, а у нас — выручка от реализации.
Эта простая операция является основой для всего последующего учета и контроля дебиторской задолженности.
Фиксируем оплату от покупателя
После того как продажа отражена в учете, следующим логичным шагом является фиксация поступления денег от клиента и, соответственно, погашение его долга. Для этого в 1С используются документы «Поступление на расчетный счет» (для безналичных платежей) или «Поступление наличных» (при оплате через кассу).
Самый удобный и безопасный способ создать документ об оплате — использовать механизм «Создать на основании». Для этого нужно найти в журнале ранее созданный документ «Реализация (акты, накладные)» и на его основе сформировать поступление денежных средств. Преимущество этого метода в том, что программа автоматически заполняет большинство полей: контрагента, сумму, договор и документ-основание расчетов. Это существенно снижает риск механических ошибок при ручном вводе.
Когда документ о поступлении средств проведен, система формирует ключевую проводку: Дт 51 Кт 62.01 (если деньги поступили на расчетный счет) или Дт 50.01 Кт 62.01 (если в кассу). Эта запись означает, что денежные средства поступили в организацию, а задолженность покупателя, ранее отраженная по дебету счета 62.01, была погашена.
Как сформировать отчеты и проанализировать взаиморасчеты
Отражение отдельных операций — это лишь часть работы. Ключевая задача бухгалтера и менеджера — контролировать общее состояние взаиморасчетов и управлять дебиторской задолженностью. «1С:Бухгалтерия» предлагает для этого мощный набор аналитических инструментов.
Для базового анализа можно использовать стандартный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 62». Он показывает начальное сальдо (долг на начало периода), обороты (сколько было отгружено и сколько оплачено за период) и конечное сальдо по каждому покупателю. Дебетовое конечное сальдо как раз и будет означать текущую сумму долга клиента.
Однако для более удобного и наглядного анализа существует специализированный отчет — «Расчеты с покупателями и поставщиками». Его главное преимущество в том, что он представляет информацию в сводном, удобном для восприятия виде, четко разделяя задолженность по контрагентам и договорам. Этот отчет позволяет быстро оценить общую картину по дебиторской задолженности, выявить самых крупных должников и своевременно принять управленческие решения. Он является незаменимым инструментом для финансового контроля на предприятии.
За рамками бухгалтерии, или как CRM-системы дополняют учет
Важно понимать, что учет расчетов — это финальная стадия более широкого бизнес-процесса: управления взаимоотношениями с клиентами. Современные компании для этой цели активно используют CRM-системы (Customer Relationship Management). Это программное обеспечение предназначено для управления всей историей взаимодействий с клиентами: от первого звонка и коммерческого предложения до заключения сделки и повторных продаж.
Многие продукты 1С, например, «1С:CRM», тесно интегрируются с «1С:Бухгалтерией». Такая интеграция создает бесшовное информационное пространство. Данные о продажах, согласованные с клиентом в CRM-системе, автоматически передаются в бухгалтерию для формирования счетов и документов реализации. Бухгалтерия, в свою очередь, передает обратно в CRM информацию о поступлении оплат. Это позволяет не только снизить объем ручного труда и избежать двойного ввода данных, но и дать менеджерам по продажам актуальную информацию о состоянии расчетов с их клиентами, улучшая тем самым общий контроль и качество сервиса.
Заключение по результатам работы
В ходе выполнения данной работы мы детально рассмотрели процесс автоматизации учета расчетов с покупателями и заказчиками на базе программного продукта «1С:Предприятие 8.3» в конфигурации «Бухгалтерия». Были изучены теоретические основы, ключевые счета и первичные документы, а также на практических примерах разобран полный операционный цикл от отгрузки до оплаты.
Проведенный анализ позволяет сделать однозначный вывод: «1С:Предприятие 8.3» предоставляет исчерпывающий набор инструментов для эффективного и точного ведения учета расчетов. Программа позволяет не только корректно отражать все хозяйственные операции, но и формировать гибкие аналитические отчеты для контроля дебиторской задолженности. Использование подобных систем автоматизации сегодня является не просто элементом удобства, а необходимым условием для успешного финансового управления, снижения рисков и повышения прозрачности бизнес-процессов на любом современном предприятии. Таким образом, цель, поставленная в начале работы, была полностью достигнута.
Список использованной литературы
- Приказ Минфина РФ от 22.07.2003 N 67н (ред. от 08.11.2010) «О формах бухгалтерской отчетности организаций»
- Адамов Н.А., Рогуленко Т.М. , Александрова Н.И. и др. основы бухгалтерского учета / Под общей редакцией Н.А. Адамова. – СПб: Питер, 2010. – 256с.
- Грибанова О.В., Щенникова Е.И. Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие. – М.: МГИУ, 2012. – 216с.
- Жадаев А. Наглядный самоучитель 1С:Бухгалтерия 8.1. — СПб: БХВ-Петербург, 2010. – 189с.
- Романов А.Н., Лукасевич И.Я., Титоренко Г.А. Компьютеризация финансово-экономического анализа коммерческой деятельности предприятий, корпораций, фирм. – М.: Интерпракс, 2005.
- Филатова В. О. 1С: Предприятие Упрощенная система налогообложения. – СПб.: Питер, 2012. – 170с.
- Филатова В.О. Бухгалтерский учет для руководителей и предпринимателей. – СПб: БХВ-Петербург, 2015. – 288с.
- Хлебников А.А. Информационные системы в экономике.- Ростов н/Д: Феникс, 2011.– 427 с.
- Корпорация Парус [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.parus.ua/
- 1С:Предприятие 8 [Электронный ресурс] Режим доступа: http://v8.1c.ru/