Служебная документация – от приказа до служебной записки, полный разбор для учебы и работы

Документооборот — это кровеносная система любой современной организации, от небольшой компании до государственного ведомства. Эффективное управление невозможно без четкого понимания, какие виды документов существуют, как они классифицируются и для чего предназначены. Эта компетенция является базовой для специалиста любого профиля, поскольку именно через документы реализуются управленческие решения. Несмотря на всё их многообразие, все служебные документы подчиняются единым требованиям, установленным государственными нормативными актами, и создаются в рамках строгого официально-делового стиля, главная цель которого — точная и недвусмысленная передача информации. В рамках данной работы мы системно исследуем и классифицируем основные виды служебной документации, чтобы создать понятную и структурированную базу знаний.

Что такое делопроизводство и служебный документ

Чтобы ориентироваться в мире официальных бумаг, для начала необходимо разграничить два ключевых понятия. Делопроизводство — это не просто работа с бумагами, а комплексный процесс, который охватывает всю жизнь документа в организации: его создание, учет, контроль движения и, наконец, архивное хранение. Это деятельность по обеспечению документирования и организации работы с официальными документами.

В свою очередь, служебный документ — это материальный носитель (бумажный или электронный), на котором зафиксирована информация, используемая в управленческой деятельности. Ключевое отличие такого документа от любого другого текста — его юридическая значимость и соответствие установленным правилам. Чтобы обладать силой, любой служебный документ должен отвечать ряду строгих требований:

• Соответствие действующему законодательству.
• Достоверность и объективность изложенных фактов.
• Аргументированность и конкретность предписаний или выводов.

Важно отметить, что современные электронные служебные документы должны полностью соответствовать общим правилам делопроизводства и иметь те же реквизиты, что и их бумажные аналоги, обеспечивая их правовой статус.

Первый уровень системы, или классификация документов по функциям в управлении

Наиболее практичной и распространенной является классификация служебных документов по их роли в процессе управления. Она позволяет понять, какую именно задачу выполняет тот или иной документ в организационной иерархии. Вся официальная документация делится на несколько больших групп.

1. Организационные документы. Это фундамент любой организации. Они определяют её правовой статус, структуру, задачи и функции. К ним относятся уставы, положения об отделах, должностные инструкции и штатные расписания.
2. Распорядительные документы. Эта группа содержит властные предписания, исходящие от руководства и обязательные для исполнения подчиненными. Они реализуют функцию управления. Основные виды — приказы, распоряжения, указания.
3. Информационно-справочные документы. Самая обширная группа, цель которой — передача информации, побуждающей к принятию решений, или фиксация сведений для справки. Сюда входят служебные письма, докладные и служебные записки, справки, акты и протоколы.
4. Документы по личному составу (кадровая документация). Они регулируют трудовые отношения между работником и работодателем: от приема на работу до увольнения. Примеры: заявления, трудовые договоры, приказы о переводе или предоставлении отпуска.
5. Финансово-бухгалтерские документы. Эта категория отражает финансово-хозяйственную деятельность организации и служит основой для бухгалтерского и налогового учета.

Дополнительные измерения, или как классифицировать документы по содержанию и правовому статусу

Функциональное назначение — это лишь один из способов систематизации. Для полного понимания природы служебных документов необходимо рассмотреть их и под другим углом, используя дополнительные, более специфические критерии.

По правовой природе документы делятся на две большие категории:

• Правовые — содержат правовые нормы. Они, в свою очередь, бывают нормативными (устанавливают общие правила поведения на длительный срок для неопределенного круга лиц) и ненормативными (содержат индивидуальные, разовые предписания, например, приказ о назначении на должность).
• Неправовые — не содержат правовых норм и носят исключительно информационный характер (например, справочные материалы, отчеты).

По информационному назначению (содержанию) классификация может быть очень узкой и зависеть от сферы деятельности. Например, в военной среде выделяют документы по боевой и мобилизационной готовности, боевой подготовке, административно-хозяйственной деятельности и т.д.

По степени секретности документы подразделяются на:

• Секретные — содержат сведения, составляющие государственную тайну.
• Для служебного пользования (ДСП) — несекретные документы, доступ к которым ограничен в служебных целях.
• Обычные (несекретные) — все остальные документы, не имеющие грифа ограничения доступа.

Жизненный цикл документа, или классификация по движению и способу создания

Помимо статических характеристик, документы можно классифицировать и по динамическим, которые описывают их перемещение и происхождение. По месту образования и исполнения, то есть по направлению движения, вся документация делится на три потока:

1. Входящие — документы, поступившие в организацию извне (от вышестоящих органов, партнеров, граждан).
2. Исходящие — документы, отправляемые из организации во внешнюю среду.
3. Внутренние — документы, которые создаются, подписываются и исполняются в пределах одной организации (например, докладные записки, протоколы совещаний).

Также документы различаются по способу создания и фиксации информации. Если раньше они могли быть только рукописными или напечатанными на машинке, то сегодня преобладают документы, созданные на ПЭВМ. Они могут быть как человекочитаемыми (текстовый файл), так и машиночитаемыми, предназначенными для автоматизированной обработки в информационных системах.

Ключевые виды документов на практике, от приказа до служебного письма

После изучения теоретических классификаций полезно рассмотреть анатомию наиболее распространенных видов документов, с которыми сталкивается практически каждый сотрудник.

• Приказ, директива, распоряжение. Это ключевые распорядительные документы. Приказ — основной правовой акт, издаваемый руководителем на правах единоначалия и обязательный для всех сотрудников. Директива и распоряжение, как правило, издаются по более узким, оперативным вопросам и могут иметь ограниченный срок действия или круг исполнителей.
• Служебное письмо. Самый массовый вид информационно-справочного документа для обмена информацией между организациями. Для него характерен строгий официально-деловой стиль: нейтральный тон, точность и лаконичность. Типичная структура письма трехчастная: вступление (изложение мотивов), основная часть (суть вопроса, выводы, предложения или просьба) и заключение.
• Докладная, служебная и объяснительная записки. Это основные виды внутренних информационных документов. Докладная записка адресуется вышестоящему руководству и информирует его о каком-либо факте или событии, содержит выводы и предложения автора. Служебная записка используется для коммуникации на горизонтальном уровне (между отделами). Объяснительная записка поясняет причины какого-либо события, факта или проступка.
• Акт и протокол. Это документы, которые беспристрастно фиксируют определенные события. Акт удостоверяет установленные факты (например, акт приема-передачи дел). Протокол фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

В этот же перечень входят и многие другие документы, такие как положения, инструкции, правила, отчеты, донесения и планы, каждый из которых имеет свою специфическую роль в управленческой деятельности.

Классификация служебной документации — это многомерная система, которую можно рассматривать с разных точек зрения: по функциям в управлении, юридической силе, содержанию, степени секретности или направлению движения. Глубокое понимание этой системы является не просто академическим знанием, а необходимым практическим навыком для любого компетентного специалиста. Грамотная работа с документами — залог юридической чистоты, исполнительской дисциплины и, в конечном счете, эффективности управления в любой организации. Представленный в этой работе анализ служит исчерпывающей базой для дальнейшего, более детального изучения каждого конкретного вида документа.

Список источников информации

1. Анодина Н. Н. Документооборот в организации / Н. Н. Анодина. – М.: Омега-Л, 2014. – 176 с.
2. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления: Делопроизводство: Учеб. пособие для студ. вузов. 2-е изд., перераб., доп. – М: Инфра-М, 2014. – 304 с.
3. Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие – 6 изд., испр., доп. М.: Инфра-М, 2013. – 256 с.
4. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров. – М.: Юрайт, 2013. – 576 с.
5. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студ. учр. сред. проф. обр. – 11-е изд., перераб., доп. – М.: Академия, 2014. – 288 с.