Оценка закупочной деятельности торгового предприятия: методология и структура дипломной работы

Эффективное управление закупками является критически важным фактором конкурентоспособности для любого торгового предприятия в современных рыночных условиях. Планирование закупок создает сам базис всего торгового процесса, а ошибки на этом этапе неизбежно ведут к прямым финансовым потерям, недополучению выручки и, как следствие, снижению позиций на рынке. Однако многие компании до сих пор управляют этой ключевой функцией интуитивно, что приводит к росту издержек и упущенной выгоде. В связи с этим, целью дипломной работы является разработка и обоснование практических рекомендаций по совершенствованию закупочной деятельности торгового предприятия.

Для достижения этой цели необходимо решить следующие ключевые задачи:

• Изучить теоретические основы организации закупочной логистики.
• Проанализировать текущую систему закупок на примере конкретного предприятия.
• Выявить проблемы и узкие места в этой системе.
• Предложить и обосновать комплекс мероприятий по ее оптимизации.

Таким образом, объектом исследования выступает закупочная деятельность торгового предприятия, а предметом — методы ее оценки и пути совершенствования. После того как мы определили цели и задачи, необходимо заложить теоретический фундамент, чтобы наше исследование было не голословным, а опиралось на научную базу.

Глава 1. Теоретический фундамент для анализа закупочной деятельности

Как устроены и чем регулируются закупки в торговле

Чтобы грамотно анализировать закупочную деятельность, для начала необходимо разобраться в ее сущности. В основе лежит понятие закупочной логистики — это комплексная система управления материальными потоками в процессе обеспечения предприятия необходимыми товарами и ресурсами. Это не просто покупка, а сложный, многоэтапный процесс, который является отправной точкой для всего бизнеса торговой компании.

Весь цикл закупочной деятельности можно разбить на несколько ключевых, последовательных этапов:

1. Исследование рынка поставщиков и анализ их предложений.
2. Прогнозирование спроса и определение точных потребностей в товарах.
3. Непосредственный выбор оптимальных поставщиков на основе критериев цены, качества и надежности.
4. Проведение переговоров, согласование условий и заключение договоров.
5. Контроль за исполнением заказов и соблюдением сроков поставок.
6. Мониторинг и приемка товаров, урегулирование возможных претензий.

Организационно этот процесс может быть выстроен по-разному. Чаще всего выделяют две модели: децентрализованную, когда каждое подразделение закупает товары для себя самостоятельно, и централизованную, где все закупки проходят через единый отдел. Централизация, как правило, является более предпочтительной моделью, поскольку она позволяет повысить стандарты качества, получить лучшие условия от поставщиков за счет консолидации объемов и существенно снизить общие логистические издержки.

Инструментарий для оценки эффективности закупок

Чтобы понять, насколько хорошо работает система закупок, недостаточно субъективных оценок — нужны конкретные, измеримые показатели. Весь инструментарий для анализа эффективности можно условно разделить на несколько ключевых групп, каждая из которых отражает свой аспект деятельности.

Эффективность закупок — это всегда баланс между ценой, скоростью и качеством. Нельзя оптимизировать что-то одно в ущерб остальному.

Основные группы показателей:

• Экономические показатели: Напрямую отражают финансовую выгоду. Ключевой здесь является экономия средств, рассчитанная как разница между рыночной и фактической ценой закупки, а также выгода от получения отсрочки платежа.
• Операционные (процессные) показатели: Характеризуют скорость и слаженность процессов. Сюда относятся такие важные метрики, как среднее время цикла заказа (от заявки до поставки), оборачиваемость запасов и уровень выполнения заказов поставщиком (fill rate).
• Качественные показатели: Оценивают надежность системы и качество конечного результата. Это показатели надежности поставок (соблюдение сроков и объемов), качество закупаемых товаров и услуг, а также уровень удовлетворенности внутренних заказчиков (например, торговых отделов).

Для проведения глубокого анализа в дипломной работе можно использовать такие методы, как анализ динамики закупочных цен по ключевым товарным группам, оценка соблюдения сроков поставки разными поставщиками и анализ конкурентности процедур (например, среднее количество участников на один тендер). Комплексное применение этих метрик и методов позволяет получить объективную картину эффективности закупочной деятельности.

Глава 2. Комплексный анализ организации закупок на примере предприятия

Представление объекта исследования и его специфика

В этой главе мы переходим от теории к практике. Объектом нашего исследования является (здесь дается краткая характеристика компании: название, сфера деятельности — например, розничная сеть по продаже бытовой техники, масштаб — количество магазинов, регион присутствия, и общее положение на рынке). Организационная структура компании включает в себя отдел закупок, состоящий из (указать количество сотрудников и их роли, например, руководитель отдела, менеджеры по категориям). Именно этот отдел несет полную ответственность за обеспечение торговых точек необходимым ассортиментом. Ключевыми группами товаров для закупки являются (перечислить 2-3 основные категории, например, крупная бытовая техника, мелкая бытовая техника и аксессуары), которые формируют основную часть оборота компании.

Карта текущих процессов закупочной деятельности

Чтобы понять, как оценивать систему, сперва нужно детально описать, как она работает в данный момент. Процесс закупок на предприятии выстроен следующим образом. Все начинается с возникновения потребности в товаре, которая фиксируется в виде заявки от категорийного менеджера на основе анализа продаж и складских остатков. Далее эта заявка поступает в отдел закупок, где происходит поиск и выбор поставщиков из утвержденной базы. После согласования цен и условий заключается договор поставки. По прибытии товара на склад происходит его приемка по количеству и качеству, после чего документы передаются в бухгалтерию для проведения оплаты. На каждом этапе используются стандартные документы: заявка на закупку, коммерческое предложение, договор, товарно-транспортная накладная, акт приемки. Для большей наглядности в дипломной работе этот процесс целесообразно представить в виде блок-схемы.

Диагностика системы через ключевые показатели эффективности

Теперь, когда у нас есть карта процесса, мы можем наложить на нее наши метрики и провести количественную оценку его эффективности. Для этого мы возьмем показатели, описанные в теоретической главе, и рассчитаем их значения за последние два года, чтобы увидеть динамику.

В рамках анализа необходимо рассчитать и проанализировать следующие KPI:

• Оборачиваемость запасов: Рассчитывается по ключевым товарным группам. Важно понять, растет или падает этот показатель. Снижение оборачиваемости может сигнализировать о затоваривании склада и ошибках в планировании.
• Среднее время цикла заказа: Анализируется в разрезе основных поставщиков. Сокращение этого времени является положительной тенденцией, а его рост указывает на проблемы в логистике или работе поставщика.
• Уровень выполнения заказов (Fill Rate): Показывает, какой процент от заказанного товара был фактически поставлен в срок. Низкий fill rate ведет к упущенным продажам.
• Динамика закупочных цен: Сравнивается со среднерыночными показателями или инфляцией. Опережающий рост цен говорит о неэффективной работе с поставщиками.

Полученные данные следует представить в виде таблиц и графиков, что позволит наглядно продемонстрировать сильные и слабые стороны закупочной системы предприятия.

Выявление системных проблем и узких мест

Цифры показывают «что» происходит, но не объясняют «почему». Проведенный количественный анализ позволяет нам сформулировать несколько ключевых, системных проблем, которые стоят за негативными показателями. На основе анализа данных можно выделить следующие узкие места:

1. Завышенная стоимость закупок по группе «Х». Анализ показал, что закупочные цены на товары этой группы на 10-15% выше среднерыночных. Это напрямую связано с отсутствием регулярных конкурентных процедур и работой с одним и тем же пулом поставщиков.
2. Низкая оборачиваемость запасов по группе «Y». Показатель оборачиваемости за последний год снизился на 20%, что привело к заморозке оборотных средств в размере N рублей. Основная причина — ошибки в прогнозировании спроса и закупка товаров крупными партиями без учета сезонности.
3. Регулярные срывы поставок от ключевых поставщиков. Уровень выполнения заказов (fill rate) по двум из пяти ключевых поставщиков не превышает 80%, что постоянно приводит к дефициту ходовых товаров на полках. Это свидетельствует о неэффективном взаимодействии и отсутствии системы оценки поставщиков.

Четко диагностировав эти проблемы, мы можем перейти к самой ценной части работы — разработке аргументированных предложений по их устранению.

Глава 3. Разработка практических рекомендаций по совершенствованию системы закупок

Проектирование целевой модели закупочной деятельности

Для каждой из выявленных проблем необходимо предложить конкретное, реалистичное и обоснованное решение. Наша цель — не общие фразы, а практически применимые инструменты.

• Для решения проблемы завышенной стоимости предлагается внедрить систему электронных торгов (e-procurement). Это позволит автоматизировать процесс сбора коммерческих предложений, расширить базу поставщиков и обеспечить прозрачность выбора, что неизбежно приведет к снижению цен за счет повышения конкуренции.
• Для решения проблемы низкой оборачиваемости рекомендуется внедрить методику ABC/XYZ-анализа для управления запасами. Это позволит разделить весь ассортимент на категории в зависимости от их вклада в оборот и стабильности спроса, и применять для каждой категории свою стратегию заказа, избегая затоваривания по низкооборачиваемым позициям.
• Для решения проблемы срывов поставок необходимо разработать и внедрить систему управления взаимоотношениями с поставщиками (SRM), включающую регулярный мониторинг их деятельности по ключевым показателям (срок поставки, качество, полнота заказа) и проведение ежеквартальных встреч для обсуждения результатов.

Эти меры, внедренные в комплексе, позволят создать более гибкую, прозрачную и эффективную модель закупочной деятельности.

Обоснование эффективности предложенных мероприятий

Предложить хорошие идеи — это половина дела. Вторая, не менее важная половина — доказать их экономическую и организационную целесообразность. Для этого необходимо рассчитать прогнозируемый эффект от внедрения наших рекомендаций.

Например, экономический эффект может быть рассчитан следующим образом: «По экспертным оценкам, внедрение системы электронных торгов позволит снизить закупочные цены по анализируемым группам в среднем на 5-7%. Учитывая годовой объем закупок по этим группам, прямая годовая экономия составит порядка X рублей«. Аналогично рассчитывается эффект от оптимизации запасов за счет высвобождения оборотных средств.

Помимо прямого экономического эффекта, важно оценить и качественные улучшения:

• Повышение прозрачности и контролируемости закупочных процедур.
• Сокращение среднего времени на проведение закупки.
• Снижение рисков дефицита товара и упущенной выгоды.

Для наглядности можно составить дорожную карту внедрения предложенных мероприятий с указанием сроков, ответственных и необходимых ресурсов.

Заключение и выводы

В ходе выполнения дипломной работы была достигнута поставленная цель — разработаны практические рекомендации по совершенствованию закупочной деятельности торгового предприятия. Для этого был проделан последовательный путь: сначала были изучены теоретические основы закупочной логистики и методы оценки ее эффективности. Затем был проведен комплексный анализ деятельности конкретного предприятия, который позволил выявить ряд системных проблем, таких как завышение закупочных цен из-за отсутствия конкуренции, низкая оборачиваемость запасов из-за ошибок планирования и регулярные срывы поставок. Для решения этих проблем был предложен комплекс конкретных мероприятий, включающий внедрение электронных торгов, ABC/XYZ-анализа и системы управления отношениями с поставщиками. Проведенное экономическое обоснование показало, что предложенные изменения позволят не только получить прямой финансовый эффект, но и значительно повысить общую эффективность, прозрачность и надежность всей системы закупок. Таким образом, все поставленные задачи были выполнены, а цель дипломной работы — достигнута.

Список литературы

1. Алексеева Е.А. Формирование логистической стратегии управления закупками на основе вариативных компонент Текст. / Е.А. Алексеева, А.В. Пахомова // Логистика сегодня. 2010. — № 4.
2. Аникин Б.А.. Логистика: Учебник для вузов/ Б.А. Аникин, Т.А. Родкина – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006. – 408 с.
3. Багриновский К.А. Экономико-математические методы и модели (микроэкономика) Текст.:/ К.А. Багриновский, В.М. Матюшок. — М.: Изд-во РУДН, 2009. — 183 с.
4. Бауэрсокс Д.Дж. Логистика: Интегрированная цепь поставок Текст.: пер. с англ. / Д.Дж. Бауэрсокс, Д.Дж. Клосс. 2-е изд. — М.: Олимп-Бизнес, 2010. — 640 с.
5. Берников Г. Логистика закупок: описание бизнес-процесса закупки Электронный ресурс. / Г. Верников. Режим доступа: http://www.sklada. ru. — Загл. с экрана.
6. Бродецкий Г.Л. Особенности оптимизации цепей поставок в условиях неопределенности Текст./ Г.Л. Бродецкий, Д.А. Гусев, Н.Г. Бродецкая// РИСК: Ресурсы. Информация. Снабжение. Конкуренция. — 2008. — № 4.
7. Боутеллир Р. Стратегия и организация снабжения Текст.: пер. с нем. / Р. Боутеллир, Д. Корстен. — М.: КИА центр, 2010. — 127 с.
8. Бурдаева Е.С. Коммерческие закупки: взгляд изнутри. — СПб.: Питер, 2008. — 336 с.
9. Воронин М.М. Диагностика результатов деятельности строительных организаций Текст./ М.М. Воронин, С.А. Болотов// Экономика строительства. — 2004. — № 1.
10. Горфинкель В. Я. Экономика предприятия: Учебник для вузов / В. Я. Горфинкель, В. А. Швандар. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2006. – 516 с.
11. Гуторова И.А. Закупочная логистика в строительстве Текст./ И.А. Гуторова, Е.К. Ивакин, В.П.Стаханов. — Р.-н-Д.: РГАС, 2007. – 90 с.
12. Дикман Л.Г. Организация строительного производства Текст./ Л.Г. Дикман. — М.: Изд-во Ассоц. строит, вузов, 2010. — 608 с.
13. Дыбская В.В. Логистика Текст. Полный курс МВА/ В. В. Дыбская (и др.).- М.: Эксмо, 2008. – 944 с.
14. Дыбская В.В. Управление складированием в цепях поставок Текст. / B.В. Дыбская. — М.: Альфа-пресс, 2008. — 720 с.
15. Езепов Д. Определение оптимального размера партии Текст./ Д. Езепов// ЛОГИСТИК & система. — 2010. — № 11.
16. Жаворонков Е. П. Эффективность логистики в строительстве Текст./ Е.П. Жаворонков. — М.: Издательство КИА центр, 2012. — 136 с.
17. Задачи распределения ресурсов в управлении проектами Текст. / П.С. Баркалов (и др.). — М.: ИПУ РАН, 2012. — 65 с.
18. Замков О.О. Математические методы в экономике Текст.: 3-е изд./ О.О.Замков, А.В. Толсто пятенко, Ю.Н. Черемных. — М.: МГУ им. М.В.Ломоносова, 2011. – 365 с.
19. Зеваков A.M. Логистика материальных запасов и финансовых активов Текст. / A.M. Зеваков. — СПб.: Питер, 2010. — 352 с.
20. Иванов Д.А. Управление цепями поставок Текст./ Д.А. Иванов. — СПб: Издательство СПбГПУ, 2009. — 660 с.
21. Интрилигатор М. Математические методы оптимизации и экономическая теория Текст. / М. Интрилигатор. — М.: Айрис-пресс, 2012. — 566 с.
22. Коммерческая работа по оптовым закупкам товаров Электронный ресурс: Режим доступа: http://real-trade.net- Загл. с экрана.
23. Лайсонс К. Управление закупочной деятельностью и цепью поставок Текст.: пер. с 6-го англ. Из. / К. Лайсонс, М. Джиллингем. — М.: ИНФРА-М, 2010. – 798 с.
24. Ланкин В.Е. Логистические концепции MRP (планирование потребности в материалах) и JIT (точно в срок)/ В.Е. Ланкин// Вопросы логистики. — 2010. — № 7.
25. Ларин О. Н. Регулирование параметров логистической концепции «точно в срок» на основе методов оценки надежности процесса транспортировки/ О.Н. Ларин // Транспортные потоки. — 2010. — № 4.
26. Линдере М. Управление закупками и поставками. Текст./ М.Линдерс (и др.). М.: — Юнити, 2008. – 752 с.
27. Линдере Майкл Р. Управление снабжением и запасами. Логистика Текст.: пер. с англ/ Майкл Р. Линдере, Харольд Е. Фирон. — М.: Виктория-плюс, 2012. — 768 с.
28. Макаров Е.И. Полезность как комплексный показатель оценки логистических систем в строительстве Текст./ Е.И. Макаров// Экономика строительства. — 2004. — № 6. – 69 с.
29. Макаров Е.И. Построение математической модели оптимизации выбора поставщика материальных ресурсов Текст./ Е.И. Макаров// Экономика строительства. — 2007. — № 11. – 75 с.
30. Мищенко, А.В. Оптимизация инвестиционной фазы проекта в системах логистики Текст./ А.В. Мищенко, Т.И. Ульянова// Логистика и управление цепями поставок. – 2008. — № 5.
31. Модели и методы теории логистики Текст./ B.C. Лукинский (и др.). — СПб.: Питер, 2007. — 448 с.
32. Мясоедова Д. Стройка будущего Текст./ Д. Мясоедова// Московская перспектива. — 2009. — № 108.
33. Опарина И. Строители обратились к банкам Текст./ И. Опарина// Деловой квартал,- 2010. — №3.
34. Питеркин С.В. Точно вовремя для России. Практика применения ERP-систем Текст./ С.В. Питеркин, Н.А. Оладов, Д.В. Исаев.: Учеб. Пос. — М.: Альпина, 2010. — 175с.
35. Плоткин Б.К. Эконометрические основы коммерческой логистики и маркетинга Текст./ Б.КЛлоткин. – СПб: СПБУЭФ, 2012. – 64 с.
36. Портер М. Конкуренция Текст.: пер.с англ./ М.Портер. — М.: Вильяме, 2010. — 608 с.
37. Сергеев В.И. Логистика и управление цепями поставок. Разд.8: Энциклопедия «Топ-менеджер» Текст./ В.И. Сергеев. — М.: МЦФЭР, 2010. – 1320 с.
38. Сидоров, И.И. ХАОС ЛОГИСТИКА — ПОРЯДОК. Электронный ресурс./ И.И. Сидоров, 2007. — Режим доступа: http://www.adviss.ru.-Загл. с экрана.
39. Стаханов В.Н. Маркетинг строительства Текст./ В.Н. Стаханов, B.C. Платонов, Е.К.Ивакин. — Ростов-на Дону: РГАС, 2007. — 176 с.
40. Теличенко, В.И. Информационное моделирование технологий и бизнес-процессов в строительстве Текст./ В.И. Теличенко, А.А. Лапидус, А.А. Морозенко. — М.: Издательство Ассоциации строительных вузов, 2008. — 144с.
41. Терешкина, Т.Р. Логистические методы в системе управления оборотным капиталом строительных предприятий Текст. / Т.Р. Терешкина // Экономика строительства. 2010. — № 11.
42. Уотерс Д. Управление цепью поставок Текст./ Д.Уотерс. — М.: ЮНИТИ, 2003. — 454 с.
43. Фишер А. Методы выделения групп в АВС-анализе. Электронный ресурс./ А.Фишер.-Режим доступа: http://sklad-zakonov.narod.ru. Загл. с экрана.
44. Харрисон А. Управление логистикой. Разработка стратегий логистических операций Текст.: пер. с англ. / А. Харрисон, Ремко ван Хоук. Днепропетровск: Баланс Бизнес Букс, 2007. — 368 с.
45. Храмова А. Согласно плану Текст./ А. Храмова // Новости рынка недвижимости. 2008. — 7 апр.
46. Хэндфилд Р.Б. Реорганизация цепей поставок. Создание интегрированных систем формирования ценности Текст.: пер.с англ./ Р.Б.Хэндфилд, Э.Л. Николе мл. М.: Вильяме, 2003. – 416 с.
47. Чернова Д.В. Логистика сетей в строительстве Текст. / Д.В. Чернова. Самара: Изд-во Самар. гос. экон. ун-та, 2010. – 144 с.
48. Чечевицына Л.Н. Анализ финансово-хозяйственной деятельности Текст./ Л.Н. Чечевицына, И.Н. Чуев,- М.: ИКЦ Маркетинг, 2011. — 352 с.
49. Шеффи Й. Жизнестойкое предприятие: Как повысить надежность цепочки поставок и сохранить конкурентное преимущество Текст./ Й.Шеффи. — М.:Алытина Бизнес Букс, 2010. – 301 с.
50. Штыков Д. Роль совета директоров в организации закупочной деятельности компании Текст./ Д. Штыков, С. Дашков // ЖУК. — 2010. — № 10.
51. Эльяшевич И.П. Варианты оптимизации затрат, связанных с приемкой закупаемых предметов снабжения Текст./ И.П. Эльяшевич// Логистика и управление цепями поставок. — 2009. — № 2.