Разработка и Проектирование Информационной Системы Учета Персонала для Проектного Института: Академический Подход и Соответствие ГОСТ

В современном мире, где скорость изменений диктует новые правила для бизнеса, а конкуренция за таланты становится все более острой, управление человеческими ресурсами трансформируется из рутинной административной функции в ключевой стратегический фактор успеха. Особенно остро эта тенденция проявляется в проектных институтах, где 91% быстрорастущих компаний считают HR стратегическим приоритетом, что позволяет им превосходить конкурентов. Именно поэтому автоматизация кадрового учета в таких организациях перестает быть вопросом удобства и становится вопросом выживания и развития.

Настоящая курсовая работа посвящена разработке комплексного плана исследования и проектирования информационной системы для учета персонала в проектном институте. Основная цель исследования — создать детальную академическую работу, которая не только соответствует строгим требованиям высших учебных заведений по направлениям «Информационные системы и технологии» и «Прикладная информатика», но и предлагает практико-ориентированное решение, способное повысить эффективность кадровых процессов в реальных проектно-ориентированных организациях. В рамках работы будут последовательно рассмотрены теоретические основы информационных систем и HRM, проведен системный анализ предметной области с учетом требований ГОСТ, разработана архитектура и структура базы данных, специфицированы функциональные модули и пользовательский интерфейс, а также проанализированы правовые и экономические аспекты внедрения ИС. Особое внимание будет уделено уникальным потребностям проектных институтов, что обеспечит высокую релевантность и применимость предлагаемых решений.

Теоретические основы информационных систем и особенности предметной области

Понимание фундаментальных принципов информационных систем и специфики управления человеческими ресурсами, особенно в контексте проектных организаций, является краеугольным камнем для создания эффективной ИС учета персонала, а также основой для дальнейшего проектирования.

Понятие и классификация информационных систем

Информационная система (ИС) представляет собой не просто набор аппаратных и программных средств, но и сложный социально-технический комплекс, где взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала используется для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации», ИС определяется как «организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы».

Классификация информационных систем может осуществляться по различным критериям. Одним из наиболее значимых является масштаб. По этому признаку ИС подразделяются на:

• Одиночные (персональные) ИС: Предназначены для одного пользователя и решают его индивидуальные задачи.
• Групповые ИС: Обслуживают потребности небольшой группы пользователей в рамках одного подразделения или отдела.
• Корпоративные ИС: Это наиболее мощный и интегрированный класс систем, обеспечивающих полнофункциональное распределенное управление крупномасштабным предприятием. Корпоративные ИС интегрируют в себя различные функциональные модули, такие как финансы, логистика, производство, управление персоналом (Human Capital Management – HCM), управление взаимоотношениями с клиентами (CRM), документооборот, управление проектами и стратегическое управление эффективностью. Они создают единую платформу для управления всей информацией предприятия, минимизируя дублирование данных и обеспечивая сквозные бизнес-процессы.

Проектируемая ИС «Учет персонала» для проектного института, в силу своей централизованной природы и охвата всех сотрудников организации, относится к корпоративным информационным системам. Её эффективная работа будет зависеть от способности интегрироваться с другими существующими или будущими модулями управления предприятием, обеспечивая синергетический эффект для всего предприятия.

Управление человеческими ресурсами и функции отдела кадров

HRM (Human Resource Management), или управление человеческими ресурсами, — это не просто отдел, а целая область знаний и практической деятельности, направленная на своевременное обеспечение организации квалифицированным персоналом и его оптимальное использование для достижения стратегических целей. Основная задача HR-отдела заключается в управлении человеческим капиталом компании, обеспечивая тем самым эффективное функционирование организации и способствуя её успеху. Современный HR-отдел выходит за рамки чисто административных функций, становясь стратегическим партнером бизнеса. Он способствует успеху организации путем максимизации человеческого капитала, оптимизации расходов на персонал, привлечения и удержания талантов, развития навыков сотрудников, формирования корпоративной культуры и предотвращения финансовых потерь, связанных с кадровыми пробелами.

Ключевые задачи отдела кадров включают широкий спектр деятельности:

• Подбор и наем персонала: Привлечение, отбор и прием новых сотрудников, соответствующих требованиям должностей и корпоративной культуре.
• Ориентация и адаптация новых сотрудников: Помощь новым сотрудникам в быстрой интеграции в компанию и усвоении корпоративных норм.
• Управление трудовыми отношениями: Разработка и внедрение политик, процедур и программ, связанных с трудовыми отношениями, разрешением конфликтов.
• Развитие и обучение: Организация программ повышения квалификации, профессионального развития и обучения.
• Управление компенсациями и льготами: Разработка справедливых систем оплаты труда, премий, бонусов и социальных льгот.
• Администрирование кадровых документов: Ведение личных дел, оформление приказов, справок, трудовых книжек, учет отпусков и больничных.
• Оценка эффективности: Разработка и внедрение систем оценки производительности труда, обратной связи.
• Поддержка корпоративной культуры: Формирование ценностей, норм и поведения, способствующих достижению целей компании.
• Управление изменениями: Поддержка персонала в периоды организационных изменений.

Кроме того, отдел кадров занимается учетом работы сотрудников, определением количества рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию, что является критически важным для финансовой стабильности и соблюдения законодательства. По сути, без точного учета этих данных невозможно обеспечить ни своевременную выплату заработной платы, ни корректное выполнение налоговых обязательств.

Специфика проектных институтов как объекта автоматизации

Проектные организации занимают уникальное место в экономике, осуществляя по договорам с заказчиками разработку предпроектной и проектной документации, а также выполняя изыскательские работы. Часто крупные проектные организации выступают в роли генпроектировщиков, разрабатывая большинство основных разделов проекта: генеральный план, архитектурно-строительные решения, инженерное оборудование, сети и системы, организация строительства, охрана окружающей среды.

Эта проектно-ориентированная структура накладывает значительный отпечаток на все аспекты управления, включая управление персоналом. В отличие от традиционных организаций, где HR-процессы могут быть более статичными и ориентированными на постоянный штат, управление персоналом в проектной организации существенно модифицируется. Оно ориентируется на быстрое формирование гибких команд, способных творчески работать в быстро меняющихся внешних условиях. Это предполагает специфическое распределение ролей и ответственности, активное развитие компетенций сотрудников в ходе реализации проектов, а также способность команды адаптироваться к изменяющимся требованиям и срочным задачам.

Ключевые особенности управления персоналом в проектной организации:

• Подбор исполнителей для проектов: Это не просто подбор сотрудников на вакансии, а выбор конкретных специалистов с учетом их квалификации, опыта и, что немаловажно, себестоимости для каждого проекта.
• Формирование гибких проектных команд: Необходимость оперативно собирать команды под конкретные задачи проекта и распускать их по завершении.
• Специфическое распределение ролей и ответственности: Роли могут меняться от проекта к проекту, а ответственность четко привязывается к проектным этапам.
• Развитие компетенций в ходе проектов: Обучение и развитие часто происходит «на лету», в процессе решения проектных задач.
• Кадровое планирование: Включает не только долгосрочное планирование, но и краткосрочное — определение ролей исполнителей, формирование заявок на персонал и распределение исполнителей исходя из доступных резервов и текущей загрузки проектов.

Проектно-ориентированные компании характеризуются тем, что большинство хозяйственных операций (финансовых, производственных, кадровых, административных) преимущественно относятся к реализации собственных проектов. Это требует особого подхода к учету трудозатрат, планированию ресурсов и контролю исполнения.

Потребности автоматизации кадрового учета в проектных институтах вытекают из вышеуказанных особенностей и направлены на решение следующих задач:

• Минимизация бумажного документооборота: Значительное сокращение ручных операций с документами.
• Сокращение ошибок, связанных с человеческим фактором: Автоматизация расчетов и заполнения документов уменьшает вероятность ошибок.
• Ускорение поиска информации и составления отчетности: Мгновенный доступ к данным о сотрудниках, их квалификациях, загрузке по проектам и оперативное формирование необходимой отчетности.

Статистика подтверждает эти преимущества: автоматизация кадрового учета позволяет снизить трудозатраты рекрутеров на подбор персонала до 70% и ускорить ответы на кадровые вопросы до 80% за счет чат-ботов. Внедрение HR-систем может повысить общую эффективность кадровых процессов на 30% благодаря автоматизации однотипных административных задач, которые могут занимать до 70% времени рекрутеров. Это также приводит к минимизации ошибок в учете данных и начислении зарплаты, сокращает временные затраты на ведение делопроизводства и составление отчетов, а также снижает риск потери данных. Автоматизация значительно увеличивает скорость обработки заявок и ускоряет закрытие вакансий. Неудивительно, что проектные институты, стремящиеся к лидерству, активно инвестируют в такие решения.

Обзор существующих систем учета персонала и их сравнительный анализ

Рынок информационных систем для управления персоналом предлагает широкий спектр решений, от простых программ для малого бизнеса до комплексных ERP-систем с мощными HR-модулями для крупных корпораций. Однако, применительно к специфике проектных институтов, не все из них одинаково эффективны.

Типовые функциональные возможности существующих ИС:

• Кадровый учет и делопроизводство: Ведение личных дел, приказы о приеме/увольнении/перемещении, учет отпусков, больничных.
• Табельный учет: Учет рабочего времени, формирование табелей.
• Расчет заработной платы: Автоматический расчет окладов, премий, надбавок, удержаний, налогов.
• Управление подбором: База резюме, автоматизация этапов подбора, интеграция с job-сайтами.
• Обучение и развитие: Планирование и учет курсов, оценка компетенций.
• Оценка эффективности: KPI, Performance Review.
• Самообслуживание сотрудников (ESS): Доступ сотрудников к своей информации, запрос справок, отпусков.

Сравнительный анализ и ограничения применительно к проектным организациям:

Большинство универсальных ИС, таких как «1С:Зарплата и управление персоналом», SAP HCM, Oracle HCM Cloud, SuccessFactors, обладают мощным базовым функционалом.

Критерий сравнения	Универсальные ИС (1С:ЗУП, SAP HCM)	Специфика проектного института
Кадровый учет	Полностью покрывается	Базовый функционал, не учитывает проектную специфику
Расчет ЗП	Полностью покрывается	Требуется учет трудозатрат по проектам
Подбор персонала	Общий подбор по вакансиям	Подбор исполнителей под конкретные проекты с учетом квалификации и себестоимости
Оргструктура	Иерархическая структура подразделений	Гибкие проектные команды, матричная структура
Учет рабочего времени	Табели, графики	Детализированный учет трудозатрат по задачам проектов
Управление компетенциями	Общий каталог, развитие	Активное развитие компетенций в ходе проектов, привязка к проектным ролям
Отчетность	Стандартная кадровая, ЗП	Отчетность по загрузке персонала в проектах, по себестоимости трудовых ресурсов проекта
Интеграция	С ERP, Бухгалтерией	С системами управления проектами (MS Project, Primavera)

Сильные стороны аналогов:

• Широкий функционал для типовых HR-процессов.
• Соответствие законодательству РФ (для отечественных систем).
• Возможности масштабирования и настройки.

Ограничения применительно к проектным организациям:

1. Недостаточная гибкость для проектной структуры: Многие системы плохо адаптированы под матричную структуру управления, где сотрудники подчиняются как функциональным руководителям, так и руководителям проектов.
2. Слабая интеграция с системами управления проектами: Отсутствие глубокой взаимосвязи между кадровыми данными и информацией о проектах (загрузка сотрудников, распределение бюджета трудозатрат).
3. Ограниченный функционал для управления проектными командами: Сложности с оперативным формированием команд, учетом квалификаций для конкретных проектов, планированием загрузки и себестоимости специалистов в разрезе проектов.
4. Отсутствие специализированной отчетности: Недостаток отчетов, позволяющих анализировать эффективность использования персонала в проектном контексте.

Таким образом, хотя существующие ИС предоставляют базовые возможности кадрового учета, для проектного института требуется система, обладающая специализированным функционалом, способным эффективно поддерживать динамичное управление проектными командами и ресурсами. Неужели стандартные решения могут обеспечить конкурентное преимущество в высокодинамичной проектной среде?

Системный анализ и формирование требований к ИС «Учет персонала»

Этап системного анализа является критически важным для успешной разработки любой информационной системы. Он позволяет глубоко изучить предметную область, выявить актуальные потребности пользователей и формализовать требования к будущей ИС, обеспечивая соответствие как бизнес-целям, так и нормативным стандартам.

Нормативно-правовая база проектирования ИС (ГОСТ 34)

В Российской Федерации разработка информационных систем должна строго соответствовать серии национальных стандартов ГОСТ 34, которые регулируют требования к проектированию, эксплуатации и развитию автоматизированных систем (АС). Эти стандарты обеспечивают единообразие в создании информационных технологий и защите данных, устанавливают принципы организации процессов взаимодействия между человеком, информацией и технологиями. Применение ГОСТ 34 является не только академическим требованием, но и практической необходимостью для обеспечения качества, надежности, безопасности и долговечности проектируемой системы.

Основные стандарты ГОСТ 34, релевантные для данного проекта:

• ГОСТ 34.601-90 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Стадии создания автоматизированных систем»: Этот стандарт устанавливает состав стадий и этапов работ по созданию автоматизированных систем. Он определяет последовательность действий, начиная от формирования требований и заканчивая вводом системы в действие. Соблюдение ГОСТ 34.601-90 позволяет систематизировать процесс разработки, обеспечить контроль на каждом этапе и гарантировать полноту и качество выполненных работ.
• ГОСТ 34.602-89 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы»: Этот стандарт является ключевым для формирования требований к ИС. Он устанавливает состав, содержание и правила оформления технического задания (ТЗ) на создание автоматизированной системы. ТЗ является основным документом, определяющим цели, задачи, функции, технические характеристики, требования к данным, безопасности, надежности и другим аспектам системы. Строгое следование этому ГОСТу позволяет избежать разночтений между заказчиком и исполнителем, зало��ить прочную основу для дальнейшего проектирования и разработки.
• РД 50-34.698-90 «Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов»: Данный руководящий документ детализирует требования к содержанию различных видов проектной документации, разрабатываемой на различных стадиях создания АС. Он обеспечивает полноту, однозначность и унификацию документации, что крайне важно для сопровождения, модификации и эксплуатации системы на протяжении всего ее жизненного цикла.

Нормативные требования к ИС, закрепленные в ГОСТ 34, включают:

• Безопасность данных: Защита от несанкционированного доступа, изменения или уничтожения информации.
• Надежность и целостность хранимой информации: Гарантия точности, непротиворечивости и сохранности данных.
• Принципы документирования и регистрации операций: Все действия пользователей и системы должны быть фиксированы для аудита и восстановления.
• Масштабируемость и модифицируемость: Возможность развития системы без значительных переработок.
• Эргономичность и удобство использования: Создание интуитивно понятного и эффективного интерфейса.

Применение этих стандартов обеспечивает методологическую корректность проектирования, что критически важно для курсовой работы, стремящейся к академической строгости и практической применимости.

Методологии системного анализа для выявления требований

Для эффективного выявления и формализации требований к ИС «Учет персонала» в проектном институте используются проверенные методологии системного анализа, позволяющие создать комплексное представление о текущих бизнес-процессах и спроектировать оптимальные «как должно быть» сценарии.

Применяемые методологии:

1. Моделирование бизнес-процессов:
   • DFD (Data Flow Diagrams – Диаграммы потоков данных): Используются для визуализации движения информации и процессов ее преобразования в существующей системе (модель «как есть») и в будущей ИС (модель «как должно быть»). DFD помогают понять, откуда поступают данные, какие процессы их обрабатывают, куда они направляются и где хранятся.
   • BPMN (Business Process Model and Notation – Нотация для моделирования бизнес-процессов): Предоставляет более детализированный и исполнимый взгляд на бизнес-процессы. BPMN позволяет моделировать сложные взаимодействия между участниками, события, шлюзы и потоки данных, что особенно ценно для описания жизненного цикла кадровых процессов в динамичной проектной среде.
2. Моделирование поведения системы:
   • UML-диаграммы вариантов использования (Use Case Diagrams): Определяют функциональные требования к системе с точки зрения ее пользователей (акторов). Каждый вариант использования описывает конкретную задачу, которую пользователь может выполнить с помощью системы, например, «Принять сотрудника на работу», «Сформировать отчет по загрузке проектных команд».
   • UML-диаграммы деятельности (Activity Diagrams): Детализируют последовательность действий в рамках одного или нескольких вариантов использования, показывая логику выполнения бизнес-процессов, принятие решений и параллельные действия.

Результаты анализа предметной области: структура проектного института, особенности кадровых процессов.

На основе применения вышеуказанных методологий был проведен глубокий анализ предметной области.

• Структура проектного института:
  • Организационная структура: Матричная или проектно-матричная, где сотрудники подчиняются как функциональным отделам (Архитектурный отдел, Отдел инженерных сетей, HR-отдел), так и руководителям проектов.
  • Ключевые отделы: Администрация, HR-отдел, Бухгалтерия, Отделы проектирования (например, Архитектурно-строительный, Инженерных систем, Генплана), Отдел изысканий, IT-отдел.
  • Проектные группы: Временные коллективы, формируемые под конкретный проект, с переменным составом и ролями.
• Особенности кадровых процессов:
  • Подбор персонала: Высокая потребность в квалифицированных специалистах с уникальными компетенциями. Активный поиск, оценка портфолио, собеседования на соответствие требованиям конкретных проектов.
  • Формирование проектных команд: Динамическое распределение сотрудников по проектам, частые перемещения, учет загрузки и доступности специалистов.
  • Учет трудозатрат: Детализированный учет рабочего времени не только в разрезе дней, но и в разрезе конкретных проектов и задач для корректного расчета себестоимости проектов и заработной платы.
  • Развитие и обучение: Необходимость постоянного повышения квалификации в соответствии с новыми технологиями проектирования и стандартами.
  • Документооборот: Большой объем документов (приказы о назначении на проект, перемещения, учет рабочего времени, отчеты по проектам), требующий систематизации.

Например, DFD-диаграмма текущего процесса «Учет рабочего времени» может показать, что табель ведется вручную руководителем проекта, передается в HR-отдел, затем в бухгалтерию, что приводит к задержкам и ошибкам. Модель «как должно быть» с использованием ИС покажет автоматизированный ввод данных из системы управления проектами, автоматическую генерацию табеля и его интеграцию с модулем расчета заработной платы. Такая автоматизация критически важна для устранения узких мест в кадровых процессах.

Функциональные и нефункциональные требования к ИС

После анализа предметной области и текущих бизнес-процессов необходимо четко сформулировать требования к будущей ИС.

Функциональные требования к ИС «Учет персонала»:
Эти требования описывают, что именно система должна делать.

• Модуль «Штатное расписание»:
  • Ведение организационной структуры проектного института с учетом функциональных отделов и проектных групп.
  • Управление вакансиями, должностями, тарифными сетками.
  • Поддержка матричной структуры подчиненности.
• Модуль «Учет кадров»:
  • Ведение личных дел сотрудников (паспортные данные, образование, квалификации, стаж, семейное положение).
  • Оформление приема, перемещения, увольнения сотрудников.
  • Учет трудовых договоров, дополнительных соглашений.
  • Учет квалификаций, сертификаций и допусков для работы над конкретными типами проектов.
• Модуль «Управление проектными командами»:
  • Формирование проектных команд с учетом требуемых квалификаций и доступности сотрудников.
  • Распределение ролей и задач в проектах.
  • Мониторинг загрузки сотрудников по проектам.
  • Учет трудозатрат по проектам и задачам.
• Модуль «Табельный учет»:
  • Автоматизированный учет рабочего времени (приход/уход, отпуска, больничные, командировки).
  • Формирование табелей учета рабочего времени.
  • Учет сверхурочной работы с привязкой к проектам.
• Модуль «Расчет заработной платы»:
  • Автоматический расчет окладов, премий, надбавок (в т.ч. проектных), удержаний и налогов.
  • Формирование расчетных листков.
  • Интеграция с бухгалтерской системой.
• Модуль «Учет в ПФР (СФР)»:
  • Формирование персонифицированной отчетности для Социального фонда России (ранее ПФР и ФСС).
• Модуль «Администрирование системы»:
  • Настройка прав доступа пользователей к различным модулям и данным.
  • Ведение журналов аудита действий пользователей.
  • Настройка справочников и классификаторов.
• Модуль «Отчетность»:
  • Формирование стандартных кадровых отчетов (по штатному расписанию, движению персонала).
  • Формирование специализированных отчетов: по загрузке сотрудников в проектах, по себестоимости трудовых ресурсов проекта, по квалификационному составу проектных команд.

Нефункциональные требования к ИС:
Эти требования описывают, насколько хорошо система должна работать.

• Надежность: Способность системы бесперебойно выполнять свои функции в течение заданного периода времени.
• Производительность: Скорость обработки запросов, формирования отчетов, выполнения операций. Система должна обеспечивать быструю работу даже при большом объеме данных и количестве пользователей.
• Безопасность: Защита данных от несанкционированного доступа, изменения, уничтожения. Включает контроль доступа, шифрование данных, резервное копирование.
• Удобство использования (юзабилити): Интуитивно понятный интерфейс, минимальное время на освоение, эргономичность.
• Масштабируемость: Возможность расширения функционала и увеличения количества пользователей без значительных переработок архитектуры.
• Соответствие законодательству: Полное соответствие ИС требованиям Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» и Трудовому кодексу РФ.
• Сопровождаемость: Легкость модификации и обновления системы.
• Интегрируемость: Возможность взаимодействия с другими корпоративными системами (например, системами управления проектами, бухгалтерскими программами).

Разработка технического задания на создание ИС

Техническое задание (ТЗ) является ключевым документом на стадии проектирования ИС и разрабатывается в строгом соответствии с ГОСТ 34.602-89. Оно служит основой для всей дальнейшей работы и определяет объем, требования и порядок создания системы.

Основные разделы технического задания:

1. Общие положения:
   • Полное наименование системы и ее условное обозначение.
   • Наименование предприятия-заказчика и предприятия-разработчика.
   • Основание для разработки (например, приказ, договор).
   • Перечень документов, на основании которых создается система (включая ГОСТы).
   • Плановые сроки начала и окончания работ.
2. Назначение и цели создания системы:
   • Назначение системы (что она должна делать).
   • Цели создания системы (какие проблемы она решает, какие выгоды приносит).
3. Характеристика объекта автоматизации:
   • Краткое описание предметной области (проектный институт, его структура, кадровые процессы).
   • Описание текущего состояния (модель «как есть», проблемы).
4. Требования к системе:
   • Требования к функциональным характеристикам: Детализированное описание функций каждого модуля, как указано в предыдущем подразделе.
   • Требования к надежности: Время наработки на отказ, время восстановления.
   • Требования к безопасности: Механизмы аутентификации, авторизации, защиты данных.
   • Требования к эргономике и технической эстетике: Принципы построения пользовательского интерфейса.
   • Требования к эксплуатационным характеристикам: Время отклика, объем обрабатываемых данных.
   • Требования к составу и параметрам технических средств: Рекомендуемое оборудование.
   • Требования к информационной и программной совместимости: Форматы данных, протоколы обмена.
   • Специальные требования: Например, к интеграции с другими системами, к архивированию.
5. Состав и содержание работ по созданию системы:
   • Перечень стадий и этапов работ в соответствии с ГОСТ 34.601-90.
   • Сроки выполнения каждого этапа.
6. Порядок контроля и приемки системы:
   • Виды испытаний, порядок их проведения, критерии успешности.
7. Требования к составу и содержанию документации:
   • Перечень проектной, эксплуатационной документации согласно РД 50-34.698-90.
8. Источники разработки:
   • Перечень документов, использованных при разработке ТЗ.

Разработка детального ТЗ позволяет не только структурировать процесс создания ИС, но и обеспечить полное соответствие проекта академическим стандартам, выступая в качестве основной отчетной документации курсовой работы.

Архитектура и проектирование базы данных ИС «Учет персонала»

Эффективность любой информационной системы во многом определяется качеством ее базы данных. Для ИС «Учет персонала» в проектном институте проектирование базы данных должно обеспечивать не только надежное хранение и быстрый доступ к информации о сотрудниках, но и учитывать специфику проектной деятельности, гарантируя целостность, масштабируемость и безопасность данных.

Выбор модели данных и обоснование ее применения

Выбор подходящей модели данных является фундаментальным решением в процессе проектирования базы данных. Среди множества существующих моделей, реляционная модель данных (РМД), предложенная Эдгаром Коддом в 1970 году, стала фактическим стандартом для большинства современных коммерческих систем управления базами данных (СУБД).

Обоснование выбора реляционной модели данных:

• Математическая строгость: РМД основана на математическом понятии отношения (таблицы), что обеспечивает строгую теоретическую базу для организации данных. Это позволяет легко проверять целостность данных и применять мощные операции манипулирования данными.
• Простота и интуитивность: Данные представляются в виде двумерных таблиц, что интуитивно понятно и упрощает их восприятие и работу с ними для пользователей и разработчиков.
• Гибкость и масштабируемость: Реляционная модель позволяет легко добавлять новые сущности (таблицы) и атрибуты (столбцы) без значительной реструктуризации существующей базы.
• Целостность данных: РМД предоставляет мощные механизмы для поддержания целостности данных через первичные и внешние ключи, а также ограничения уникальности и проверки.
• Поддержка транзакций: Большинство реляционных СУБД поддерживают ACID-транзакции (Атомарность, Согласованность, Изолированность, Долговечность), что критически важно для надежного учета кадровых операций.

Структурный аспект и аспект целостности РМД:

• Структурный аспект: Данные в реляционной базе данных представляются как набор взаимосвязанных отношений (таблиц). Каждое отношение имеет заголовок (имена столбцов/атрибутов) и тело (строки/кортежи), где каждая строка представляет собой уникальную запись.
• Аспект целостности: Определяет правила, которым должны удовлетворять отношения в базе данных для поддержания ее корректности и непротиворечивости. Ключевые ограничения целостности включают:
  • Целостность сущностей: Каждое отношение должно иметь первичный ключ, который однозначно идентифицирует каждую строку, и значения которого не могут быть NULL.
  • Ссылочная целостность: Внешний ключ в одном отношении, ссылающийся на первичный ключ в другом отношении, должен либо содержать значение, существующее в родительском ключе, либо быть NULL (если это разрешено бизнес-правилами).

Таким образом, реляционная модель данных предоставляет оптимальные средства для описания данных на основе их естественной структуры, без необходимости введения дополнительной структуры для машинного представления, что делает ее идеальным выбором для проектирования ИС «Учет персонала».

Инфологическое проектирование базы данных (ERD)

Инфологическое проектирование, или концептуальное проектирование, является первым шагом в создании базы данных и направлено на построение семантической модели предметной области, свободной от технических деталей реализации. Основным инструментом на этом этапе является ER-диаграмма (Entity-Relationship Diagram – диаграмма «сущность-связь»).

Для ИС «Учет персонала» в проектном институте ER-диаграмма должна отражать все ключевые сущности и их взаимосвязи, с особым вниманием к элементам, касающимся проектной деятельности.

Ключевые сущности и их взаимосвязи для учета персонала в проектном институте:

Сущность	Описание	Атрибуты (примеры)
Сотрудники	Основная сущность, хранящая данные о каждом работнике.	ID_Сотрудника (ПК), ФИО, Дата_рождения, Пол, Паспортные_данные (Серия, Номер, Дата_выдачи, Кем_выдан), Адрес, Телефон, Email, ИНН, СНИЛС, Стаж_работы
Отделы	Функциональные структурные подразделения института.	ID_Отдела (ПК), Название_отдела, Руководитель_отдела (ВК на Сотрудники)
Должности	Список всех возможных должностей в институте.	ID_Должности (ПК), Название_должности, Оклад, Категория
Штатное расписание	Сущность, связывающая Отделы и Должности, определяет количество штатных единиц.	ID_ШР (ПК), ID_Отдела (ВК), ID_Должности (ВК), Количество_единиц, Дата_введения, Дата_отмены
Трудовые договоры	Данные о трудовых договорах каждого сотрудника.	ID_Договора (ПК), ID_Сотрудника (ВК), Номер_договора, Дата_заключения, Дата_начала_работы, Дата_окончания_работы, Условия_договора
Проекты	Основная сущность, описывающая каждый проект, выполняемый институтом.	ID_Проекта (ПК), Название_проекта, Заказчик, Дата_начала, Дата_окончания, Бюджет
Проектные_команды	Ассоциативная сущность, описывающая участие сотрудников в проектах.	ID_Члена_команды (ПК), ID_Сотрудника (ВК), ID_Проекта (ВК), Роль_в_проекте, Дата_назначения, Дата_снятия
Квалифик��ции	Навыки, образование, сертификаты сотрудников.	ID_Квалификации (ПК), Название_квалификации, Описание, Уровень
Сотрудник_Квалификация	Связь между сотрудниками и их квалификациями.	ID_Записи (ПК), ID_Сотрудника (ВК), ID_Квалификации (ВК), Дата_получения, Срок_действия
Табель_учета_времени	Учет рабочего времени сотрудников, включая сверхурочные часы и привязку к проектам.	ID_Записи_табеля (ПК), ID_Сотрудника (ВК), Дата, Часы_работы, Часы_сверхурочно, ID_Проекта (ВК, может быть NULL для административных задач), Тип_дня (рабочий, выходной, больничный)
Отпуска	Информация об отпусках сотрудников.	ID_Отпуска (ПК), ID_Сотрудника (ВК), Дата_начала, Дата_окончания, Тип_отпуска
Командировки	Сведения о командировках.	ID_Командировки (ПК), ID_Сотрудника (ВК), Цель, Место, Дата_начала, Дата_окончания

Примечание: ПК — первичный ключ, ВК — внешний ключ.

Пример связей:

• Сотрудники 1:M Трудовые договоры (один сотрудник может иметь несколько трудовых договоров за свою карьеру в организации).
• Отделы 1:M Штатное расписание (один отдел может иметь несколько позиций в штатном расписании).
• Должности 1:M Штатное расписание.
• Сотрудники M:N Проекты через ассоциативную сущность Проектные_команды (один сотрудник может участвовать в нескольких проектах, один проект может иметь несколько сотрудников).
• Сотрудники M:N Квалификации через ассоциативную сущность Сотрудник_Квалификация.
• Сотрудники 1:M Табель_учета_времени, Отпуска, Командировки.

Особое внимание уделяется сущностям, отражающим проектную деятельность: Проекты, Проектные_команды (с Ролью_в_проекте и Учетом_трудозатрат), а также Квалификации и Сотрудник_Квалификация, что позволит эффективно управлять ресурсами для проектов.

Логическое и физическое проектирование базы данных

После инфологического проектирования следует логическое, на котором ER-диаграмма преобразуется в набор реляционных таблиц, а затем физическое, где определяются конкретные параметры реализации БД.

Логическое проектирование:
На этом этапе каждая сущность ERD преобразуется в таблицу, а атрибуты сущностей — в столбцы таблицы. Связи между сущностями реализуются посредством внешних ключей. Производится нормализация отношений для устранения избыточности и аномалий обновления, удаления и вставки данных. Обычно применяется нормализация до 3-й нормальной формы (3НФ) или Бойс-Кодда (БКНФ), что обеспечивает оптимальный баланс между целостностью данных и производительностью.

Пример преобразования сущности «Сотрудники» в таблицу:

Поле	Тип данных	Ограничения	Описание
id_сотрудника	INT	PRIMARY KEY, NOT NULL, UNIQUE	Уникальный идентификатор сотрудника
fio	VARCHAR(255)	NOT NULL	Полное имя сотрудника
data_rojdeniya	DATE	NOT NULL	Дата рождения
pol	VARCHAR(10)	NOT NULL	Пол
passport_seriya	VARCHAR(4)	NULLABLE	Серия паспорта
passport_nomer	VARCHAR(6)	NULLABLE	Номер паспорта
inn	VARCHAR(12)	UNIQUE, NULLABLE	ИНН сотрудника
snils	VARCHAR(14)	UNIQUE, NULLABLE	СНИЛС сотрудника
id_doljnosti	INT	FOREIGN KEY (Должности)	Ссылка на должность сотрудника
id_otdela	INT	FOREIGN KEY (Отделы)	Ссылка на отдел, в котором работает сотрудник

Физическое проектирование:
На этом этапе определяются конкретные параметры реализации базы данных в выбранной СУБД (например, PostgreSQL, MySQL, MS SQL Server).

• Таблицы: Создаются SQL-скрипты для определения каждой таблицы.
• Типы данных: Выбираются оптимальные типы данных для каждого столбца, учитывающие объем, точность и производительность.
• Ключи: Определяются первичные и внешние ключи.
• Индексы: Создаются индексы для часто используемых столбцов и внешних ключей для ускорения поиска и операций соединения.
• Хранимые процедуры и функции: Разрабатываются для выполнения сложных бизнес-логик на стороне СУБД.
• Триггеры: Могут использоваться для обеспечения дополнительной логики целостности данных.
• Представления (VIEW): Создаются для упрощения запросов к данным и обеспечения безопасности, предоставляя пользователям только необходимую информацию.

Ограничения ссылочной целостности:
Ограничения ссылочной целостности задаются с учетом бизнес-правил предметной области. Например:

• Сотрудник не может быть уволен, если он числится в активной проектной команде (ON DELETE RESTRICT для ID_Сотрудника в Проектные_команды).
• При удалении должности, на которую ссылаются записи в Штатном расписании, должна быть предусмотрена обработка (ON DELETE NO ACTION или ON DELETE SET NULL, если должность может быть необязательной).
• При изменении ID_Отдела в таблице Отделы, соответствующий ID_Отдела в таблице Сотрудники должен быть обновлен (ON UPDATE CASCADE).

Соответствие ГОСТ 34.321-96 (Эталонная модель управления данными)

Проектируемая база данных ИС «Учет персонала» должна соответствовать положениям ГОСТ 34.321-96 «Информационная технология. Система стандартов по базам данных. Эталонная модель управления данными». Этот стандарт устанавливает эталонную модель управления данными, которая определяет общую терминологию и понятия, относящиеся к данным информационных систем, и используется для определения услуг, предоставляемых СУБД.

Как проектируемая БД соответствует ГОСТ 34.321-96:

• Управление данными (Data Management): Проектирование реляционной БД подразумевает строгое управление данными, включая их определение, хранение, поиск, модификацию и защиту.
• Словарь данных (Data Dictionary): Все сущности, атрибуты, их типы и ограничения будут задокументированы в словаре данных, что соответствует требованиям стандарта к метаданным.
• Модель данных (Data Model): Использование реляционной модели данных как основы для проектирования.
• Целостность данных (Data Integrity): Реализация ограничений первичных и внешних ключей, а также других бизнес-правил для обеспечения целостности.
• Безопасность данных (Data Security): Механизмы аутентификации, авторизации и разграничения доступа, которые будут реализованы на уровне СУБД, соответствуют требованиям к безопасности данных.

Соответствие ГОСТ 34.321-96 гарантирует, что база данных будет спроектирована с учетом лучших практик в области управления данными, что повысит ее надежность, управляемость и совместимость.

Функциональные возможности и проектирование пользовательского интерфейса ИС

Основой для успешной эксплуатации любой информационной системы является ее функциональность и удобство использования. Для ИС «Учет персонала» в проектном институте это означает не только обеспечение стандартных кадровых операций, но и специализированных возможностей, адаптированных под динамичную проектную среду, а также создание интуитивно понятного интерфейса.

Основные функциональные модули ИС «Учет персонала»

Информационные системы в кадровом менеджменте — это комплекс программных средств, технологий и инструментов, использование которых позволяет повысить эффективность деятельности кадровых служб и агентств. Использование ИС в кадровом менеджменте позволяет повысить эффективность деятельности кадровых служб, что может выражаться в росте эффективности кадровых процессов до 30% при использовании ИИ-решений. Такие системы сокращают время на выполнение рутинных задач, минимизируют ошибки, оптимизируют бизнес-процессы и позволяют HR-специалистам сосредоточиться на стратегических задачах, таких как привлечение и удержание талантов.

Типовые функциональные модули ИС учета персонала, адаптированные под потребности проектных институтов:

1. Модуль «Штатное расписание и структура»:
   • Описание организационной структуры: Ведение иерархической структуры функциональных отделов и динамическое представление проектных групп.
   • Управление должностями и вакансиями: Создание, изменение, удаление должностей; ведение реестра открытых вакансий.
   • Планирование штатной численности: Инструменты для анализа текущей и будущей потребности в персонале с учетом портфеля проектов.
   • Поддержка матричной структуры: Возможность привязки сотрудника как к функциональному отделу, так и к нескольким проектам одновременно.
2. Модуль «Учет кадров»:
   • Ведение личных дел: Полный набор данных о сотрудниках (ФИО, паспорт, СНИЛС, ИНН, образование, семейное положение, контакты).
   • Движение персонала: Оформление приказов о приеме, переводе, увольнении; учет изменений в личных данных.
   • Учет трудовых договоров и доп. соглашений: Хранение сканов, версий документов, контроль сроков действия.
   • Учет квалификаций и сертификаций: База данных компетенций сотрудников, их сертификатов, допусков, с возможностью поиска по требуемым навыкам для проектов.
   • История работы: Полная история должностей, отделов, проектов, в которых участвовал сотрудник.
3. Модуль «Управление проектными командами»:
   • Подбор исполнителей для проектов: Инструменты для быстрого поиска сотрудников с требуемыми квалификациями и доступностью, исходя из требований конкретного проекта.
   • Формирование проектных команд: Назначение сотрудников на проекты, определение их ролей и ответственностей в рамках проекта.
   • Мониторинг загрузки: Визуализация загрузки сотрудников по проектам, предотвращение перегрузок или простоя.
   • Учет трудозатрат по проектам: Возможность фиксации отработанного времени по конкретным задачам проектов, что критически важно для контроля себестоимости и начисления проектных премий.
4. Модуль «Табельный учет»:
   • Учет рабочего времени: Автоматизированный сбор данных (приход/уход) или ручной ввод с возможностью привязки к проектам.
   • Учет отсутствий: Отпуска, больничные, командировки, отгулы.
   • Формирование табелей: Автоматическое создание табелей учета рабочего времени по унифицированным формам.
   • Учет сверхурочной работы: Детализированный учет часов сверхурочной работы с указанием причины и проекта.
5. Модуль «Расчет заработной платы»:
   • Автоматизированный расчет: Оклад, премии (в т.ч. проектные), надбавки, удержания, налоги.
   • Формирование расчетных листов: Печать и электронная рассылка.
   • Интеграция с бухгалтерией: Экспорт данных для бухгалтерского учета.
6. Модуль «Учет в Пенсионном фонде России (СФР)»:
   • Персонифицированный учет: Формирование отчетности для Социального фонда России (СЗВ-М, СЗВ-ТД, 4-ФСС и др.).
   • Контроль данных: Проверка на соответствие требованиям СФР.
7. Модуль «Администрирование системы»:
   • Настройка прав доступа: Гибкая система ролей и разрешений для различных категорий пользователей (HR-специалисты, руководители проектов, сотрудники, администраторы).
   • Ведение журналов аудита: Фиксация всех значимых действий пользователей и изменений данных.
   • Настройка справочников и классификаторов: Управление списками должностей, типов отпусков, квалификаций и т.д.

Интеграция с другими корпоративными ИС:
Для достижения максимальной эффективности ИС «Учет персонала» должна быть интегрирована с другими ключевыми корпоративными системами. Интеграция информационных систем, таких как HCM и ERP, позволяет создать единую систему управления, обеспечивая обмен информацией в режиме реального времени и минимизируя время на выполнение рутинных задач. Компании, внедрившие интегрированные системы, отмечают повышение общей эффективности процессов на 20-30%. Это устраняет дублирование данных, сокращает временные и ресурсные затраты, снижает риски ошибок и обеспечивает упрощенный доступ к информации из любой точки мира.

• Системы управления проектами (СУП): Обмен данными о составе проектных команд, распределении задач, плановых и фактических трудозатратах.
• ERP-системы (Бухгалтерия, Финансы): Передача данных для расчета заработной платы, налогов, формирования финансовой отчетности.
• Системы документооборота: Интеграция для хранения и управления кадровыми документами (приказы, заявления).

Разработка макетов пользовательского интерфейса

Пользовательский интерфейс (UI) должен быть интуитивно понятным, эргономичным и эффективным, чтобы минимизировать время на обучение и повысить продуктивность работы HR-специалистов, руководителей проектов и рядовых сотрудников.

Принципы юзабилити и эргономики:

• Простота и ясность: Избегание избыточной информации, четкая иерархия элементов.
• Последовательность: Единый стиль, расположение элементов и логика взаимодействия во всех частях системы.
• Обратная связь: Информирование пользователя о выполнении операций, ошибках, прогрессе.
• Гибкость: Возможность настройки интерфейса под индивидуальные потребности.
• Защита от ошибок: Подтверждение критически важных действий, валидация ввода данных.
• Доступность: Учет особенностей различных пользователей (например, с ограниченными возможностями, если применимо).

Макеты основных форм и отчетов (концептуальные примеры):

1. Форма «Личное дело сотрудника»:
   • Разделы: «Общие данные», «Паспортные данные», «Образование», «Квалификации», «Трудовая деятельность», «Проекты», «Отпуска/Больничные».
   • Элементы: Поля ввода, выпадающие списки, календари для дат, кнопки «Сохранить», «Редактировать», «Печать».
   • Дополнительно: Возможность прикрепления файлов (сканы документов), фото сотрудника.
2. Форма «Назначение сотрудника на проект»:
   • Элементы: Выбор сотрудника из списка, выбор проекта, выбор роли в проекте, даты начала/окончания участия, поле для ввода плановых трудозатрат.
   • Функционал: Проверка доступности сотрудника на выбранные даты (с учетом других проектов и отпусков).
3. Отчет «Загрузка сотрудников по проектам»:
   • Визуализация: Диаграмма Ганта или таблица, показывающая загрузку каждого сотрудника в разрезе проектов и времени.
   • Фильтры: По дате, по отделу, по проекту, по роли.
   • Показатели: Процент занятости, плановые/фактические часы.
4. Рабочее место «Руководителя проекта»:
   • Дашборд: Ключевые показатели по текущим проектам (состав команд, загрузка, трудозатраты).
   • Инструменты: Быстрый доступ к формам назначения на проект, запросам на квалифицированных специалистов.

Описание информационного обеспечения ИС

Информационное обеспечение (ИО) ИС включает совокупность форм документов, классификаторов, справочников, а также правил и процедур по их ведению и обработке. Оно определяет информационную базу системы.

Состав и структура входных/выходных документов:

• Входные документы:
  • Заявления о приеме на работу, переводе, увольнении, отпуске.
  • Трудовые книжки, дипломы, сертификаты.
  • Листки нетрудоспособности.
  • Заявки на персонал для проектов.
  • Табели учета рабочего времени (если вводятся вручную).
• Выходные документы:
  • Приказы о приеме, переводе, увольнении, отпусках, командировках.
  • Штатное расписание.
  • Табели учета рабочего времени.
  • Расчетные листки.
  • Справки (2-НДФЛ, с места работы).
  • Отчеты для СФР, ФНС.
  • Специализированные отчеты: по загрузке персонала в проектах, по квалификациям, по кадровому составу проектных команд.

Справочники и классификаторы:

• Справочник «Должности»: Перечень всех должностей с кодами, окладами, категориями.
• Справочник «Отделы»: Список структурных подразделений.
• Справочник «Типы отпусков»: Ежегодный, учебный, за свой счет, декретный и т.д.
• Справочник «Квалификации/Компетенции»: Список навыков, образования, сертификатов.
• Классификатор «Виды проектов»: Типы проектов, выполняемых институтом.
• Классификатор «Роли в проекте»: Руководитель проекта, главный инженер проекта, архитектор, конструктор, BIM-координатор и т.д.
• ОКВЭД, ОКОНХ: Общероссийские классификаторы для отчетности.

Тщательно продуманное информационное обеспечение гарантирует унификацию данных, минимизацию ошибок и облегчает интеграцию с внешними системами.

Правовые и организационные аспекты внедрения ИС

Внедрение любой информационной системы, особенно той, что оперирует персональными данными, требует строгого соблюдения законодательства и продуманных организационных мер. Для ИС «Учет персонала» в проектном институте это означает детальный анализ Федерального закона «О персональных данных», Трудового кодекса РФ и стандартов информационной безопасности.

Защита персональных данных (ФЗ № 152)

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» является основополагающим документом, регулирующим деятельность по обработке (использованию) персональных данных (ПДн) в Российской Федерации. Целью ФЗ № 152 является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, включая защиту прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.

Ключевые положения ФЗ № 152, применимые к ИС «Учет персонала»:

• Понятие персональных данных: Любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). В контексте ИС «Учет персонала» это ФИО, дата рождения, паспортные данные, адрес, телефон, ИНН, СНИЛС, сведения об образовании, квалификации, трудовом стаже, занимаемой должности, заработной плате и т.д.
• Понятие обработки персональных данных: Любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных. ИС «Учет персонала» будет выполнять все эти операции.
• Принципы обработки ПДн: Закон устанавливает принципы законности, целесообразности, минимизации данных, точности, ограниченности срока хранения.
• Согласие субъекта ПДн: Обработка персональных данных допускается с согласия субъекта персональных данных или для достижения целей, предусмотренных законом, для выполнения возложенных на оператора функций, полномочий и обязанностей. Для большинства операций с ПДн сотрудников проектного института согласие является обязательным, за исключением случаев, когда обработка прямо предусмотрена законодательством (например, ТК РФ, налоговое законодательство).
• Обязанности оператора: Проектный институт как оператор ПДн обязан:
  • Назначить ответственного за организацию обработки ПДн.
  • Разработать и опубликовать политику в отношении обработки ПДн.
  • Применять правовые, организационные и технические меры для защиты ПДн от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий.
  • Проводить оценку вреда, который может быть причинен субъектам ПДн.
  • Уведомлять уполномоченный орган по защите прав субъектов ПДн (Роскомнадзор) о намерении осуществлять обработку ПДн.
  • Определить перечень действий, цели обработки и установить обязанность соблюдать конфиденциальность и обеспечивать безопасность персональных данных, если поручает обработку ПДн другому лицу.
• Меры по обеспечению конфиденциальности, целостности и доступности данных:
  • Конфиденциальность: Разграничение доступа к информации, использование средств криптографической защиты (шифрование), обучение персонала.
  • Целостность: Механизмы контроля целостности (хеширование), резервное копирование и восстановление.
  • Доступность: Обеспечение бесперебойного доступа к данным для уполномоченных пользователей.

При проектировании ИС «Учет персонала» каждый модуль и функция должны учитывать эти требования, например, через систему ролевого доступа, журналирование всех операций с ПДн, шифрование чувствительных данных. Что из этого следует? Строгое соблюдение ФЗ № 152-ФЗ не только защищает права сотрудников, но и оберегает компанию от существенных штрафов и репутационных потерь.

Соответствие трудовому законодательству РФ

ИС «Учет персонала» должна быть спроектирована таким образом, чтобы полностью соответствовать требованиям Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), который регулирует трудовые отношения всех работников и работодателей.

Ключевые статьи ТК РФ, которые должна поддерживать ИС:

• Статья 91 ТК РФ «Понятие рабочего времени. Учет рабочего времени»: Работодатель обязан вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником. ИС должна предоставлять функционал для точного и автоматизированного учета:
  • Фактических часов работы.
  • Времени начала и окончания работы.
  • Данных об отсутствиях (отпуска, больничные, командировки).
  • Для проектных институтов, это также включает учет времени, отработанного по каждому проекту и задаче.
• Часть 7 статьи 99 ТК РФ «Сверхурочная работа»: Работодатель обязан обеспечить точный учет продолжительности сверхурочной работы каждого работника. ИС должна иметь возможность:
  • Фиксировать сверхурочные часы.
  • Указывать основание для сверхурочной работы.
  • Предоставлять отчеты по сверхурочной работе для корректной оплаты и контроля соблюдения норм ТК РФ.

Кроме того, ИС должна поддерживать все процессы, регламентируемые ТК РФ: оформление трудовых договоров, приказов о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпусков, оформление командировок, ведение трудовых книжек (в том числе электронных).

Информационная безопасность ИС (ГОСТ Р ИСО/МЭК 27000)

Защита кадровой информации, включающей персональные данные, является приоритетной задачей. Для этого необходимо применять принципы обеспечения информационной безопасности в соответствии с серией стандартов ГОСТ Р ИСО/МЭК 27000, которые являются российскими аналогами международных стандартов ISO/IEC 27000.

• ГОСТ Р ИСО/МЭК 27001-2006 «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Системы менеджмента информационной безопасности. Требования»: Этот стандарт устанавливает требования к системе менеджмента информационной безопасности (СМИБ). Он предоставляет модель для создания, внедрения, эксплуатации, мониторинга, анализа, поддержки и улучшения СМИБ. Внедрение СМИБ позволяет системно подходить к управлению рисками информационной безопасности, обеспечивая защиту конфиденциальности, целостности и доступности информации.
• Другие стандарты серии 27000: Предоставляют рекомендации по реализации конкретных мер безопасности, например, по управлению инцидентами ИБ, управлению непрерывностью бизнеса, оценке рисков.

Принципы обеспечения информационной безопасности в ИС «Учет персонала»:

• Идентификация и аутентификация: Каждый пользователь должен быть уникально идентифицирован и пройти процедуру аутентификации (например, логин/пароль, двухфакторная аутентификация).
• Авторизация и разграничение доступа: Пользователи должны иметь доступ только к тем данным и функциям, которые необходимы для выполнения их должностных обязанностей (принцип наименьших привилегий).
• Целостность данных: Использование контрольных сумм, электронных подписей, резервного копирования для предотвращения несанкционированных изменений и восстановления данных.
• Конфиденциальность данных: Шифрование чувствительных данных при хранении и передаче, защита от перехвата.
• Аудит и протоколирование: Все действия пользователей и системные события должны записываться в журнал для возможности анализа и расследования инцидентов.
• Физическая безопасность: Защита серверов с БД от несанкционированного доступа, пожаров, краж.
• Планирование непрерывности бизнеса и аварийного восстановления: Разработка планов действий на случай сбоев, катастроф для минимизации потерь и быстрого восстановления работоспособности системы.

Организационные мероприятия по внедрению ИС

Успешное внедрение ИС — это не только технический, но и организационный проект. Требуется комплексный подход, включающий следующие этапы:

1. Подготовка:
   • Формирование проектной группы внедрения.
   • Разработка детального плана внедрения, включая сроки и ответственных.
   • Анализ и оптимизация существующих бизнес-процессов (реинжиниринг).
   • Подготовка нормативно-распорядительной документации (приказы, регламенты).
2. Пилотное внедрение (при необходимости):
   • Внедрение ИС в одном из отделов для отработки процессов и выявления недочетов.
3. Обучение персонала:
   • Разработка обучающих материалов и инструкций для всех категорий пользователей.
   • Проведение тренингов и семинаров.
   • Организация технической поддержки пользователей.
4. Постепенный или одномоментный запуск:
   • Выбор стратегии перехода на новую систему.
   • Перенос данных из старых систем.
5. Эксплуатация и поддержка:
   • Постоянный мониторинг работоспособности ИС.
   • Сбор обратной связи от пользователей.
   • Плановое обслуживание, обновление и развитие системы.
   • Регулярное резервное копирование данных.

Организационные изменения:

• Изменение должностных инструкций сотрудников HR-отдела и других подразделений.
• Перераспределение функций и ответственностей.
• Создание нового регламента работы с кадровой информацией.
• Формирование культуры работы с автоматизированными системами.

Тщательное планирование и проведение этих мероприятий обеспечит плавный переход на новую ИС, минимизирует сопротивление изменениям и максимизирует выгоды от внедрения.

Экономическая и социальная эффективность внедрения ИС

Внедрение любой новой информационной системы требует значительных инвестиций, поэтому обоснование ее экономической целесообразности и социальных выгод является обязательным этапом. Для ИС «Учет персонала» в проектном институте потенциал для повышения эффективности особенно велик.

Экономическая эффективность

Экономическая эффективность от внедрения ИС «Учет персонала» может быть выражена через снижение затрат, увеличение производительности и оптимизацию использования ресурсов. Расчеты потенциальной экономической эффективности подкрепляют инвестиционные решения.

Основные источники экономической выгоды и количественные показатели:

1. Снижение трудозатрат на подбор персонала: Автоматизация процессов подбора (публикация вакансий, первичный отбор резюме, коммуникация с кандидатами) позволяет снизить трудозатраты рекрутеров до 70%. Это означает, что HR-специалисты могут обрабатывать больше вакансий или уделять больше времени стратегическим задачам.
2. Сокращение времени на ответы на кадровые вопросы: Использование чат-ботов и порталов самообслуживания для сотрудников позволяет ускорить ответы на типовые кадровые вопросы до 80%, снижая нагрузку на HR-отдел и повышая удовлетворенность сотрудников.
3. Повышение общей эффективности кадровых процессов: Благодаря автоматизации однотипных административных задач, которые могут занимать до 70% времени HR-специалистов, общая эффективность кадровых процессов может повыситься на 30%. Это высвобождает время для более аналитической и стратегической работы.
4. Минимизация ошибок и штрафов: Автоматизация расчетов (зарплата, отпуска, налоги) и формирования отчетности снижает количество ошибок, связанных с человеческим фактором. Это позволяет избежать штрафов за некорректную отчетность или несоблюдение трудового законодательства.
5. Сокращение временных затрат на ведение делопроизводства и составление отчетов: Автоматическая генерация приказов, справок, табелей и отчетов значительно ускоряет эти процессы.
6. Снижение риска потери данных: Централизованное хранение данных в защищенной БД с регулярным резервным копированием практически исключает риск потери важной информации.
7. Оптимизация использования трудовых ресурсов в проектах: Благодаря модулю «Управление проектными командами» институт сможет более эффективно распределять сотрудников по проектам, минимизируя простои и перегрузки, что напрямую влияет на себестоимость проектов и сроки их выполнения.

Методика расчета ROI (возврата инвестиций) для внедрения ИС:

ROI (Return On Investment) — это показатель, который позволяет оценить окупаемость инвестиций в проект.
Формула для расчета ROI:

ROI = ((Доход - Затраты) / Затраты) × 100%

Где:

• Доход (Выгоды): Сумма всех экономических выгод от внедрения ИС за определенный период (например, 1-3 года). Это могут быть:
  • Сэкономленные средства на оплате труда (за счет снижения трудозатрат HR-специалистов, бухгалтеров).
  • Снижение расходов на бумагу, печать, архивирование документов.
  • Уменьшение потерь от ошибок и штрафов.
  • Косвенные выгоды от повышения эффективности проектов (например, сокращение сроков выполнения, увеличение количества одновременно выполняемых проектов).
• Затраты: Общая сумма инвестиций в ИС:
  • Стоимость программного обеспечения (лицензии).
  • Стоимость аппаратного обеспечения (серверы, рабочие станции).
  • Затраты на внедрение и настройку (услуги консультантов, разработчиков).
  • Затраты на обучение персонала.
  • Затраты на поддержку и сопровождение системы (IT-персонал, обновления).

Пример условного расчета:
Предположим, проектный институт тратит на HR-функции 1 000 000 рублей в год (включая зарплату HR-специалистов, документооборот и т.д.). Внедрение ИС стоит 1 500 000 рублей (включая ПО, оборудование, внедрение). Ожидаемая экономия за счет снижения трудозатрат и оптимизации процессов составляет 25% от текущих затрат на HR, то есть 250 000 рублей в год.

За 3 года эксплуатации ИС:

• Общие затраты = 1 500 000 (внедрение) + 3 × 100 000 (поддержка, условно) = 1 800 000 рублей.
• Общий доход (экономия) = 3 × 250 000 = 750 000 рублей.

В данном случае ROI = ((750 000 - 1 800 000) / 1 800 000) × 100% = -58,3%. Это означает, что за 3 года система не окупится.
Однако, если учитывать более широкие выгоды, такие как увеличение производительности проектных команд, снижение рисков срыва проектов из-за нехватки кадров, более точное планирование ресурсов и, как следствие, увеличение прибыли от проектов, то расчет ROI может быть гораздо более позитивным. Например, если благодаря ИС удастся увеличить прибыль от проектов всего на 500 000 рублей в год:

• Общий доход (экономия + доп. прибыль) = 3 × (250 000 + 500 000) = 2 250 000 рублей.
• ROI = ((2 250 000 - 1 800 000) / 1 800 000) × 100% = (450 000 / 1 800 000) × 100% = 25%.

Положительный ROI в 25% за 3 года уже является привлекательным показателем для инвестиций.

Социальная эффективность

Социальные выгоды от внедрения ИС часто сложнее измерить количественно, но они не менее важны для долгосрочного успеха организации.

Основные социальные выгоды:

• Улучшение условий труда HR-специалистов: Снижение рутинной нагрузки, возможность сосредоточиться на более творческих и стратегических задачах, что приводит к повышению удовлетворенности работой и снижению выгорания.
• Повышение прозрачности и справедливости кадровых процессов: Автоматизация исключает субъективность, обеспечивает единые стандарты в принятии кадровых решений, начислении зарплаты и распределении задач, что способствует повышению доверия сотрудников.
• Улучшение качества управления персоналом: Руководство получает более точные и оперативные данные для принятия решений по управлению талантами, обучению, формированию команд. Это позволяет более эффективно развивать человеческий капитал.
• Рост лояльности сотрудников: Справедливая система вознаграждения, прозрачные процедуры, возможность самообслуживания и доступ к актуальной информации о своих компетенциях и участии в проектах способствуют повышению удовлетворенности и лояльности персонала.
• Ускорение адаптации новых сотрудников: Быстрый доступ к информации, автоматизированные процедуры оформления позволяют новым специалистам быстрее влиться в работу.
• Развитие корпоративной культуры: Внедрение современных технологий демонстрирует заботу о сотрудниках, подчеркивает инновационность компании, что позитивно влияет на имидж работодателя.

Экономическая и социальная эффективность неразрывно связаны. Повышение удовлетворенности и лояльности сотрудников, улучшение условий труда, в конечном итоге, приводит к росту производительности труда, снижению текучести кадров и улучшению финансовых показателей компании. В конечном итоге, именно эти нефинансовые преимущества могут стать решающим фактором для долгосрочного процветания проектного института.

Заключение

Настоящая курсовая работа представляет собой комплексный план исследования и проектирования информационной системы учета персонала, специально адаптированной для нужд проектного института. В процессе исследования были глубоко проанализированы теоретические основы информационных систем и управления человеческими ресурсами, а также уникальная специфика проектно-ориентированных организаций, что позволило выявить ключевые потребности в автоматизации кадрового учета.

Мы рассмотрели нормативно-правовую базу, регламентирующую проектирование ИС в Российской Федерации, акцентируя внимание на серии стандартов ГОСТ 34, что обеспечило методологическую строгость и академическую корректность представленных решений. Применение методологий системного анализа, таких как DFD и BPMN, позволило сформировать детальные функциональные и нефункциональные требования к будущей системе.

Ключевым аспектом работы стало проектирование реляционной базы данных, где были выделены сущности, отражающие специфику проектной деятельности, такие как «Проекты», «Проектные_команды» и «Квалификации». Были разработаны инфологическая, логическая и физическая модели данных, обеспечивающие целостность, масштабируемость и безопасность информации, а также ее соответствие ГОСТ 34.321-96.

Особое внимание уделено спецификации функциональных модулей ИС, которые не только охватывают типовые кадровые задачи, но и предлагают специализированные инструменты для управления проектными командами, учета трудозатрат по проектам и интеграции с другими корпоративными системами. Представленные макеты пользовательского интерфейса демонстрируют принципы юзабилити и эргономики, ориентированные на повышение эффективности работы пользователей.

В работе также детально проанализированы правовые и организационные аспекты внедрения ИС, включая положения Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных», требования Трудового кодекса РФ и стандарты информационной безопасности ГОСТ Р ИСО/МЭК 27000. Это гарантирует соответствие проектируемой системы всем нормативным требованиям и снижает риски при ее эксплуатации.

Наконец, были представлены обоснованные расчеты потенциальной экономической эффективности, демонстрирующие снижение трудозатрат и повышение общей эффективности кадровых процессов, а также описаны социальные выгоды, включая улучшение условий труда и повышение лояльности сотрудников.

Таким образом, все поставленные цели и задачи курсовой работы достигнуты. Разработанная ИС «Учет персонала» для проектного института обладает не только высокой практической значимостью за счет адаптации к уникальным потребностям проектно-ориентированных организаций, но и строго соответствует академическим требованиям к проектированию и документированию информационных систем. Данная работа может служить прочной основой для дальнейшей разработки и внедрения реальной информационной системы, способной существенно повысить эффективность управления человеческими ресурсами в современном проектном институте.

Список использованной литературы

1. Андропова, И.Ю. Кадровое делопроизводство: документация: учеб. пособие / И.Ю. Андропова, Н.Л. Андропова, Н.В. Макарова. – М.: Академия, 2009. – 64 с.
2. Басаков, М.И. Делопроизводство. [Документационное обеспечение управления]: учебник / М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. – Изд. 9-е. – Ростов н/Д: Феникс, 2009. – 376 с.
3. Беляев, В.И. Маркетинг: основы теории и практики / В.И. Беляев. – М.: Кнорус, 2005. – 463 с.
4. Варламова, Я.Е. Кадровое делопроизводство с нуля: [справочник] / Я.Е. Варламова, Е.А. Кошелева; под ред. И.В. Журавлевой. – М.: Проф. изд-во, 2008.
5. Ленкевич, Л.А. Делопроизводство: учеб. для нач. проф. образования / Л.А. Ленкевич. – 3-е изд., перераб. – М.: Академия, 2009.
6. Справочник товароведа: Непродовольственные товары: В 3 т. / С.И. Баранов, Е.И. Веденеев, А.Я. Володенков [и др.]. – 3-е изд., перераб. – М.: Экономика. Т. 2. – 1990. – 463 с.
7. ГОСТ 34 Информационные технологии. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. URL: https://rosgosts.ru/gost/13812 (дата обращения: 27.10.2025).
8. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/ (дата обращения: 27.10.2025).
9. Классификация информационных систем предприятий. URL: https://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:%D0%9A%D0%BB%D0%B0%D1%81%D1%81%D0%B8%D1%84%D0%B8%D0%BA%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8F_%D0%B8%D0%BD%D1%84%D0%BE%D1%80%D0%BC%D0%B0%D1%86%D0%B8%D0%BE%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D1%85_%D1%81%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B5%D0%BC_%D0%BF%D1%80%D0%B5%D0%B4%D0%BF%D1%80%D0%B8%D1%8F%D1%82%D0%B8%D0%B9 (дата обращения: 27.10.2025).
10. Управление человеческими ресурсами. Википедия. URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%A3%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BB%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5_%D1%87%D0%B5%D0%BB%D0%BE%D0%B2%D0%B5%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D0%BC%D0%B8_%D1%80%D0%B5%D1%81%D1%83%D1%80%D1%81%D0%B0%D0%BC%D0%B8 (дата обращения: 27.10.2025).
11. Отдел кадров: задачи, функции, структура. Audit-it.ru. URL: https://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/893347.html (дата обращения: 27.10.2025).
12. Структура проектных организаций. Военно-космическая академия им. А.Ф. Можайского. Пособие Управление строительством.doc, 2015-03-25. URL: https://vka.mil.ru/upload/site90/document_file/Xy7lUvX0lH.pdf (дата обращения: 27.10.2025).
13. Пахомов, И.Ю. Особенности применения проектного подхода к управлению персоналом организации / И.Ю. Пахомов, А.А. Силаев. Репозиторий РАЦС, 2022-11-28. URL: https://racs.ru/upload/iblock/c38/pakhomov_sylaev_osobennosti_primeneniya_proektnogo_podkhoda.pdf (дата обращения: 27.10.2025).
14. Особенности управления персоналом при проектной организации деятельности. КиберЛенинка, 2013. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/osobennosti-upravleniya-personalom-pri-proektnoy-organizatsii-deyatelnosti (дата обращения: 27.10.2025).
15. Практика кадрового планирования: что в себя включает, цели и задачи. ПромМаш Тест, 2022-08-09. URL: https://prommashtest.ru/knowledge-base/praktika-kadrovogo-planirovaniya-chto-v-sebya-vklyuchaet-tseli-i-zadachi/ (дата обращения: 27.10.2025).
16. Бандурин, А.В. Особенности проектно-ориентированной компании как среды проявления компетенций персонала // Креативная экономика. 2023. № 5. URL: https://creativeconomy.ru/lib/47416 (дата обращения: 27.10.2025).
17. Разработка реляционной базы данных для автоматизации деятельности кадровой службы предприятия. Статья в журнале «Молодой ученый», 2017-06-05. URL: https://moluch.ru/archive/156/44242/ (дата обращения: 27.10.2025).
18. Документация для информационных систем по ГОСТ. DocPlace.ru, 2017-12-11. URL: https://docplace.ru/articles/docs/dokumentatsiya-dlya-informatsionnyh-sistem-po-gost/ (дата обращения: 27.10.2025).
19. Реляционная модель данных. Портал информационно-образовательных ресурсов УрФУ, 2018-01-11. URL: https://edu.urfu.ru/file.php/60/BD_-_Chast_1.pdf (дата обращения: 27.10.2025).
20. Реляционная модель данных. Википедия. URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%A0%D0%B5%D0%BB%D1%8F%D1%86%D0%B8%D0%BE%D0%BD%D0%BD%D0%B0%D1%8F_%D0%BC%D0%BE%D0%B4%D0%B5%D0%BB%D1%8C_%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D1%85 (дата обращения: 27.10.2025).
21. Информационные системы в экономике: Учебник для студентов, обучающихся по направлениям «Экономика» и «Менеджмент». 2011. URL: https://mgri.ru/upload/iblock/d76/d7681534063c8736a44c54117b11d9ea.pdf (дата обращения: 27.10.2025).
22. Модульный блок «Персонал и структура» в системе BS Integrator (BSI). URL: https://bsi.ru/produkty/moduli/personal-i-struktura/ (дата обращения: 27.10.2025).
23. Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ (последняя редакция). КонсультантПлюс. URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/ (дата обращения: 27.10.2025).
24. Работодатель обязан вести учет фактически отработанного работником времени. Онлайн Инспекция. URL: https://онлайнинспекция.рф/questions/view/63891 (дата обращения: 27.10.2025).
25. ГОСТ Р 59407-2021. Информационные технологии (ИТ). Методы и средства обеспечения безопасности. Базовая архитектура защиты персональных данных. URL: https://docs.cntd.ru/document/1200181585 (дата обращения: 27.10.2025).
26. ГОСТ ISO/IEC 29100-2021. Информационные технологии (ИТ). Методы и средства обеспечения безопасности. Основы защиты персональных данных. URL: https://docs.cntd.ru/document/1200181588 (дата обращения: 27.10.2025).
27. Чиманский, Г.В. Роль и функции отдела кадров на современном производстве. URL: https://e.nalog.ru/39735/ (дата обращения: 27.10.2025).