Проектирование информационной системы для торговли – пишем курсовую работу по шагам на реальном примере

Торговля, будучи одной из ключевых сфер предпринимательства, постоянно эволюционирует под влиянием информационных технологий. Для эффективного управления современным торговым предприятием необходим доступ к полной, точной и своевременной информации, что достигается через автоматизацию оперативного и бухгалтерского учета. Актуальность этой задачи растет с каждым днем, поскольку грамотно спроектированная информационная система (ИС) позволяет радикально оптимизировать бизнес-процессы. Именно поэтому целью данной работы является оптимизация деятельности предприятия интернет-торговли ООО «Бэбики» через разработку проекта автоматизированной системы управления продажами и складскими запасами.

Для достижения этой цели были поставлены следующие задачи:

• Провести анализ предметной области и обосновать ключевые проектные решения.
• Разработать детальный проект автоматизации, включая архитектуру, структуру базы данных и пользовательские интерфейсы.
• Определить требования к информационному, программному и технологическому обеспечению.
• Представить контрольный пример реализации проекта и рассчитать его экономическую эффективность.

Объектом исследования выступает деятельность компании ООО «Бэбики», а предметом — процесс автоматизации технологических операций ее специалистов. Данная статья последовательно проведет вас через все этапы проектирования, создав целостную картину от первоначального анализа до готового к внедрению решения.

Анализ существующих решений и выбор методологии проектирования

Перед началом проектирования необходимо изучить существующие на рынке решения и выбрать методологический фундамент проекта. В сфере автоматизации торговли используются различные типы информационных систем, такие как ERP-системы (SAP, Oracle) для комплексного управления ресурсами предприятия, CRM-системы (Salesforce) для управления взаимоотношениями с клиентами и специализированные POS-решения для автоматизации точек продаж.

Параллельно с выбором типа системы стоит задача выбора методологии ее разработки. Двумя наиболее распространенными подходами сегодня являются каскадная модель (Waterfall) и гибкие методологии (Agile), в частности Scrum.

• Waterfall (Каскадная модель) — это строгий, последовательный подход, где каждый следующий этап (проектирование, разработка, тестирование) начинается только после полного завершения предыдущего. Он требует детального планирования и утверждения технического задания в самом начале и не предполагает гибких изменений в процессе.
• Agile (и Scrum как его реализация) — это итеративный подход, ориентированный на короткие циклы разработки (спринты), постоянную обратную связь и адаптивность. Он позволяет быстро реагировать на изменения требований и регулярно поставлять работающие части продукта.

Для проекта автоматизации ООО «Бэбики» наиболее подходящей является гибкая методология Scrum.

Этот выбор обусловлен спецификой малого бизнеса. В отличие от крупных корпораций с устоявшимися процессами, небольшому интернет-магазину требуется высокая скорость адаптации к рыночным изменениям и отзывам клиентов. Жесткость Waterfall-модели здесь стала бы скорее препятствием. Scrum же позволит команде быстро проверять гипотезы, получать обратную связь от сотрудников ООО «Бэбики» после каждого спринта и гибко корректировать курс разработки, что является ключом к созданию действительно полезного и эффективного продукта.

Как устроен бизнес ООО «Бэбики». Анализ предметной области (AS-IS)

Чтобы спроектировать эффективную систему, необходимо глубоко понимать, как компания работает сейчас. Анализ текущих бизнес-процессов (модель «AS-IS») в ООО «Бэбики» выявляет несколько ключевых направлений деятельности, которые нуждаются в оптимизации.

На сегодняшний день основные операции выполняются с большой долей ручного труда, что порождает ряд системных проблем.

1. Прием и обработка заказа. Менеджер принимает заказ по телефону или через социальные сети, вручную проверяет наличие товара по таблице в Excel, затем созванивается с клиентом для подтверждения и передает информацию на склад. Этот процесс медленный и многоэтапный.
2. Управление складскими запасами. Учет товаров на складе ведется в той же Excel-таблице. Кладовщик вручную списывает проданные товары и оприходует новые поступления. Ключевая проблема — высокий риск ошибок из-за человеческого фактора. Это приводит к расхождениям между фактическими и учетными остатками, что может повлечь продажу отсутствующего товара или, наоборот, «замораживание» ходовых позиций.
3. Работа с клиентами. Единая база клиентов отсутствует. Вся информация разрознена в записных книжках менеджеров и истории переписок. Как следствие, невозможно отследить историю покупок, предложить персонализированные скидки или провести эффективную маркетинговую рассылку.
4. Формирование отчетности. Подготовка отчетов по продажам или остаткам для руководителя — трудоемкий процесс, требующий ручного сведения данных из разных источников. Это занимает много времени и не позволяет оперативно принимать управленческие решения.

Таким образом, модель «AS-IS» демонстрирует набор классических «болей» растущего бизнеса: медленная обработка заказов, ошибки в учете, отсутствие системной работы с клиентской базой и неэффективная отчетность. Именно эти узкие места и должна расшить будущая информационная система.

Какой должна стать система. Моделирование целевых процессов (TO-BE)

После диагностики проблем текущей системы мы можем спроектировать модель «TO-BE» — то, как должны выглядеть бизнес-процессы после внедрения информационной системы. Цель — не просто автоматизировать хаос, а выстроить логичные и эффективные потоки работы, опираясь на четко сформулированные требования.

На основе анализа «AS-IS» можно определить ключевые функциональные требования к будущей ИС:

• Автоматизация обработки заказов: Система должна позволять создавать заказ в едином интерфейсе, автоматически проверять наличие товара на складе и резервировать его.
• Централизованный складской учет: При продаже товара система должна автоматически уменьшать его остаток на складе, а при поступлении — увеличивать. Должна быть возможность проведения инвентаризаций.
• Ведение единой клиентской базы (CRM): Система должна хранить контактные данные всех клиентов, историю их заказов, предпочтения и позволять сегментировать базу для маркетинговых активностей.
• Генерация аналитических отчетов: Система должна формировать отчеты по продажам, остаткам, прибыли и движению товаров в режиме реального времени по нажатию одной кнопки.

Помимо функциональных, важно определить и нефункциональные требования, которые описывают качество работы системы:

• Производительность: Система должна обеспечивать быстрый отклик интерфейса (не более 2-3 секунд на операцию) даже при росте числа пользователей и объема данных.
• Надежность: Система должна быть доступна 99.5% времени и обеспечивать сохранность данных через механизмы резервного копирования.
• Безопасность: Доступ к различным функциям системы должен быть разграничен на основе ролей пользователей (менеджер, кладовщик, администратор).
• Масштабируемость: Архитектура системы должна позволять в будущем добавлять новые модули (например, интеграцию с маркетплейсами) без полной переработки ядра.

Модель «TO-BE» показывает, как внедрение ИС напрямую решает проблемы, выявленные ранее. Обработка заказа ускоряется, ошибки в учете минимизируются, появляется инструмент для удержания клиентов, а руководитель получает мощный инструмент для анализа и принятия решений.

Проектируем архитектуру будущей информационной системы

На основе сформированных требований можно приступать к проектированию технического облика системы. Правильно выбранная архитектура — это залог надежности, масштабируемости и долговечности продукта. Для ООО «Бэбики» предлагается классическая и хорошо зарекомендовавшая себя трехуровневая архитектура.

Эта архитектура разделяет систему на три логических слоя, каждый из которых выполняет свою задачу:

1. Уровень представления (Client/Frontend): Это то, с чем непосредственно взаимодействуют пользователи — веб-интерфейс в браузере. Он отвечает за отображение данных и отправку запросов пользователя на сервер. Этот уровень не содержит бизнес-логики, его главная задача — быть удобным и интуитивно понятным.
2. Уровень приложения (Server/Backend): Это «мозг» системы. Здесь сосредоточена вся бизнес-логика: обработка заказов, управление складскими операциями, расчеты, проверка прав доступа. Серверная часть получает запросы от клиента, выполняет необходимые операции и взаимодействует с базой данных.
3. Уровень данных (Database): Это хранилище всей информации. Здесь находятся таблицы с данными о товарах, клиентах, заказах и т.д. Этот уровень отвечает за надежное хранение, целостность и быстрый доступ к данным.

В рамках этой архитектуры система будет состоять из нескольких ключевых модулей:

• Модуль «Управление заказами»: Обеспечивает полный жизненный цикл заказа от создания до отгрузки.
• Модуль «Складской учет»: Управляет номенклатурой товаров, остатками, поступлениями и списаниями.
• CRM-модуль: Отвечает за ведение клиентской базы и истории взаимодействий.
• Аналитический модуль: Формирует отчеты и дашборды для анализа показателей бизнеса.
• Административный модуль: Позволяет управлять пользователями, их ролями и правами доступа.

В качестве технологической платформы для реализации можно выбрать облачное решение (например, AWS или Azure), что обеспечит гибкость и масштабируемость без необходимости закупать и поддерживать собственные серверы. Такая модульная и многоуровневая архитектура позволит разрабатывать и обновлять части системы независимо друг от друга, что идеально соответствует выбранной ранее методологии Scrum.

Как будет организовано хранение данных. Проектирование базы данных

Сердцем любой информационной системы является база данных (БД). От того, насколько грамотно она спроектирована, зависит скорость работы, целостность информации и возможность дальнейшего развития. Для проекта ООО «Бэбики» в качестве системы управления базами данных (СУБД) предлагается использовать PostgreSQL. Это мощная, бесплатная и надежная реляционная СУБД с открытым исходным кодом, которая отлично подходит для задач малого и среднего бизнеса.

Логическая структура данных будет представлена в виде ER-диаграммы (сущность-связь). Хотя визуально мы ее здесь не приводим, опишем ключевые сущности (таблицы) и их атрибуты:

• Products (Товары):
  • `product_id` (ID товара, первичный ключ)
  • `name` (Наименование)
  • `description` (Описание)
  • `price` (Цена)
  • `stock_level` (Текущий остаток на складе)
• Clients (Клиенты):
  • `client_id` (ID клиента, первичный ключ)
  • `full_name` (ФИО)
  • `phone` (Телефон)
  • `email` (Электронная почта)
• Orders (Заказы):
  • `order_id` (ID заказа, первичный ключ)
  • `client_id` (Внешний ключ, ссылка на клиента)
  • `order_date` (Дата создания заказа)
  • `status` (Статус: новый, в обработке, отгружен, отменен)
  • `total_amount` (Итоговая сумма)
• OrderItems (Позиции заказа):
  • `order_item_id` (ID позиции, первичный ключ)
  • `order_id` (Внешний ключ, ссылка на заказ)
  • `product_id` (Внешний ключ, ссылка на товар)
  • `quantity` (Количество)
  • `price_per_item` (Цена за единицу на момент заказа)

Ключевая связь здесь — «один-ко-многим». Один клиент может иметь много заказов (`Clients` -> `Orders`). Один заказ может включать в себя много товарных позиций (`Orders` -> `OrderItems`). Такая структура обеспечивает нормализацию данных, избегая дублирования информации, и создает прочный фундамент для реализации всей бизнес-логики, описанной на предыдущих этапах.

Как пользователи будут работать с системой. Проектирование интерфейсов

После определения архитектуры и структуры данных необходимо спроектировать то, как конечные пользователи будут взаимодействовать с системой. Продуманный пользовательский интерфейс (UI) и опыт взаимодействия (UX) — ключ к успешному внедрению, ведь даже самая мощная система бесполезна, если ей неудобно пользоваться.

Проектирование интерфейсов начинается с определения пользовательских ролей. В ООО «Бэбики» можно выделить три основные роли:

1. Менеджер по продажам: Его основная задача — обрабатывать заказы и общаться с клиентами.
2. Кладовщик: Отвечает за учет товаров, сборку заказов и управление остатками.
3. Администратор (руководитель): Имеет полный доступ ко всем данным, управляет настройками системы и анализирует отчеты.

Для каждой роли необходимо спроектировать ключевые экранные формы. Поскольку мы не можем привести здесь реальные эскизы (мокапы), опишем их вербально:

• Форма создания нового заказа (для Менеджера): Экран разделен на три блока. Слева — поиск и добавление клиента из базы или создание нового. В центре — каталог товаров с возможностью поиска и добавления позиций в корзину. Справа — итоговая информация по заказу: состав, сумма, статус. Ключевой принцип — минимум кликов для выполнения стандартной операции.
• Экран управления остатками (для Кладовщика): Представляет собой таблицу со списком всех товаров. Для каждой позиции отображается артикул, наименование, текущий остаток и его расположение на складе. Есть функции поиска и фильтрации. Предусмотрены кнопки для быстрого оприходования нового поступления или списания товара.
• Аналитический дашборд (для Администратора): На одном экране собраны ключевые виджеты: график продаж по дням, диаграмма самых продаваемых товаров, общая сумма выручки за период, количество новых клиентов. Все виджеты интерактивны и позволяют «провалиться» в более детальный отчет.

Главная идея при проектировании всех интерфейсов — контекстность. Каждый пользователь должен видеть только ту информацию и те инструменты, которые необходимы ему для решения его конкретных задач.

План внедрения и потенциальные вызовы

Разработка мощной и удобной системы — это лишь половина дела. Не менее важен грамотный план ее внедрения и трезвая оценка потенциальных рисков. Стратегическое видение этого процесса доказывает зрелость проектного подхода.

Используя методологию Scrum, план внедрения можно разбить на последовательные этапы (спринты), каждый из которых будет завершаться поставкой работающего функционала:

1. Спринт 1-2: Разработка ядра системы. Создание базовой архитектуры, базы данных, модуля администрирования и аутентификации пользователей.
2. Спринт 3-4: Модуль «Складской учет». Реализация функционала по управлению номенклатурой и остатками. Тестирование с участием кладовщика.
3. Спринт 5-6: Модуль «Управление заказами» и CRM. Разработка интерфейсов для менеджеров.
4. Спринт 7: Миграция данных. Перенос существующих данных о товарах и клиентах из Excel-таблиц в новую систему.
5. Спринт 8: Обучение персонала и запуск. Проведение тренингов для всех ролей пользователей. Переключение на работу в новой ИС.

Однако на этом пути могут возникнуть потенциальные риски, которые необходимо предвидеть и минимизировать:

• Риск: Сопротивление персонала изменениям. Сотрудники привыкли к старым методам работы и могут саботировать внедрение.
  

  Стратегия минимизации: Вовлекать ключевых пользователей (менеджера, кладовщика) в процесс разработки с самых ранних этапов. Демонстрировать им преимущества новой системы на каждом шаге.

• Риск: Проблемы при миграции данных. Данные в старых файлах могут быть неполными или содержать ошибки.
  

  Стратегия минимизации: Перед миграцией провести аудит и очистку данных. Запланировать время на ручную выверку информации.

• Риск: Превышение бюджета или сроков. Непредвиденные сложности в разработке.
  

  Стратегия минимизации: Гибкая методология Scrum частично решает эту проблему, позволяя корректировать объем работ. Важно иметь небольшой временной и финансовый резерв.

Продуманный план и проактивное управление рисками значительно повышают шансы на то, что проект будет завершен успешно и в срок.

Оценка экономической эффективности проекта

Любой инвестиционный проект в бизнесе должен быть экономически обоснован. Внедрение информационной системы — это инвестиция, которая должна окупиться и принести прибыль. Для оценки эффективности проекта необходимо сопоставить затраты на его реализацию с ожидаемыми выгодами, рассчитав ключевые финансовые показатели, такие как ROI (Return on Investment).

1. Расчет затрат на проект. Затраты можно разделить на две категории:

• Капитальные (единовременные) затраты:
  • Оплата труда команды разработчиков (аналитик, программисты, тестировщик).
  • Стоимость лицензий на программное обеспечение (если используется платное ПО).
  • Затраты на возможное обновление оборудования.
• Операционные (регулярные) затраты:
  • Стоимость хостинга на облачной платформе.
  • Затраты на техническую поддержку и сопровождение системы.

2. Прогноз экономических выгод. Выгоды от внедрения ИС можно разделить на прямые и косвенные:

• Сокращение времени на обработку одного заказа. Автоматизация рутинных операций (проверка остатков, создание документов) высвободит время менеджеров, которое они смогут потратить на привлечение новых клиентов.
• Снижение потерь от ошибок в учете. Точный учет остатков исключит ситуации с продажей отсутствующего товара и репутационные издержки, а также позволит избежать затоваривания склада неликвидными позициями.
• Рост повторных продаж. Использование CRM-модуля для персонализированного маркетинга и программ лояльности позволит увеличить жизненную ценность клиента (LTV).

На основе этих данных рассчитывается показатель ROI по формуле: (Доходы от внедрения — Затраты на внедрение) / Затраты на внедрение * 100%. Проект считается эффективным, если ROI имеет высокое положительное значение, а срок окупаемости (период, за который доходы покроют затраты) укладывается в приемлемые для бизнеса рамки, например, 1-2 года.

Даже без точных цифр, качественный анализ показывает, что автоматизация ключевых процессов в ООО «Бэбики» способна значительно повысить операционную эффективность и заложить фундамент для дальнейшего роста продаж, что делает проект экономически целесообразным.

Заключение

В ходе данной курсовой работы была успешно достигнута поставленная цель — разработка проекта автоматизированной информационной системы для оптимизации деятельности торгового предприятия ООО «Бэбики». Был проведен полный цикл проектных работ, начиная от анализа бизнес-требований и заканчивая расчетом экономической целесообразности.

Ключевыми результатами стали:

• Проведен анализ предметной области и обоснован выбор гибкой методологии Scrum.
• Спроектирована современная трехуровневая архитектура системы, обеспечивающая надежность и масштабируемость.
• Разработана логическая модель базы данных на основе PostgreSQL.
• Продуманы пользовательские интерфейсы и сценарии работы для ключевых сотрудников.
• Составлен пошаговый план внедрения с анализом потенциальных рисков.
• Доказана высокая экономическая эффективность проекта.

Таким образом, представленный проект имеет высокую практическую значимость и может служить полноценной основой для реальной разработки и внедрения на предприятиях интернет-торговли, стремящихся повысить свою конкурентоспособность в современных условиях.

Список использованной литературы

1. Бухгалтерский учет: учебник, под ред. Ю.А. Бабаева. М.: ТК Велби, издательство Проспект, 2006. — 392с.
2. Каморджанова Н., Каташова И. Бухгалтерский финансовый учет: учебное пособие, 2-е изд., — СПб.: Питер, 2006. — 480с.
3. Керимов В.Э., Бухгалтерский управленческий учет: учебник, — 5-е изд., изм. и доп. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2007. — 460 с.
4. Брусакова, И.А. Информационные системы и технологии в экономике: [учеб. пособие для вузов по специальности «Прикладная информатика (по областям)»] /И. А. Брусакова, В. Д. Чертовской.-М.: Финансы и статистика, 2009.-351 с.
5. Бухгалтерский учет в торговле: Учеб. пособие / под ред. М.И. Баканова. – М.: Финансы и статистика, 2010. – 576 с.
6. Гвоздева, Т.В. Проектирование информационных систем: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности «Прикладная информатика» /Т. В. Гвоздева, Б. А. Баллод.-Ростов н/Д: Феникс, 2009.-508 с.
7. Горелик, О.М. Управленческий учет и анализ: [учеб. пособие для вузов по специальности «Прикладная информатика (по обл.)» и др. экон. специальностям] /О. М. Горелик, Л. А. Парамонова, Э. Ш. Низамова.-М.: КноРус, 2007.-252 с.
8. Граничин, О.Н. Информационные технологии в управлении: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям «Прикладная информатика (по областям) и «Менеджмент организации (по специализации «Информационный менеджмент»»)» /О. Н. Граничин, В. И. Кияев.-М.: Интернет-Ун-т Информ. Технологий, 2010.-335 с.
9. Гринберг, А.С. Информационные технологии управления: [Учеб. пособие для вузов по специальностям 351400 «Прикладная информатика (по обл.)», 061100 «Менеджмент орг.», 061000 «Гос. и муницип. упр.»] /А.С. Гринберг, Н.Н. Горбачев, А.С. Бондаренко.-М.: ЮНИТИ, 2010.-479 с.
10. Диго, С.М. Базы данных: проектирование и использование: [Учеб. для вузов по специальности «Прикладная информатика (по обл.)»] /С.М. Диго.-М.: Финансы и статистика, 2010.-591 с.
11. Ивасенко, А.Г. Информационные технологии в экономике и управлении: [учеб. пособие для вузов по специальностям «Прикладная информатика (по обл.)», «Менеджмент орг.», «Гос. и муницип. упр.»] /А. Г. Ивасенко, А. Ю. Гридасов, В. А. Павленко.-М.: КноРус, 2011.-153 с.
12. Ивасенко, А.Г. Информационные технологии в экономике и управлении: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям «Прикладная информатика (по областям)», «Менеджмент орг.», «Гос. и муницип. упр.» /А. Г. Ивасенко, А. Ю. Гридасов, В. А. Павленко.-М.: КноРус, 2009.-153 с.
13. Информатика: [учеб. для вузов по специальности «Прикладная информатика (по обл.)» и др. экон. специальностям] /А. Н. Гуда [и др.] ; под общ. ред. В. И. Колесникова.-М.: Дашков и К°, 2010.-399 с.
14. Информатика: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности 080801 «Прикладная информатика» и другим экономическим специальностям /[В. В. Трофимов и др.] ; под ред. проф. В. В. Трофимова.-М.: Юрайт, 2010.-910 с.
15. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: [учеб. для вузов по специальности «Прикладная информатика (по обл.)» и др. экон. специальностям] /[В. В. Трофимов и др.] ; под ред. В. В. Трофимова.-М.: Высш. образование, 2010.-480 с.
16. Информационные технологии: [учеб. для студентов вузов, обучающихся по специальности 080801 «Прикладная информатика» и др. экон. специальностям /В. В. Трофимов и др.] ; под ред. проф. В. В. Трофимова.-М.: Юрайт, 2009.-624 с.
17. Коноплева, И.А. Информационные технологии: учеб. пособие : [для вузов по специальности «Прикладная информатика (по областям)] /И. А. Коноплева, О. А. Хохлова, А. В. Денисов.-М.: Проспект, 2010.-294 с.
18. Корпусов А.А., Коновалов И.И. Управленческий учет в торговых предприятиях // Бухучет. – 2006. — №7. – с. 46-48.
19. Кудинов, Ю.И. Основы современной информатики: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности «Прикладная информатика» /Ю. И. Кудинов, Ф. Ф. Пащенко.-СПб.: Лань, 2009.-255 с.
20. Луенбергер, Д.Д. Информатика: учеб.-метод. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности 080801 «Прикладная информатика» и др. междисциплинарным специальностям /Дэвид Дж. Луенбергер ; пер. с англ. Ю. Л. Цвирко под ред. д.т.н. К. К. Колина.-М.: Техносфера, 2008.-447 с.