Руководство по подготовке отчета по практике: анализ и обоснование автоматизации бизнес-процессов на предприятии

Введение, или формулируем цели и задачи

Важно понимать, что производственная практика — это не просто временное трудоустройство, а полноценная исследовательская работа. Ваша главная задача — не только выполнять поручения, но и глубоко проанализировать деятельность компании, чтобы предложить обоснованные улучшения. Отчет по практике становится доказательством вашей компетентности.

Цель работы можно сформулировать универсально, адаптировав под ваше предприятие: «Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия и разработка рекомендаций по ее улучшению через автоматизацию бизнес-процессов». Эта глобальная цель разбивается на несколько конкретных и последовательных задач, которые станут планом вашей работы и лягут в основу глав отчета.

  1. Изучить организационную структуру и основные направления деятельности предприятия (объекта практики).
  2. Проанализировать существующие бизнес-процессы, особенно в сфере учета и планирования, чтобы выявить «узкие места» и неэффективные операции.
  3. Определить роль и ключевые функции экономиста в этих процессах, понять, какие задачи отнимают больше всего времени и требуют оптимизации.
  4. Разработать проект автоматизации для конкретного участка (например, управленческого учета или контроля закупок).
  5. Подготовить технико-экономическое обоснование предложенного решения, чтобы доказать его финансовую целесообразность.

Когда цели и задачи ясны, нам нужна четкая структура, чтобы последовательно их выполнить. Давайте рассмотрим, из каких разделов будет состоять наш отчет.

Какова каноническая структура отчета по практике

Чтобы не запутаться в объеме информации, отчет должен иметь строгую и логичную структуру. Она ведет читателя (и проверяющего) по вашему исследовательскому пути — от постановки проблемы до ее решения и оценки результатов. Это ваш «скелет», на который вы будете наращивать «мясо» из фактов и расчетов.

Стандартная структура включает следующие обязательные разделы:

  • Введение: Здесь вы обосновываете актуальность темы, формулируете цели и задачи, которые мы рассмотрели выше.
  • Глава 1. Аналитическая: Полная характеристика предприятия, анализ его организационной структуры, основных бизнес-процессов и финансовых показателей.
  • Глава 2. Проектная: На основе анализа из первой главы вы ставите конкретную задачу и предлагаете детальное решение по ее автоматизации.
  • Глава 3. Расчетная: Самая важная часть для экономиста. Здесь вы проводите экономическое обоснование проекта, рассчитывая затраты, выгоды и показатели эффективности.
  • Заключение: Краткие и четкие выводы по всей проделанной работе, ответы на задачи из введения.
  • Список литературы: Перечень всех использованных источников.
  • Приложения: Вспомогательные материалы — объемные таблицы, схемы, графики.

Мы определили содержание. Теперь займемся «обложкой» — формальными, но важными элементами, которые создают первое впечатление.

Как правильно оформить титульный лист и дневник практики

Формальности играют важную роль в оценке вашей работы. Титульный лист — это «лицо» вашего отчета, и он должен быть оформлен безупречно. Как правило, требования к оформлению содержатся в методичке вашего вуза или соответствуют ГОСТу. Обязательно проверьте и укажите все ключевые поля: полное наименование учебного заведения, тему работы, ваше ФИО, ФИО научного руководителя от вуза и руководителя от предприятия, город и год сдачи.

Дневник практики — это не формальность, а хронология вашей работы, доказывающая, что вы последовательно выполняли поставленные задачи. Каждая запись должна отражать конкретное действие. Например:

«01.08.2025 — Изучение организационной структуры и должностных инструкций сотрудников экономического отдела ООО «Все для офиса»».
«05.08.2025 — Сбор и систематизация данных из бухгалтерской отчетности за 2023-2024 гг. для проведения финансового анализа».
«10.08.2025 — Анализ процесса управления закупками, выявление ручных операций по контролю цен поставщиков».

С формальностями покончено. Погружаемся в суть — начинаем анализировать предприятие, на котором проходит практика.

Глава 1. Проводим технико-экономический анализ предприятия

Эта глава закладывает фундамент для всего исследования. Ваша задача — показать, что вы понимаете, как работает бизнес изнутри. Возьмем для примера условное ООО «Все для офиса» — компанию, занимающуюся оптовой торговлей офисной мебелью, техникой и канцтоварами.

Сначала даем общую характеристику: это небольшая компания, в штате 18 человек, которая уже несколько лет работает на региональном рынке и зарекомендовала себя как надежный партнер. Далее анализируем организационную структуру. Важно подчеркнуть, что в таких небольших компаниях часто наблюдается размытие функционала: экономист может частично выполнять задачи логиста или кадровика. Именно это является одной из предпосылок к автоматизации, так как она помогает стандартизировать процессы и снизить нагрузку на специалистов.

Затем изучаем ключевые бизнес-процессы. В нашей компании это закупки, продажи и складской учет. Особое внимание стоит уделить процессам, где требуется точность и оперативность. Например, контроль закупок (отслеживание дат, цен поставщиков, условий) и управление товарными остатками — это зоны, где ручной труд ведет к ошибкам и упущенной выгоде. Оптимизация ассортимента и своевременное пополнение склада напрямую зависят от качества учета.

Завершает главу краткий финансовый анализ. На основе данных о выручке, затратах и прибыли за последние 2-3 года необходимо выявить основные тенденции. Например, если выручка растет, а прибыль остается на том же уровне или падает, это может сигнализировать о росте издержек, которые сложно контролировать без автоматизированной системы учета.

Мы изучили компанию в целом. Теперь сфокусируемся на роли одного специалиста, чтобы найти конкретную точку приложения наших усилий по автоматизации.

Как определить роль экономиста и поставить задачу для автоматизации

Чтобы проект автоматизации не был абстрактным, его нужно привязать к конкретным должностным обязанностям. В случае экономиста, его ключевая роль — планирование и анализ. В его задачи входит:

  • Анализ рыночных тенденций и оценка финансовых рисков.
  • Разработка бюджетов и планирование затрат.
  • Расчет себестоимости продукции или услуг.
  • Технико-экономическое обоснование внедрения новых технологий.

На примере ООО «Все для офиса» мы видим, что главная функция экономиста — перспективное планирование. Но для качественного прогноза ему нужны точные и оперативные данные о текущем состоянии дел. Если специалист тратит до 80% своего времени на ручной сбор данных из разных таблиц, сверку счетов и подготовку отчетов, у него просто не остается ресурсов на аналитическую работу.

Здесь и рождается проблема: ручной сбор и обработка данных отнимают много времени, приводят к ошибкам из-за человеческого фактора и не позволяют руководству оперативно принимать решения. На основе этой проблемы мы можем сформулировать четкую и развернутую задачу для проектной части отчета.

Постановка задачи: Автоматизировать процесс сбора и анализа данных для управленческого учета в ООО «Все для офиса» с целью повышения точности финансового планирования, сокращения трудозатрат на подготовку отчетности и повышения эффективности использования ресурсов компании.

Проблема ясна, задача поставлена. Следующий шаг — предложить конкретное решение: что, где и как мы будем автоматизировать.

Глава 2. Выбираем и описываем решение по автоматизации

В этой главе мы переходим от теории к практике и описываем конкретный технологический проект. Автоматизация — это не просто установка программы, а внедрение комплекса из программного обеспечения (ПО) и оборудования, который перестраивает существующие бизнес-процессы. Для нашего ООО «Все для офиса» оптимальным решением будет автоматизация управленческого и торгового учета.

Предлагаемое решение состоит из нескольких ключевых компонентов:

  1. Бэк-офис: Это «мозг» всей системы. В качестве него можно предложить товароучетную систему, например, «1С: Розница» или «1С:Бухгалтерия». Это ПО позволяет систематизировать всю отчетность, объединить данные о закупках, продажах и остатках в единой базе. Именно здесь будет происходить контроль закупок, анализ эффективности и управление ассортиментом. Выбор в пользу продуктов 1С часто обусловлен их распространенностью, наличием специалистов и легкой интеграцией с бухгалтерскими системами.
  2. Фронт-офис: Это рабочее место кассира или менеджера по продажам. Сюда входят POS-система и онлайн-касса, которые фиксируют каждую продажу в режиме реального времени и передают данные в бэк-офис.
  3. Торговое оборудование: Для полноценной работы системы необходимо специализированное оборудование. Его перечень нужно обязательно указать в отчете:
    • POS-терминалы для обработки платежей.
    • Сканеры штрих-кодов (обязательное условие для быстрого и безошибочного учета товаров).
    • Фискальные регистраторы для печати чеков в соответствии с законодательством.

Стоит также кратко упомянуть возможные альтернативы (например, облачные сервисы «Бизнес.Ру Розница» или «LiteBox»), но обосновать свой выбор. Например, 1С предоставляет такую важную функцию, как «дриллдаун» (drill-down) — возможность «провалиться» от итоговой цифры в отчете до первичного документа (конкретного счета или оплаты), что делает учет полностью прозрачным.

Мы выбрали техническое решение. Теперь самое главное для экономиста — доказать, что это выгодно. Переходим к расчетам.

Глава 3. Готовим технико-экономическое обоснование проекта

Это кульминация вашего отчета, где вы на языке цифр доказываете ценность предложенного решения. Технико-экономическое обоснование (ТЭО) — это система расчетов, которая показывает, что инвестиции в автоматизацию окупятся и принесут компании прибыль. Расчет строится на трех китах: затраты, выгоды и показатели эффективности.

1. Расчет затрат на внедрение.
Здесь нужно перечислить все единовременные расходы. В среднем, бюджет на автоматизацию небольшого предприятия составляет 100 000 — 200 000 рублей.

  • Стоимость программного обеспечения (например, лицензия на «1С: Розница»).
  • Стоимость оборудования (POS-терминал, сканер штрих-кодов, фискальный регистратор).
  • Затраты на услуги по внедрению, настройке системы и обучению персонала.

2. Расчет ожидаемой экономии и выгод.
Выгоды делятся на прямые (легко считаются в деньгах) и косвенные.

  • Прямая экономия:
    • Сокращение времени экономиста на рутинные задачи по сбору отчетов (например, с 10 часов в неделю до 2 часов), что высвобождает его для аналитической работы.
    • Снижение расходов на бухгалтерию. По статистике, компании после внедрения автоматизации отмечают снижение затрат на ведение учета до 30%.
  • Косвенные выгоды:
    • Резкое снижение ошибок из-за исключения человеческого фактора при ручном вводе данных.
    • Повышение точности прогнозирования спроса и планирования закупок.
    • Ускорение принятия управленческих решений благодаря мгновенному доступу к актуальным отчетам.
    • Оптимизация ассортимента и складских запасов на основе точных данных о продажах, что снижает замороженные в товаре средства.

3. Расчет ключевых показателей эффективности.
На основе затрат и выгод рассчитываются интегральные показатели, которые дают окончательный вердикт проекту.

  • Срок окупаемости (Payback Period, PP): Показывает, за какой период времени доходы от проекта покроют первоначальные инвестиции.
  • Чистая приведенная стоимость (Net Present Value, NPV): Главный показатель. Он показывает, сколько денег проект принесет компании за определенный срок с учетом стоимости денег во времени.

Вывод по главе должен быть однозначным: если NPV > 0 и срок окупаемости является приемлемым для руководства, проект автоматизации считается экономически эффективным и рекомендуется к внедрению.

Мы проделали огромную работу: проанализировали, предложили и посчитали. Осталось подвести итоги и грамотно их преподнести.

Заключение, или подводим итоги работы

Заключение — это не пересказ всего отчета, а концентрированная выжимка ваших результатов. Оно должно быть кратким, четким и строго соответствовать задачам, которые вы поставили во введении. Это финальный аккорд, который закрепляет впечатление о вас как о компетентном специалисте.

Лучше всего структурировать выводы в виде пронумерованного списка, где каждый пункт — это ответ на одну из поставленных задач.

  1. В ходе производственной практики был проведен комплексный технико-экономический анализ деятельности ООО «Все для офиса». Были изучены его организационная структура и бизнес-процессы, в результате чего выявлены проблемы в системе управленческого учета, связанные с большими трудозатратами на ручную обработку данных.
  2. Для решения выявленных проблем был разработан проект по автоматизации процессов торгового и управленческого учета на базе программного обеспечения «1С: Розница» и необходимого торгового оборудования. Реализация проекта позволит систематизировать сбор данных, повысить их точность и оперативность.
  3. Проведенное технико-экономическое обоснование показало, что проект является рентабельным. При общих затратах в [сумма] рублей, расчетный срок окупаемости составляет [X] лет, а чистая приведенная стоимость (NPV) — [Y] рублей, что подтверждает его инвестиционную привлекательность.

В самом конце можно сделать обобщающий вывод о том, что в современных условиях автоматизация является не просто желательным, а ключевым фактором повышения эффективности и конкурентоспособности любого коммерческого предприятия.

Отчет почти готов. Последний штрих — правильно оформить источники, на которые мы опирались.

Финальный штрих. Как оформить список литературы и приложения

Список литературы — это показатель вашей теоретической подготовки. В него необходимо включить все источники, которые вы использовали при написании отчета: учебники по экономическому анализу, статьи по автоматизации, нормативные акты и, возможно, интернет-ресурсы. Главное правило — оформление строго по ГОСТу или требованиям вашей методички: автор, название, издательство, год, количество страниц.

Приложения нужны для того, чтобы не загромождать основной текст отчета вспомогательными, но важными материалами. Сюда выносятся: подробные финансовые таблицы с расчетами, схемы организационной структуры, диаграммы бизнес-процессов «до» и «после» автоматизации, прайс-листы на предлагаемое оборудование. Каждый документ в приложении должен иметь свой номер и заголовок (например, «Приложение 1. Расчет срока окупаемости проекта»), а в тексте отчета обязательно должна быть на него ссылка (например, «подробные расчеты приведены в Приложении 1»).

Список использованной литературы

  1. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ О персональных данных
  2. Милгром П., Робертс Дж Экономика, организация и менеджмент СПб., 1999, Гл. 5
  3. Прохоров А.Я могу работать в современном офисе Интернет-университет информационных технологий — ИНТУИТ.ру, 2005
  4. Полякова Л.Н.Основы SQL БИНОМ. Лаборатория знаний, Интернет-университет информационных технологий — ИНТУИТ.ру, 2007
  5. Мамаев Е., Шкарина Л. Microsoft SQL Server 2000 для профессионалов. СПб.: Питер, 2001. — 1088 с

Похожие записи